现代信息技术在档案管理中的应用刍议

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1、现代信息技术在档案管理中的应用刍议：随着社会的发展，信息量剧增，对档案管理工作要求越来越高。本文分别从几个方面介绍了我国档案管理存在的问题点、现代信息技术在档案管理中应用的必要性、主要的档案管理现代信息技术、如何加强现代信息技术在档案管理中的应用，以及现代信息技术在档案管理中的注意事项。　　　　Abstract:Theinformationamountincreasealotaccordingtothedevelopmentofsociety,sotherequirementtothearchivemanagementbeemoreandmorehi

2、gh.Thispaperanalysisitfromthefolloanagementinourcountry,theessentialitythatapplymordeninformationtechnology,majorinformationtechnologyappliedinarchivemanagement,theordeninformationtechnologyappliedinarchivemanagement,andthenoteofapplyingmordentechnologyinarchivemanagement.　　　　关

3、键词：现代信息技术档案管理　　　　KeyationtechnologyArchivemanagement　　引言　　　　随着社会的发展，档案管理的相关指标在不断的变化，比如信息量在不断的增加、信息内容越来越多样化、信息共享的要求越来越多、档案流动速度加快、档案更新速度加快，故为了满足当今社会发展的需要，对档案管理提出了更多和更高的要求。　　多年来，我国档案管理都是以纸张为载体，而随着社会的不断发展，用纸张作为档案管理的载体已经越来越不能满足要求了，很多地方都开始提倡无纸化管理，档案管理将越来越依赖现代信息技术了。　　　　一、我国档案管理存在的问题　　

4、由于很多地方的档案管理还是采用原来的模式运作，或者简单运用信息技术进行档案管理，故档案管理工作存在较多的问题点，不能满足发展的需要。主要体现在以下几个方面：　　（一）档案基础工作较差　　目前我国很多地方档案管理仅以简单保管为目的，以案卷不丢失为原则，又因各个历史时期档案的整理质量要求不同、整理的规格不统一、整理人员专业水平不一致等情况，形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映为：档案编号不规范、案卷标题不能反映主题和内容、很多案卷缺失目录、很久以前的案卷纸张有损耗且很多字迹已经模糊、案卷分类管理不明确、对历史案卷的追踪不方便。　　（二）档案工作

5、现代化管理不规范　　目前我国部分地区的档案管理已经在逐步施行现代化管理，但工作基本上是松散型管理，条块分割、各自为政、无序发展，它带来的后果是：档案管理软件低水平重复开发，浪费严重；档案数据库重复建设，输入内容缺乏规划和分工；应用软件程序设计语言各不相同，标准化程度低，数据难以交换与共享。故按目前状况发展下去，今后要实现全国各类档案信息联X，不仅有数据能否转换的问题，还有大量软件投资浪费的问题，更为严重的是智力投资的浪费。　　（三）现代化设备不能满足要求　　如今各单位的档案信息量大，档案管理中所需要的设备必须能高速运转，能满足人们快速查找、大容量保存

6、、多界面运行等的功能。但很多单位的档案管理处的设备都是陈旧或者淘汰的设备，远远不能满足当今的档案管理需求。　　（四）档案管理人员的现代化信息技术掌握程度不够　　很多地方的档案管理人员是年纪较大，或者学历较低的人，对现代化信息技术所接受的教育培训比较少，同时对现代化信息技术的理解能力较差，故会导致档案管理人员在使用现代化信息技术进行档案管理时会存在一定的障碍。　　　　二、现代信息技术在档案管理中应用的必要性　　随着社会的不断发展，各行各业所需求的信息量不断增加。档案管理的现代信息技术应用是社会主义现代化建设化的重要组成部分，档案管理现代化是档案部门主动

7、连接新科学技术的挑战，为促进社会现代化而进行的传统档案管理变革。现阶段档案管理现代化的内涵主要包括：档案管理观念现代化、档案管理发展水平现代化、档案管理装备现代化、档案管理人员现代化等五个方面。　　现代信息技术在档案管理中的应用让档案管理从传统迈向现代，与社会主义现代化建设同步。档案管理现代化是一个改革、创新、发展的过程，也是一个系统工程；既是长期的，又是动态的，在本质上表现为对社会的顺应和超越。具体来说可以体现在以下几个方面：　　（一）可优化档案管理职能　　只有实现档案信息化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和

8、利用职能向信息采集、管理和服务职能的转变，实现档案信息资源的合理配置，科学管理，为社会提供高效优质的服务。