现代档案信息化建设探究

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1、现代档案信息化建设探究　　摘要：随着现代科学技术在档案管理工作中的广泛应用，计算机已经成为档案部门最为常见的工作工具和管理手段。档案信息以它所独具的最直接、最真实、最原始的特点区别于其它信息，从而在信息领域有其特殊的地位。下文我们先介绍档案信息化建设的基本过程，再了解档案信息化建设的意义，最后探究如何加强档案的信息化建设。关键词：档案管理；档案信息化中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1.档案信息化建设的基本过程现代档案信息化建设应从基本做起，根据实际情况进行档案信息化建设，应该以网络化管理为基础，以档案信息资源为核心，借助政务信息网，拉动网络建设，加强文档一体化、

2、馆室一体化管理，努力使综合档案馆文件级目录数据库的建设得到有效的落实，给档案信息化产业提供良好的基础和条件。1.1收集档案的过程8想将档案的收集对象进一步扩大，除了向法定的档案形成部门，还要向非法定的信息收藏与研究部门进行收集，别外还应向个人进行收集；为了将档案收集范围进一步扩大，收集文书档案的同时，还应收集其它门类的档案。另外，在进行档案的收集的时候，应注意对地方特色档案信息资源的收集，以补充馆藏档案信息资源的不足，不断优化和调整馆藏结构，和进一步丰富和补充馆藏信息资源。收集档案可以为档案高质量的档案信息服务提供坚实的数据基础，它是一项长期而艰巨的工作。只有认真做好档案的

3、收集，才能使档案馆服务社会走向多样化和时代化，实现档案工作服务渠道的拓宽。1.2管理档案的过程数据库系统的重中之重是建立全文存储的档案。要实现有效的档案信息系统，使档案信息系统发挥其实用价值，重点要做到积累起足够多的数字化档案信息。只有形成相对大的数字化档案数据库，不断丰富信息数据——数字化档案，才能发挥档案信息系统的实用功能。实现计算机联网以利用信息技术来管理档案，通过互联网实现档案目录检索，在一定的权限范围内全文浏览档案，尽可能满足社会各阶层的需求。1.3利用档案的过程8为社会各个阶层提供具有价值的信息资源是建设档案信息化的主要目标，所以不仅要对档案信息资源收集和保管，

4、最重要的是如何运用这些档案信息资源，认真分类、提取、加工、整理档案信息资源，科学分类、排列、索引和编研档案，使馆藏的档案信息资源得到最有效的利用。1.4档案管理软件的开发现代多数采用网络办公，会产生大量的电子文件，因此制定前端控制战略和文件、档案一体化管理模型，建立新型的档案安全保障系统是十分必要的。2.档案信息化建设的意义档案管理的信息化建设可以为管理人员、职能部门及公司带来不可估计的好处和收益。2.1对于管理人员的意义2.1.1给档案管理者节省时间管理人员一般都是通过手工对档案进行收集、整编和管理，以便于给单位有效利用档案，因此档案的管理所产生的工作量很大，以至于管理人

5、员效率很低，浪费了不少时间和精力。但如果实现了档案管理的信息化，管理人员可以通过信息系统对档案实现自动化和网络化和管理。仅需要短时间的一次性输入数据，就可以多次反复利用，还可以打印各类报表，对档案的信息进行自动统计，有效地提高了档案管理人员的效率。2.1.2为检索查询提供方便8实现档案管理的信息化后，只需要利用网络就可以立刻实现检索和查询，在时间和空间上为信息查询提供便利。档案的信息化系统查询分为模糊查询、组合查询、分类查询，管理人员可以自行选取最优的查询方法，在档案库中快速筛选出需要的信息。与此同时，公司内部的工作人员，可以自行根据档案管理的权限从互联网上查询所需要的档案

6、信息，这样可以有效地减轻档案工作人员的负担。2.1.3档案的查借阅工作变得可控在过去，查阅档案多以人工为主，浪费时间的同时容易出现错误，档案管理实现信息自动化后，可以利用计算机管理进行档案信息的筛选查询，操作简易，与此同时系统会自动生成催还记录，为逾期不还的借阅者提供催还途径。2.2对于职能部门的意义2.2.1提高部门的工作效率一旦实现档案管理的信息化，部门管理人员可摆脱繁重的手工劳动，工作员工不再需要重复单调枯燥的打字录入和档案保管工作，便于更好的收集和编制档案，将职能部门的工作效率提高一个层次。2.2.2提高部门的技术水平企业发展的大方向是实现信息化和数字化。因此每个部

7、门都应该从信息化方面投入更多的精力。只有实现档案工作的信息化，才能和同行业公司进行竞争，以适应日新月异的外部环境，在竞争中生存下来。2.2.3使档案的收集工作更为便利8管理人员在档案的收集付出了很多精力；档案的分类、整编也需要付出很多精力，如若没有一个好的管理手段，就不可能有系统地进行档案的收集和整编。2.3对于公司的意义2.3.1更好的收集和管理档案档案是立档单位为了适应职能运行需要而产生，它是历史活动的原始记录，对单位具有保存价值的文件与材料都进行依法归档的。一般来说，每年大型的企业和事业单位都会产生很多档案资