浅议高校档案信息化建设探究

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浅议高校档案信息化建设探究档案信息化建设是高校档案工作适应社会信息化的必然趋势。所谓的档案信息化，就是在档案管理活动中，全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。随着网络技术的迅速发展，一个以现代信息网络为基础的网络环境正在迅速形成。在此背景下，高校普遍建立了自己的校园网，通过与国际互联网的联通实现高校内外信息资源共享。作为高校信息资源服务中心的档案管理部门，在网络环境下推动高校档案信息化建设，发挥档案信息的效能，将是高校档案管理者需要关注的重点。一、高校档案信息化建设的重要意义美国经济学家迈克尔・戈德海伯于1997年指出，在以计算机网络为基础的信息社会中，面对浩如烟海的信息，对人们来说，信息已不再是一种稀缺的资源，而是相对地过剩,稀缺的是人的注意力，因此，目前以网络为基础的新经济，其实质就是“注意力经济”。高校档案信息数字化、网络化是提高档案注意力的有效手段，同时可以提高档案的管理效率。1•高校档案信息化，可提高高校档案利用效率只有实现档案信息化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能 向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。2•高校档案信息化，可用翔实的高校档案信息支持决策和管理决策的及时正确、管理措施的得当，要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。对此，档案信息化有着独特的优势，可以发挥重要的作用。3•高校档案信息化，可为科学研究和知识普及等提供智能化服务档案信息化，可一次投入，多次产出，远程服务资源共享；可缩短二次文献信息的编著时间，提高档案信息利用的时效性；可提供丰富的具有地方特色的知识，进行爱国主义教育等。4•高校档案信息化，可避免出现''时空黑洞”随着计算机和网络技术的发展和普及，电子政务、电子商务等将日趋普及。档案人员要管好档案，就要提前介入到电子文件和管理工作中，提前以管理档案的形式管理电子文件等有用信息，使信息发挥最大的效益。二、高校档案信息化建设与档案工作的关系高校教育信息化是一个内涵非常丰富的概念，它包括实现校教育目标体系信息化，实现教育决策管理信息化，实现 学教育教学环境信息化，实现教育教学资源信息化，实现学习课程、教学模式信息化，实现学校教育教学评价、管理信息实现师资培养、培训信息化，实现教研科研信息化。信息化建设与档案工作的关系非常密切。档案信息是一种重要的信息资源。档案信息是人类知识的结晶，是人类活的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据，是一种特殊的信息产品。信息化建设是知识经济时代主线。信息内容丰富，信息需求量激增，信息效益不均。社会信息消费需求主要来源于两方面：一方面是生产需求，另一方面是生活需求。随着信息化建设，现阶段社会庞大的信息消费需求以及将来信息化程度加大时的潜在信息消费需求，者是档案工作改革的直接动力。信息化建设是档案工作改革的动力。信息社会的特点是信息生产量大，档案工作改革是信息化建设的必然要求。三、高校档案信息化建设的现状和问题高校档案，是高校重要的原生信息和宝贵资源，是制定高校发展计划开展教育研究总结教育规律的重要依据要搞好高校档案的信息化建设，必须按国家关于高校档案管理的有关规定认真执行。我国高校档案工作起步较晚，随着教育事业的不断发展，高校档案工作也有了较快发展。然而，目前许多高校的档案管理仍然处于传统的手工管理模式，档案信息化服务也是以手工服务为主要手段这种管理方式和检索利用水平，导致绝大部分电子档案无法收存和提供利用服务，不能满足人们对档案信息的现实要求。因此，在信息化时代的今天，高校档案工 作也必须与时俱进，深化改革，把档案信息化建设与发展纳入高校信息化建设的重要组成部分，使高校档案工作更好的为师生的教学科研服务。目前，推进高校档案信息化建设还有许多问题急需解决。一是档案管理基础工作标准化规范化不够档案信息化的前提是基础工作规范化标准化但由于历史原因，各类档案的著录细则相容性差，系统软件移植性不强，档案自动化工作尚无统一标准。二是管理软件缺乏统一性档案部门使用的计算机型号不一规格各异，开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，不能快捷的出版信息编辑成果，从而制约了档案信息化进程。三是档案管理的技术标准组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，所建的数据库大多为条目数据库，全文档案信息所占的比例很低，只能单一检索查询,无法满足用户的多种需求。四是档案信息人员的素质有待提高实现档案信息化管理，首先要有较高专业知识和能够掌握先进技术水平的管理人员从高校目前状况看，许多档案管理部门缺乏现代技术人才，其中档案信息处理复合型人才就更奇缺，即便引进了现代化设备，也不能充分利用，使之发挥作用。四、加强高校档案信息化建设的对策建议 加强高校档案信息化建设，逐步实现高校档案资源数字化信息服务网络化电子文件和电子档案管理规范化，是一项长期的复杂的系统工程，需要从以下几个方面采取积极有效的措滋，从而不断提升高校档案管理水平。1•加大投入，充分提供必要的保障条件高等学校档案管理办法明确规定高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行加大档案信息化建设的投入，是推进高校档案信息化建设的基本保障。一方面，应将档案信息化建设所需经费纳入预算范围，为档案部门购置与信息化建设相配套的档案管理软件计算机扫描仪光盘刻录机等基础设备；另一方面，应按上级教育部门和档案部门批准的档案人员编制，安排落实人员和岗位，以事定人，配备必要的专兼职档案人员，双管齐下，为高校档案信息化建设奠定坚实的工作基础。2•整合资源，有效发挥校园网络的互通优势在对馆藏档案资源进行分级鉴定有序整理的基础上，通过手工录入，直接扫描，缩微胶片转换等手段，有计划分步骤地对原有馆藏档案进行数字化，转换集成到统一的档案数据库中。充分利用校园网接收的电子文件，进行文档一体化建 设，实现校内文件材料网上传递存储立卷归档查询等功能以本校档案网站为主体，借助校园网与其他高校档案网站链接，形成方便快捷的档案工作信息网。积极促进高校内部档案信息资源共享，建立部门业务管理系统链接，实现档案信息的网上接收管理和传输和档案业务管理网络化。3•完善制度，切实建立规范有序的管理体系依照《档案法》和《电子公文归档管理暂行办法》，结合实际情况，逐步制定电子文件归档范围，电子文件信息采集管理存储格式标准规范，建立和完善电子文件保管存储及安全利用的制度。严格遵守档案法和计算机信息系统保密管理暂行规定，制定信息安全责任制度，有效控制和消除信息安全隐患，确保档案数据库安全建立档案科学管理的激励约束机制，保障档案信息化的推行和相关制度的落实，促进档案工作的制度化、程序化、规范化。4•加强培训，着力提高档案管理人员的业务素质档案信息化，依靠的是高素质的档案管理人才高校档案工作者不仅要掌握传统的档案管理知识，更要学习掌握计算机操作数据录入数据库管理网络管理技术等专业知识。高校档案部门可以采取座谈会、沙龙、专家辅导讲座、档案知识竞赛等多种形式，支持和鼓励档案人员不断更新知识结构，学习掌握新方法新技能，适应档案信息化建设的要求。同时,要注重 加强档案部门人才的培养和储备，积极引进档案管理专业人才和计算机专业人才，建立良性的吐旧纳新机制，从根本上提高档案人员的业务素质，促进高校档案事业的发/RO（作者单位：宁夏医科大学）