建设工程档案信息化管理方法的探究.pdf

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1、工程管理建设工程档案信息化管理方法的探究吴慧婷(广州吉祥房产发展有限公司，广东广州510030)摘要：建设工程档案作为建设单位对整个施工过程管理活动中形成的具有价值的各种题材和形式的文件资料意义重大。但是随着科技的发展，传统的建设工程档案管理方式已无法满足时代的需要，档案管理信息化已是大势所趋。关键词：信息化；档案管理；系统功能中图分类号：G270．7文献标识码：A文章编号：1674--3024(2016)23__20_-02刖置建设工程档案是工程建筑的重要组成部分，它对工程建设整个过程以及相应的管理资料进行管理和保存，它能够真实地反应工程的从

2、报建、施工到竣工的过程，对于建设工程而言具有重要的参考价值。现在随着建筑行业的不断发展，国内的工程单位在行业内竞争比较激烈，为了提高工程单位的竞争力，必须加强建筑行业档案管理的信息化进程，从而实现档案管理的系统化、规范化和标准化，实现全面发展1工程档案信息化管理系统总体需求分析工程档案信息化管理系统的设计与其需求具有直接的相关性，其目的在于实现工程档案管理的数字化与信息化功能。从总体需求上来看，包括系统业务需求、系统性能需求，系统业务需求包括数据收集、数据整理、数据管理、数据利用，而系统性能需求则包含系统开放性与安全保密性、系统可兼容或可移植性

3、与可扩展性、系统实用性与前瞻性、系统时间特性与数据精确度等。结合工程档案信息化系统的功能需求，其设计原则应遵循统一睦原则、可扩展性原则、先进f生原则、成熟性原则、安全性原则、易用性原则等。2工程档案信息化管理系统功能设计2．1基本功能设计工程档案信息化管理系统的基本功能主要包括基础信息设置、档案文件收集整理、档案文件日常管理、档案文件利用等。系统基础信息设置与维护功能包括参数设置、权限管理、口令修改、档案设置、数据转换与维护、数据字典维护等。从档案形成的过程来看，需实现纸质工程档案电子化功能、工程档案智能识别调取功能，工程档案数据全时分析功能、

4、工程档案数据实时更新功能、工程档案业内数据交流功能、工程档案项目间数据共享功能。在工程档案的日常管理环节，包含数据管理、综合管理、档案统计与鉴定销毁四部分功能。工程档案数据管理需实现以下功能：目录树维护、档案数据增删改、档案目录打印、选择显示字段、加锁等。档案统计需实现新建统计、修改统计、复制统计、报表统计、修改属性等功能。2．2扩展功能设计对于工程档案的特征而言，档案信息化管理系统出了需要实现基本功能之外，还可对其功能进行拓展，进一步增加工程档案的利用效率，比如在数据收集的基础上扩展数字化加工功能，利用各种专业扫描仪、流媒体采集、数码设备等对

5、纸质档案、图片档案、音像档案进行数字化转换，并进行相应的著录20建筑建材装饰标引工作。数据一体化归档接口是工程档案信息化管理系统的重要扩展功能，由于原始档案信息构成形式多种多样，这就需要在档案归档整理、全文检索等方面对各类信息系统进行一体化数据对接，需要开发相应的接口程序和有效的数据处理过程。数据一体化归档流程需要注意业务数据转换标准、数据结构转换标准等。2．3数据库设计数据库是工程档案信息管理系统的重要组成部分，数据库的设计决定了业务流程中数据访问规则、数据访问效率、数据安全管理、数据存储备份效率、系统扩展能力等。在数据库设计中，建立在对应设

6、计准则的基础上，首先需要建立E—R模型，包括收发文件管理E—R图模型、收集整编E—R图模型、档案管理E—R图模型、档案利用E—R图模型。从本质上讲，工程电子档案管理系统的运行过程是将纸质文件转化为电子文件的过程，并在这个过程中实现对电子文件内容的提取、加工、整理及管理。在数据库中，给中信息及信息处理痕迹都是以表的形式存在，因此表的设计是数据库设计的重要环节。数据库表的设计包括系统信息表设计、档案数据表设计、电子文件数据表设计、描述数据表设计等。3提升信息化工程管理中的档案管理方法3．1不断提升档案系统整体水准在进行档案管理工作的信息化建设，首先

7、就是要将相关的资料集中起来，建立一个统一的系统化内容，将档案运用于系统中，便于人们的利用和查询，系统最重要的一个特点就是丰富性和连续性，系统中的相关资料的衔接要合适，不能够出现上下不衔接的现象，要充分的重视档案管理工作中的关键点和要点内容，如果其中出现了问题，要及时的去解决，避免因此耽误而导致整个系统无法正常运行的问题。3．2强化工程建筑档案管理人员的信息化意识建筑工程中档案管理工作占有至关重要的作用，对于提升和建设整个建筑工程的质量有着重要的作用，其中监督作用发挥的较多，很长时问以来档案管理工作的建设速度都是非常缓慢的，相关部门之间也并不进行

8、沟通和交流，对于发展所需要的技术和管理措施并不及时的进行更新，无法认识到如今快速发展的社会，因此，档案管理工作的重要性也就没有被充分的认识，因此，要想