浅谈企业档案管理与创新.pdf

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1、_呵景’嘲嘲啊一幽盆L=j-盏盏_——————————浅谈企业档案管理与创新口张聪玲(河南天冠企业集团有限公司，河南南阳473000)；摘要：国有犬型企业档案管理很重要的部分是在工作中做到既为业务对象提供优质服务，又使档案管理工作再上一台阶。作为已工作20年大型企业的一名档案工作者，谈一些企业档案管理与创新体系建设。j釜关键词：企业档案管理创新l国有大型企qk档案管理中很重要的部分是在日常工作中如何傲到既为业务对象提供优质服务，又使档案管理工作再上一台阶。本人作为已拥有73年历史大型企业且获国家级档案室从事档案管理工作将近20年的一名工作者，就企业档案

2、管理与创新浅述如卜：1．企业档案管理l，1档案库房的设立。?从总体上讲不论单位规模大小，凡是档案库房的设立，必须按照国家有关规定单独兴建或将库房附设在办公楼内。但应注意作库房的房间首先要考虑到楼墙、板的承重性，从档案管理与安全保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开、阅览室三分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的科学管理．是做好档案保管、维护档案保密与安全的基本保障。1．2制定可行的档案管理人员的职责，档案管理的成效很大程度上与档案

3、管理人员的素质和责任心有关。因此制定适宜，可操控的档案管理人员的职责尤显重要。职责制度就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，也是目的。1．3注重档案的交接。由于档案具有延续性，档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。然而在实际工作中，尤其是在基层单位中，很容易忽视了这一工作环节，存在如下@管理观察·2012年4月下旬刊问题：档案交接不及时，交接手续不严密和档案监交工作不严格。做好档案交接工作，不仅是明确档案人员责任，维护档案安全完整，确保档案工作连续不断有序进行的需要，而且也是《档案法》及《档案法实施办法》赋予档案

4、人员的职责，1．4致力企业档案的信息电子化建设。充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。大多档案审对计算机的应用单一，开发功能简单．有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的效率低，造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用；缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷她成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。1．5做好档案利用过程中的监督工作。档案利用监督是做好档案利用过程中工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠l下档案利用过程中

5、不利于档案管理的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。做好利用监督，还要做到三勤：嘴勤、眼勤、手勤脑勤，勤分析利用者的情?兄和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。2企业档案管理创新2．1模式的刨新。企业档案馆虽属机关部门，但大多属于非独立结构，一般’隋况下挂靠企办，或者一个科室．其职能主要是执行而非决策。这种管理模式已难以适应面向企业发展的要求。随着企业管理体制改革的深化，一些企业管理者逐步认识到档案管理工作的地位和作用．在企业机构改革中，先后将档案独立起来，升格为直属单位，变成档案管理的职能部门，由被动执行

6、变为主动决策，对促进企业档案管理变革具有重要意义，才能实现企业档案工作的超越，呈现企业档案事业不断发展的前景。2．2思路的创新。首先是管理观念创新，本着“以人为本．服务至上”的服务理念．把满足企业的需求作为档案管理工，作的中心环节和价值走向，以创新理念和创新行为来加强档案管理，开辟档案管理发展的新途径。其次是管理内容的自4新。企业档案虽然收藏有企业文献资源，但是不可能把所有的文献资源收藏齐全。人们至今仍然会感到馆藏资源的不足。单凭本馆馆藏难以满足用户的信息需求，必须调整，充实馆藏内容，提高馆藏质量。有目的、有重点、有计划地采集用户的需要的档案资源，并对

7、档案文献资源不断地进行优化、组织、集成，使其系统化、规范化、有序化，及时、准确、高效地为用户提供服务。最后是管理方式的创新。档案管理的好坏往往要通过对管理水平的评价来确定。根据时代发展的需要，对档案馆管理水平的评价不能单纯地看场所、设备和馆藏。档案管理主要应看档案馆对资源的开发利用程度和服务效果。档案馆的管理工作重心要从对馆舍设备、档案资料的管理转向对用户和档案员的管理。档案管理人员要面向用户，走向用户，想用户之所想，急用户有之所急，馆员与用户之间的配合关系将更加融洽与协调。2．3人才资源的刨新。要树立人才资源是第一资源的思想，克服“见物不见人”和“重

8、使用，轻培养”的倾向，要针对档案专业人员成长和工作特点，努力营造一种尊重个性，鼓励创新，信息理