浅谈信息技术在档案管理中的应用

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1、浅谈信息技术在档案管理中的应用摘要随着我国信息科技的不断发展，档案管理越来越多的使用到信息技术，信息技术使档案管理更加规范化、系统化。信息技术给档案管理带来了重大的变化，使档案管理分类更加合理。本文通过对信息技术的了解，对档案管理中应用信息技术进行了分析。本文共八个部分：第一章是第二章是第三章是第四章是第五章是第八早疋第七章是笫八部分即结语【关键词】信息技术；档案管理；应用研究Abstract目录引言随着办公自动化和办公无纸化的发展，管理档案的方式发生了重大的改变。越來越多的文件的运作过程都是在计算机中完成。机读文件是档案前身的主要形态，因此，档案的存在形式就是机读。

2、和纸质档案相比，档案利用方式的现代化有着明显的优越性，管理档案的方式发生的重大变化后，档案管理者必然会遇到很多机读形式的档案。近年来，档案管理随着信息科技和计算机网络技术的不断发展而改革，档案管理工作中现代化信息科技得到了广泛的运用，这不仅使档案管理环节大大减少，也有效提高了档案管理的效率，因此，加强档案管理中信息科技的运用有着非常重大的意义。1档案信息电子化的含义及意义档案信息电子化的含义档案信息电子化的意义2传统档案工作存在的问题3信息技术与传统纸质档案相比的优越性3.1电子档案有利于提高档案管理工作的质量档案管理，主要是为了满足档案信息使用者的查询的需要，传统的

3、纸质档案,在相关信息的编制方面，存在很大的灵活性，一些信息的录入，在很大程度上依赖于档案管理者的个人理解。纸质档案的信息整理、分类等工作，比较耗吋，需要较多的人力。而电子档案有着比较规范统一的标准，在档案信息的分类、整理、统计方面，可以借助于计算机档案管理软件，大大提高效率，节约人力成本。3.2电了档案有利于遗漏文件的查漏补缺纸质的档案，在需要修改或者增添相关信息时，一般都需要把装订好的档案袋进行拆封，有的甚至需要重新编制档案，这个过程耗时费力。而在使用电子档案后，其相关信息的查漏补缺变得相当容易，档案信息的管理效率大大提高，并且节约了大量的管理成本。3.3电子档案更

4、有利于文档的保密同传统的纸质的档案相比，档案信息使用者，通过登录档案管理软件，输入自己的用户名和密码，即可查询所需要的信息，这个过程几乎不需要外人参与，这对于个人档案信息的保密是非常重要的，而若是通过纸质档案查询时，需要翻阅整个档案资料袋，并且需要档案管理人员的协助，这对于一些档案信息的保密,是不利的。4信息技术背景下档案管理工作的特点4.1信息技术集成有效促进档案管理载体发生重大变化。与传统的档案管理载体不同，信息技术更多的是将档案内容转换成信息化数字内容通过计算机技术和网络技术、借助相关软件作为载体予以保存，实现了档案管理储存的数据化、虚拟化和数字化。传统的档案管

5、理往往是以实物保存为主要的载体形式，受保存空间和时间影响较大，档案储存内容很大程度上依赖于载体的可承受能力。信息技术集成条件下的档案管理载体有效实现了计算机的全程操控，有效实现了档案数据处理与交换的效能，有效避免了受传统档案管理时间和空间约束的限制。信息技术时代下，档案管理以电子文件、电子图纸、虚拟图标形式取代了纸质档案的设计、存储，在档案管理载体上使一次革命化。4.2信息技术条件下使档案管理分类发生了根本性变化。在传统模式下的档案管理关于文书档案、基建档案、人事档案、科技档案、单位史志等传统的分类方式发生了根本性变化，逐步演变成根据信息技术管理模块功能和具体流程为依

6、据形成的分类标准。信息技术条件下的档案管理分类主要依托计算机信息和网络技术，根据事先设定好的人为指令自动、随时的进行设立和调整。各单位可以根据自己实际情况设定档案管理的相关分类，例如，对企业生产、经营、财务、管理、人事、组织等方面的详细状况进行更加具有针对性、规范性的分类管理。5技术信息在档案管理中的应用5.1档案信息化基本环节5.2多媒体技术5.3信息存储技术5.4条码技术5.5汉字识别技术6信息技术在档案管理工作应用过程中的现实挑战信息技术背景下，对档案管理保密性、档案管理人员的综合素质、能力要求等都提出了很高的要求。信息技术应用的公开性要求在档案管理工作中要更加

7、注重档案管理的保密性；由于信息技术条件下档案管理工作是一项既涉及到信息技术应用、维护、管理等技术层面，乂涉及到档案管理的专业层面，对档案管理工作人员的综合素质提岀了更高的要求。信息技术条件下，档案工作人员除了继续做好档案信息资源的收集和保管工作之外，更多的是了解工作中广大档案查询者对档案工作的需求状况，扩大档案服务面。因此，档案管理工作人员在平日做好相关档案管理的日常工作的同时，还要加强研究如何建立起高效、科学、灵活的单位档案信息体系，更好的服务于实际工作。对电子档案具备的法律效应提岀的新挑战。在电子档案的管理立法方面，相关的法律、法规尚不够完善，电