07长文档的编排处理.ppt

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1、第7章长文档的编排处理本章主要介绍编排长文档的相关知识，如使用大纲视图组织文档，制作文档目录和索引，为文档添加脚注和尾注，以及如何在文档中添加书签等。本章内容提要使用大纲视图插入目录与索引使用脚注和尾注使用书签7.1使用大纲视图大纲视图主要有两个作用，一是方便修改和组织具有多级标题的文档，通过设置文档的标题级别还可以辅助提取目录；二是可以在大纲视图中使用主控文档组织子文档，从而轻松修改长篇文档，或提取长篇文档的目录。7.1.1大纲视图基本操作大纲视图非常适合修改具有多级标题的文档，使用大纲视图不仅可以直接编写文档大纲，还可以很方便地查看现有文档的结构，以及重新设置现有文档中的标题

2、顺序和标题级别等，从而为提取目录做准备。。在大纲视图下输入标题文本调整标题级别在大纲视图下添加正文降为正文级别调整标题顺序要在大纲视图模式下选择标题和段落，方法如下。选择标题：若只选择一个标题，而不包括它的子标题和正文，可以将鼠标指针移至标题左侧，当鼠标指针变为“”形状时单击鼠标左键即可。选择段落：若只选择正文段落，可单击段落左侧的“”符号，或将鼠标指针移至段落左侧，当鼠标指针变为“”形状时单击鼠标左键即可。同时选择标题和段落：若要选择一个标题及其所有的子标题和正文，只需单击标题左侧的“”符号。利用“大纲”工具栏中的按钮可方便地控制标题在大纲视图中的显示。7.1.2使用主控文档组

3、织子文档为了避免由于篇幅较长给文档处理带来的麻烦，我们可将文档的组成部分保存为若干个文档，然后在大纲视图中将它们组织在某一文档中，该文档被称为主控文档，组织在其中的文档被称为子文档。由于子文档与主控文档之间只是建立了链接关系，而每个子文档是独立存在的，所以用户可单独对某一子文档进行编辑，此时主控文档中相应的子文档也同时得到更新。新建一个空白文档作为主控文档，然后切换到大纲视图在主控文档中插入现有文档作为子文档确定插入点创建子文档保存主控文档后的效果折叠子文档后的效果若要编辑子文档，除了在Word程序中直接打开编辑外，还可在主控文档中按住【Ctrl】键的同时单击以超链接形式显示的子

4、文档名称，或者当子文档处于展开状态时，双击该子文档的“”标记，打开子文档进行编辑。要将子文档从主控文档中删除，可单击子文档标记“”，选中该子文档，然后按键盘上的【Delete】键。需要注意的是，在主控文档中删除子文档，只是删除了与该子文档的链接关系，该子文档仍保存在原文件夹中。7.2插入目录与索引目录的作用是列出文档中的各级标题及其所在的页码。一般情况下，所有的正式出版物都有一个目录，其中包含书刊中的章、节及各章节的页码位置等信息，方便读者查阅。有了目录，用户就能很容易地知道文档中有什么内容，如何查找内容等。索引的主要作用是列出文档的重要信息及其页码，方便读者快速查找。7.2.1

5、创建与更新目录Word一般是根据标题或者大纲级别来创建目录的。因此，在创建目录之前，应确保希望出现在目录中的标题应用了内置的标题样式（或基于某个内置标题样式定义的样式），或已在大纲视图中，为这些标题设置了相应的大纲级别（如1级、2级、3级，但不能是正文文本级别）。编制了目录以后，用户只要单击目录中的某个页码，就可以跳转到该页码对应的标题。先对文章项目应用标题样式创建的目录创建目录后，如果在文档中进行了增加或删除文本等操作，引起了页码变化，或在文档中标记了新的目录项，此时都需要更新目录，使它与文档的内容保持一致。如果只添加了正文文本而没有添加新标题，选择“只更新页码”单选钮即可，在

6、长文档中这种方式可以快速更新目录，节省时间；如果在文档中标记了新标题或更改了标题文本，则应选择“更新整个目录”单选钮7.2.2标记、创建与更新索引创建索引就是将文档中出现的重点词汇提取出来，按笔画或拼音顺序分类，并为每个词汇标记它在文档中的页码。这样，当我们想要查找某个词汇时，就可以根据索引查到它出现的位置。1．标记索引项在创建索引之前，应首先标记索引项（索引项可以是单个的词、词组或符号等），然后再生成索引。保持“标记索引项”对话框的打开状态，继续标记其他索引项单击“标记”按钮，标记选中的索引项；单击“标记全部”按钮，文档中所有与选中文本完全一致的文本都将被标记2．创建与更新索引

7、标记好索引项之后，就可以创建索引了。由于索引标记也占用文档空间，所以在提取索引前，需单击“常用”工具栏中的“显示/隐藏编辑标记”按钮，隐藏索引标记，否则会导致索引中的页码错误。若增加或减少了索引项或索引项所在的页码发生了变化，此时需要更新索引。为此，可右击索引区，在弹出的快捷菜单中选择“更新域”项，或单击索引区后按【F9】键。7.3使用脚注和尾注脚注和尾注的作用完全相同，都是对文档中文本的补充说明，如单词解释、备注说明或提供文档中引用内容的来源等。通常情况下，脚注位于页面底端，用