浅论信息技术在档案管理中的应用

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1、浅论信息技术在档案管理中的应用　　摘要：目前，我国已经进入了一个信息技术高速发展的时代，信息技术的不断进步和快速发展，对各行各业的发展也大有裨益。若把现代信息技术应用到企业档案的日常管理中去，可以使企业档案信息资源得以更快更好地为企业服务，同时也有利于档案信息资源的开发，从而提高企业的整体管理水平，创造更多的经济效益和社会效益。　　关键词：信息技术；档案管理；信息化　　档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。在企业日常的工作活动中，档案也指企业在日常的工作活动中形成的文件、簿册、图表、录音、录像、盘片等各种门类和各种

2、载体，是企业非常重要和宝贵的资源。随着我国信息技术稳步而高速的发展，计算机信息技术已运用到档案资源管理当中，运用信息技术是档案管理顺应时代需求的必由之路。　　一、在档案信息管理中应用信息技术必要性　　档案信息是企业的重要资源之一，档案管理电子化成为档案管理工作的一种趋势，计算机信息技术具备存储量大、可靠性高、检索迅速、查找方便、有效性长、成本低廉等优点，与传统的管理方法相比较，它既高效，也在现代档案管理工作中占据越来越重要的地位。在档案信息管理中，计算机信息技术的优点不但大幅度提升了档案管理有效性也给档案管理员带来极大的方便，更重要的是它使档案部门得到了更为科学、正规

3、的管理，为我国的档案信息管理技术与世界接轨创造了条件。因此，要想更好地为企业服务，提高企业档案管理水平，就必须将计算机技术融入档案管理工作，不断提高档案信息的现代化和智能化管理水平。　　二、档案信息化应遵循的原则　　1.规范性原则　　制定档案管理工作的标准和规范，这不仅是档案工作信息化的要求，而且也有利于提高工作质量。所以，我们一定要坚持规范性原则，如：数据处理格式标准、档案输出格式标准、数据交换标准等等。这样有利于使传统介质档案数字化、电子文件的归档、数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现标准化、规范化和有序化，避免互不兼容，重复建设等现象的发生。　　2.安全性原

4、则　　可以采取一些有效策略，如物理安全策略，访问控制策略，信息加密策略，网络安全管理策略等，以确保档案信息的安全。　　三、实现应用信息技术在档案信息资源建设的方法　　1.加强企业的内部建设。（1）提高档案工作者的责任感。在企业档案管理过程中，企业要营造严格、谨慎的档案工作氛围，充分调动档案从业人员的工作积极性，让他们每一个人都树立起强烈的责任感，认真整理好档案资料。而档案从业人员也一定要充分认识到自己所从事的工作对于企业的正常运行是非常重要的，要建立坚持高效、实用的理念。（2）构建科学化档案管理体系。构建科学化、信息化的档案管理体系是企业健康快速发展的重大举措之一。档

5、案工作者在严格执行档案管理制度的同时，要注重企业档案资料收集的连续性、完整性、保密性、安全性，充分做好档案资料的价值分析，或帮助领导快速找到需要的资料，或为企业的决策做出参考，充分提高档案管理和使用效率。（3）发挥信息化技术优势。随着我国信息化技术的快速发展，企业也越来越多注重办公自动化系统的运用，因此档案信息化工作是档案管理中的重中之重。实现档案信息化管理，除了要购置计算机、强大的存储器等硬件设施以外，还需要选择适合企业发展、工作内容、工作量的档案管理软件，为档案的方便检索、安全存放提供技术支持。同时，加强档案管理者的计算机技术运用与技能培训，对现代档案管理来讲就显

6、得更为重要。　　2.做好统筹规划。要把企业的档案运用电子信息技术有序的储存起来，这是一个巨大的系统工程。首先我们需要对馆藏的基本情况进行彻底调查，包括档案的类型、载体形态与状态、馆藏数量、档案信息利用等情况。然后根据调查所得的具体情况来合理科学的制订档案数字化，包括扫描仪等硬件的购置计划和数字化处理规划。要全面实行档案数字化是一个复杂而又漫长的过程，硬件的购置不可能一下就做到齐全，在购置的过程中必须考虑到企业的实际情况，要为长远打算，确保扫描仪等重要硬件设施配套且兼容性好，具有良好的支撑能力和扩展能力，为日后的档案管理工作提供保障。档案数字化规划需要坚持“突出重点，分

7、步进行”的原则，对馆藏中的重点档案和利用率高的档案在先进行数字化，方便利用者的使用需求。　　3.加强档案保管设施建设。企业的档案馆（室）面积过小，达不到档案管理的基本标准，想要档案馆（室）能够实现现代化、信息化、智能化的管理，企业就必须重视档案馆（室）的建设工作，加大这方面的资金投入，并且要重视档案的保管设施建设，如建立专门的档案馆（室），完善安全保管设施，运用现代化计算机信息技术，购置先进的硬件设备，真正实现档案现代化、信息化管理。同时还要加强档案保护设备的配备，如档案馆（室）的去湿设备、灭虫设备、灭火设备等等，这些保管设施建设和技术是实现档案信息