档案信息化建设和发展探究

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1、档案信息化建设和发展探究　　摘要：本文以四川文理学院档案馆为例，具体研究了档案信息化建设对软、硬件基础设施的需求，分析了档案信息化建设对档案工作人员的素质和业务水平的要求以及档案信息化过程中遇到的问题并提出了应对策略。关键词：档案信息化素质业务水平策略0引言伴随着经济社会和高等教育事业的快速发展，特别是随着信息技术的迅猛发展，给档案工作带来了挑战，同时也带来了新的机遇。高校档案工作的内涵和外延发生了深刻变化。高校档案工作必须适应时代和社会发展的客观要求，与时俱进，加强档案信息化建设、人才队伍建设等，才能促进高校档案事业科学

2、发展，才能更好地服务学校与社会。因此，高校档案信息化建设的研究对四川文理学院这样的新兴院校更是有着深刻的理论指导作用和现实意义。1高校档案信息化建设现状及发展趋势分析92002年国家档案局颁布的《全国档案信息化建设实施纲要》指出建立各类档案数字化信息数据库是数字化建设的最终目标，如加强馆藏档案目录数据库建设，推进档案全文数据库建设等，更明确指出档案人员素质的提高是档案信息化建设的关键，有一支过硬的专业技术队伍，是开展高校档案信息化建设的保证。2008年8月20日《高等学校档案管理办法》的发布及9月1日起的实施进一步促进高校

3、档案信息化建设的热潮，如何加强高校档案信息化建设也成为当代档案界学者的热门研究问题。校园信息化建设产生大量的电子文件，新兴电子文件的归档和管理问题不仅为档案工作带来了新的挑战，也为档案管理带来了许多新的特点和课题，档案工作面临着前所未有的变革。在新形势下，如何有效地管理与利用电子文档，以数字化形式存储与利用，实现教育资源共享，为高校教育事业服务，已成为高校档案工作的当务之急。9近年来，许多高等院校的档案信息化建设得到了一定的发展，档案管理水平也随之有所提高。这都得益于高校管理工作信息的快速建设和发展以及校园网等平台为档案工

4、作提供的良好条件。高校档案工作已步入规范化轨道，领导和师生员工的档案意识得到加强，档案在高校教学、科研中的重要作用逐步显现，信息化建设有了一定的基础。但一些高校领导对新形势下对档案信息化建设的重要性缺乏足够的认识，对档案管理自动化的必要性、紧迫性感受不深，热情不高，没有建立档案信息化的领导决策机构，也没有将档案信息化建设列入议事日程[1]。很多高校档案信息化建设必要的资金、物质和人才的支持力度也不够。资金、人员编制都没有到位，档案信息化建设也就成了纸上谈兵。其次很多高校机构设置不合理、没有科学高效的档案管理队伍，人才的缺乏

5、直接制约着档案信息化建设进程。2四川文理学院档案信息化建设2.1档案信息化建设客观需要的配套软、硬件基础设施首先，要有必需的物质基础作保障。物质条件是高校档案信息化的基础和前提。万丈高楼平地起，四川文理学院档案馆为了早日实现档案信息化，加强相关硬件建设，根据本院实际情况，在充分利用现有设备的基础上，适当购置了相关的先进设备。这其中包括信息化建设所需要的计算机、扫描仪、扫描笔、数码相机、移动硬盘等硬件设备。在购置时我们充分听取了专家的意见。既保证设备的先进性，又避免了不必要的浪费。其次，要加快现代化管理软件的应用。四川文理学

6、院档案馆购买了“南大之星”作为档案管理软件。目前，很多高校档案馆都是使用的这款已趋开发成熟的软件。如果将来条件允许，有足够的人力物力财力，也可以自行开发研制符合本校实际的档案管理软件，逐步使档案管理和开发利用紧随高校和时代发展的步伐。总之，使用档案管理软件是实现档案信息化建设的必要手段。另外，今后最好每个部门配有一台扫描仪，在录入文件的同时，将其扫描成电子文件，这将大大提高档案信息化建设的进程。92.2档案信息化建设对档案管理工作人员的要求及应对措施2.2.1对档案专职管理人员的要求及措施四川文理学院档案馆现有档案专职管理

7、人员三人，这远远满足不了档案信息化建设的需求。档案信息化建设是一项很耗费人力、物力的巨大工程。毫无疑问，人才又是关键。档案专职管理人员则是关键中的核心，决定着档案管理信息化的水平。档案专职管理人员还应当给兼职工作人员做好归档安排（归档期限），业务培训（归档范围和归档规范化）等工作。越俎代庖，授“鱼”固然可行，但只解决燃眉之急，授“渔”费时耗力，却能解决问题本质。为此，档案部门专职管理人员应立足面广量大的业务指导实际，转变思维方式，创新工作思路，重点在授“渔”上探新路、出新招。高校档案管理信息化建设需要一批事业心强、具备相关

8、知识、精通业务的复合型人才。为此，学院要树立以人为本，人才是第一资源的思想，要针对档案专职管理人员成长和工作特点，提升现有专职档案人员的文化和专业程度并完善终身教育体系，切实增强档案专职管理人员运用专业理论解决实际问题的能力，尤其要加大对优秀青年档案工作者的培养力度，注重理论知识学习培训的同时，注重在实