企业档案管理的实践与创新

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1、企业档案管理的实践与创新　　企业档案管理的实践与创新　　　　摘要：在大力实施信息化建设的背景下，文件与档案管理迎来了巨大的创新机遇和空间。为此，从工作平台、流程、管理、制度和服务等五个方面，探讨了档案工作者如何适应信息新的节拍，在管理实践活动中，探索新的管理领域和，提炼新的管理理念，从而创新文件与档案管理之路。　　关键词：档案；管理；创新　　　　一、工作平台创新　　　　1.信息化时代，企业为提高自身在国际上的竞争力，根据企业的职能，加快信息化建设步伐。在建或已投入运行的、承担企业职能和业务活动的各种信息管理系统，体现了企业信息化建设的成果。建立信息系统的目的是将传

2、统业务工作流程优化后，借助于软件编程和数据库管理技术，重塑机工作流程来支持、执行和管理机构各项职能的业务活动。这些信息系统正是企业文件的来源中心。　　以办公自动化系统为例，它在行政办公领域创建起数据信息的产生登录、流转处理、收集归档、鉴定、保存、迁移、利用的全新工作平台。它具有涉及信息量大；参与岗位人员众多；处理流程繁琐多变；数据库功能强大；信息传递迅速，易于交流；信息流向与办公的工作流程非常接近的特点。同时，办公自动化系统为企业员工提供了文明办公和规范管理的工作平台：　　　2.文档一体化流程概述　　在纸质文件时代，由于受工作环节、工作岗位、工作步骤的限制，文件与

3、档案管理更多地关注具体的业务活动，管理活动就如一个一个的串行节点，前行工序直接制约着后面的工序。传统工作模式形成的串行工作流程，是工作效率的重要因素。而信息化时代，创建文档一体化流程成为全新的理念，“它是对分工后的工作环节、工作岗位、工作步骤的一体化集成。　　文档一体化流程正是依托信息管理系统，对文件与档案管理工作流程重组、再造的过程。在信息管理系统中，业务流程和信息流程是不可分割的，文件是机构运转中最重要的信息流，同时也反映出该机构的业务流程。这就意味着在形成业务流程的同时，也形成了文件从生成、流转到归宿的文档一体化流程；意味着信息系统在满足业务活动管理的要求的

4、同时，必然也满足了文件与档案管理的要求。因此，建立信息管理系统的过程，是将这两个流程有机地融合在一起的过程，即在文件流程中体现业务流程的要求。.　　3.文档一体化流程的创新点　　信息系统中文档一体化流程的创建过程，是一个将系统、协调和前端控制的思想贯穿于设计、运行的过程，这本身就充满着创新的内涵，在流程创建过程中，主要通过以下体现创新点。　　　　　二、文件管理阶段　　　　1.面向普通用户、业务管理人员、系统管理人员，提供多层面的、不同任务项的工作流程及操作平台。　　2.形成文件质量监督、保证体系。通过痕迹保留、收文单、发文单、元数据信息监控等形式，保证文件质量。在

5、请示与批复、收文与转发文之间，处理同一项目或任务时产生的系列文件之间，建立文件关联关系。　　3.形成文件流转监控机制。通过对文件督办、催办的监控，对文件的办理状态进行跟踪和监控，对未填写办理意见等办理信息的文件，不流转至下个节点。　　4.形成文件归档机制。在信息系统中处理的任一项目或任务，是以文档的形式出现的，归档均作为这些文档的最终处理环节。　　　　三、档案管理阶段　　　　1.建立现代信息服务理念。面向普通用户，提供方便的档案信息利用平台，工作流程中更多体现的是简约、方便、直观，提供能直接满足用户需求的信息，而不在信息中带有过多的档案管理特性。　　2.建立现代信

6、息整理理念。面向文件档案管理人员，提供档案信息整理工作平台，工作流程中体现的重点是要符合档案的规范管理要求。按档案管理要求和方式，对归档的信息数据进行整理，并且能及时切换视窗，使工作人员掌握和了解给用户提供的信息是否直观、齐全、准确的要求。　　　3、建立档案信息安全机制。对信息利用安全，要建立层次分明、角色明确的信息利用机制，并建立权限设置的流程。该流程包含两层含义：一是行政管理流程，一是权限分层工作流程。对信息保管安全，要建立档案数据的保存、迁移及其校验机制，并建立功能和作用完全不同于信息管理系统的信息处理工具，利用工具，确保信息的保管安全。　　流程的创新，使工

7、作平台提供的文件与档案工作之间实现无缝链接成为现实，它不仅改变了文件与档案工作的质量和内容，对文件与档案工作者的管理实践观念和思路也形成巨大的冲击。　　　　四、管理创新　　　　信息化，机设备故障、病毒侵袭、用户误操作、灾害等各种因素，都会造成计算机系统的破坏，导致存储数据被破坏或完全丢失。因此，在信息时代文件与档案管理工作添加了信息安全管理这一重要。信息安全管理主要通过对信息　　论文联盟本身与信息工作人员实施管理两个方面来理解。　　1.信息管理　　　通过采用设置防火墙等技术手段，在计算机硬件环节上阻隔不安全隐患，保证系统运行安全；同时，还要加强对工作流程、文件信息

8、以及信息保