浅谈六西格玛在档案管理中的应用

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1、航空标准化与质量2013年第5期浅谈六西格玛在档案管理中的应用郑诗建（中航工业北京航空材料研究院，北京100095）[摘要]针对六西格玛管理和档案管理的特点，提出运用六西格玛管理方法对档案管理的流程进行优化。针对科研课题档案按时归档率低和公文办理周期长等问题进行优化和改善，利用六西格玛管理相关工具，找出导致问题的关键因素，根据数据分析找出解决问题的方法。同时探索了档案管理服务采用先进管理方法进行管理的可行性。[关键词]档案管理；六西格玛；改善[中图分类号]TP651[文献标识码]C[文章编号]1003–6660（2013）05–0054–03近几年来，一股六西格玛管理

2、的风暴正席卷从系统论的角度看，这8项内容构成了一个特全球，六西格玛这种新的管理方法在世界许多优秀定的工作管理系统。这一系统在社会生活的大系组织内开始流行，并使这些组织取得了辉煌的成统中运作并发挥其特定作用。在这8项工作中，除就。20世纪80年代摩托罗拉公司创建了六西格玛管“鉴定”和“统计登记”之外的6项工作基本构成理的概念和相应的管理体系，并全力应用到公司的了一个流程性的工作过程。各个方面。六西格玛管理在美国通用（GE）公司在档案管理流程中，真正起核心作用的是收更是得到发扬光大。同样，六西格玛管理在联信、集、整理和利用3个环节。档案的收集工作是档案ABB、东芝、三星等

3、组织中也获得巨大成功，甚至一些服务领域的组织，如花旗银行、迪斯尼、希尔顿酒店等通过引入六西格玛管理，给顾客和股东带来极大的收益。六西格玛管理方法已进化为一种基于统计技术的过程和产品质量改进方法，进化为组织追求精细管理的理念。六西格玛管理的基本内涵是提高顾图1档案管理工作内容流程图客满意度和降低组织的资源成本，强调从组织整个经营的角度出发，而不只是强调单一产品、服务或管理的实际起点，其基本任务是将应收藏的档案资过程的质量，强调组织要站在顾客的立场上考虑质料等集中到档案机构中来。其意义与价值在于决量问题，采用科学的方法，在经营的所有领域追求定馆（室）藏的状况与水平，决定档

4、案机构的“身“无缺陷”的质量，以大大减少组织经营全领域的价”。由此可见，档案收集工作对一个档案馆的重成本，提高组织的竞争力。组织实施它的目的是消要性。然而，正是一项对档案管理起着重要作用的除无附加值活动，缩短生产周期，增强顾客满意，工作，却因为一些原因而受到影响。为了解决档从而增加利润。档案管理同样需要消除无附加值活案收集难的问题，我们借助先进的管理方法进行管动，缩短生产周期，增强顾客满意。从这点来说六理。西格玛与档案管理走到了交汇点上。2档案管理与六西格玛管理的融合1档案管理工作的问题描述经过近几年六西格玛管理的推进，已经形成了档案管理有它自身的规律和特定流程，档案

5、管六西格玛管理的文化理念，养成了用数据说话的习理工作主要包括收集、整理、保管、检索、提供利惯，为六西格玛在管理方面的应用打下了良好的基用、编研、鉴定和统计登记8项内容。具体流程如础。图1。要想用六西格玛管理方法来改善档案管理工[收修订稿日期]2013-03-18Oct.201354他山之石工作研究作，首先要定义在档案管理工作中需要改善的问题，要把档案管理的每个流程准确描述出来，以便于分析改进。通过流程图分析，可使项目改善获得所需的过程信息，从而最终发现潜在的问题。在定义问题时，由于档案管理的特点，要先定性、后定量，既要有定性的指导，也要有定量的依据。为六西格玛流程的进

6、一步改进分析提供条件和基础。档案管理的核心内容体现在档案收集、整理和图3改善前后科研课题归档资料审批时间对比图利用，通过分析流程中影响收集效率的因素，改善工作流程，以实现档案收集的及时性。如：通过流（96小时）的占63％，文件要求得不到及时办理，程分析与改进可以缩短档案审批时间，提高档案审存在错失重大机遇、造成经济损失的可能。通过利批处理速度，提高效率，以达到档案收集及时的目用六西格玛管理方法，本项目通过鱼刺图分析找出的，进一步提高顾客满意度。影响电子公文承办周期的因素（如图4）。对导致2.1针对科研课题归档延迟现象，开展了《提高科问题的流程和关键因素进行改进，使流程

7、优化关键研课题按时归档率》的六西格玛项目研究。根据科因素得到解决。工作效率得到提高，电子公文中承研课题归档现状，首先定义了存在的问题，未按时办周期过长现象得到改善（见图5），公文归档及归档的课题达90％以上，是科研任务按时完成的瓶时。最后，通过制定措施或形成文件，固化流程，颈之一，影响科研成果的推广和资料收集；第2步使问题得到控制并持续保持项目成果。对项目进行了量化，收集了大量用于分析的数据，图2和图4利用鱼刺图分析影响科研课题归档因为六西格玛是注重用数据说话，没有量化就无法文件审批时间的因素和电子公文承办周期的因素，考核；第3步利用六西格玛的相关工