商务信函培训提纲(初稿)

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1、一、商务信函的基本内容商务信函的规范得体十分重要，它不仅展示个人的写作能力，更体现出他所服务的企业或机构的形象。简便得体的结构将体现高效快捷的商务水准。因此商务书面文件的内容要求简易又有规范。商务信函的正文一般可按四步式，即引言、详情、应答、结语。商务报告一般包括了介绍，进展，查找问题，解决问题，其他建议几大要素,商务函件的结构严谨、条理清晰。二、商务信函的基本格式信头：请使用事务所标准的函头。称呼敬语：姓名，职务。客套话（问候性或答谢性）正文结束敬语署名行文格式（请使用事务所统一的行文字体、字号、段落的标准）1•缩行式。2・齐排式。根据对象选择适

2、当的格式。信封的打印与信纸的折叠三、商务信函的基本种类商务函电的种类包括：商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函、联系函。每一类函件均可利用已有的格式。四、商务信函的写作基本原则不刻意追求使用华丽优美的词句。用富有文采、朴实且不失庄重的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。1・人性化每一封信函的往来，都是跟收信人彼此之间的一次交流。不要因为过份的商务腔调而刻意的使用复杂的语句或绕口的修辞。从阅读者的角度考虑写作的内容。2.语气语调由于信函都有其目的性，所以所采用的语气语调也应该符合信函要达成的目的。3.真诚不管是生活中的交

3、往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的。让客户感受到您的自然和真诚。4.直接客户每天都要阅读大量信函文件。所以，信函一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。5•礼貌礼貌并不是简单用一些礼貌用语就可以的。而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度，并符合国际礼仪和文化、民族习惯。当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。可以据理力争,说明观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。还要提醒一点，“过犹不及”。礼貌过头，可能会变成阿谀奉承，真诚过头，也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。6

4、•简洁朴实的语言，但不失雅致、庄重用简洁朴实的语言来写信函，让信函读起来简单，清楚，容易理解。在富有文采的同时应避免生僻或者复杂的词句。7•精确当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，人物等等，尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。同时注意数字的统一格式。&完整完整表达所要表达内容和意思，何人、何时、何地、何事、何种原因、何种方式等。9.条理性，逻辑性和层次感。体现律师的专业性和特殊的行业水准。10.针对性写清收件的对象与抄送的对象等。11.回复迅速及时如果回复不够及时，就可能因为失去先机而失去商机。12•标题这

5、一点是特别针对写电子邮件的。E-mai1的标题是很重要的一个部分，您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。准确的标题让邮件显得更加专业。13•校对写完之后，一定要检查。最基本是要确保没有错别字和语法、标点正确，然后检查一下您所提供的事实，数据等是否有错。五、内容较多时商务信函的写作方法要写出布局清晰、内容充实、结构合理的文章，需要作者一番精心的构思准备。不可匆忙提笔、草草收尾。1•提纲式写作方法。传统的方式2•头脑风暴式写作方法。因人而异即放开思路，充分联想，不用顾及观点是否完全紧扣主题。写出可以想到的有关主题的所有内容;把写出的这些观点或

6、细节归类，并删除与主题无关的内容。即围绕写作题目自由地想观点、找素材、凑点子，至于立意的合性、组织的顺序和句子是否合乎规则等，到正式写作时再考虑。六、分别举例说明1・关于邮件中的说明函要针对收件人的不同而区别对待。简单的介绍这份邮件的目的，以及附件中所不能表达的背景信息或有益的内容。客气而简单的结尾。2•关于传真说明函、信件说明函。针对传真件的急缓区别对待。传真函的格式可以参照事务所格式，如果可以在传真函中直接说明的，可以不用加附件。3.其他正式的商务信函。4•常用的词语合理的使用连词。递进关系、因果关系、比较关系、对比关系、条件关系、列举关系、时

7、间顺序、强调关系、概况总结、重复解释。充分利用事务所已有的范本。