浅谈信息技术在学校档案管理中的应用

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1、浅谈信息技术在学校档案管理中的应用　　浅谈信息技术在学校档案管理中的应用　　　　文/马淼　　　　摘要：档案作为记录学校成长发展的文献资料，不仅具有参考价值，更重要的是，档案对学校的发展和学术交流具有重要意义。档案记录的不光是资料，更重要的是记录学校师生之间的交流和成长过程。随着科学技术的发展，不断有新的管理方式和管理理念涌现。对于学校档案管理来说，信息技术的应用提高了档案管理的范围、管理的科学性、管理的准确性以及大大提高了管理的效率。　　　　关键词：信息技术；学校；档案管理　　　　信息技术（InformationTechnology）简称IT

2、.信息技术主要通过计算机应用和通信技术的发展，共同完成对海量信息的加工处理。信息技术的传播载体，主要依靠网络传输。网络作为目前受众最多的传播媒介之一，具有巨大的影响力。所以，把信息技术应用到学校档案管理恰到好处，不仅可以梳理错综复杂的文字，还可以有效地归类数字化的视频、音频资料。有效地简化了管理的程序和步骤，节省了劳动力，集中了管理的内容，提高了管理的效率。　　　　一、学校档案管理的发展现状　　　　1.保密性能差　　　　档案的管理的内容一要保存，二要保质，三要保密。学校档案记载着学生的个人信息和学校的论文文献资料，具有重要的保密价值。但是传统

3、的学校档案管理都是人工手动操作管理，借阅的人多就会出现档案丢失。如果保密等级较高的资料外泄，会对学校造成严重的损失。所以一直以来，保密性差是学校档案管理存在的一大漏洞。　　　　2,错误率高，查阅效率低　　　　这恰恰限制了学校档案管理的稳定发展。档案作为文献资料具有较高的参考价值，可供查询阅读。但是由于目前大多数档案管理多为纸质材料，保存难度高且体积大种类多，在查找的过程中容易打破摆放的顺序，由于档案是人工查找，所以，缺乏智能化处理，如果不能及时调整顺序和编码，就会造成查找效率低下。　　　　3.档案管理单一化　　　　由于传统的管理模式限制，导致

4、档案的管理内容主要以纸质文字为主，外加少量的图片，此外不再有其他类型，严重制约了档案管理的多元化发展。随着时代的发展，电子科技普及应用，数字化产品逐渐取代了纸质产品。大量视频、音频也逐渐作为档案资料保管，由于学校档案管理缺乏技术支持，不能很好地对数字化资料进行管理成为一大遗憾，往往会遗漏大量珍贵文献。　　　　二、信息技术在学校档案管理应用中的特点　　　　1.保密性能高　　　　信息化管理属于智能化操作管理，利用网络的传输和海量存储的特点加强了档案管理的保密性能。档案管理人员只需要对计算机进行操作，就可以轻松管理全校的所有档案。只要建立完整的管理

5、体系，和加密工作，就可以很好地预防信息被窃取的可能性，不仅减少了管理人员的工作量，还提高了档案的安全性。　　　　2.保存完整性强　　　　信息技术管理的应用，可以有效地控制档案的进进出出，详细地记录档案的借阅情况。每本档案上都有编码，一旦丢失可以快速地追踪寻找，保证档案不被丢失。并且，加入信息技术的应用之后，可以存储大量的数字文件，一般情况下数字文件储存于计算机或硬盘中，不容易丢失，不容易损坏，对储存环境没有要求，并且计算机还可以对数字文件进行有效的备份，提供双重保险。　　　　3.管理内容海量、极速查阅等特点，不断满足各类学校对信息化档案管理的

6、青睐　　　　由于信息技术管理主要是依靠计算机，以及各类应用软件和办公软件（Word、Excel、Powerpoint、Access）的应用，对各类信息进行分文别类，然后按编码、专业、年份、类型等进行集中管理。信息技术管理可以自由设定查询途径，建立完整的查询目录，以满足极速查阅的条件。　　　　三、加强信息技术在学校档案管理中应用的途径　　　　1.加强学校领导对信息技术档案管理的重视，才能得到进一步的推广　　　　档案管理一直以较为保守的方式管理，漏洞百出的错误率严重影响档案的管理效率，损坏大量重要资料。如果应用信息技术管理就可以把珍贵的文字用计算

7、机逐一录入，保证纸质资料的完整性，不仅更加人性化还很科学化。　　　　2.加强学校信息技术档案管理设备　　　　因为档案管理等于在玩一个规模宏大的文字游戏，必须要有完善的装备才能保证管理的安全性。建立可靠的网络管理系统，全面覆盖整个校园，进行一对一传输，这样老师就可以直接把资料传入档案室，节省时间，提高档案查阅的速度和准确性。　　　　3.提高档案管理人员的素质修养　　　　档案管理工作相对乏味枯燥，但是要求管理人员心思缜密才能胜任。所以，要不断加强对档案管理人员的素质修养，由于是信息技术管理，管理人员还要能够熟悉的掌握计算机和网络的应用，具有较强的

8、随机应变能力，才能处理好繁琐的管理任务。所以，培养专业的管理人才，不仅要有强烈的责任感，还要有良好的职业道德。　　　　综上所述，我国大多数学校对档案的管理意识薄弱，