商务信函写作

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1、信函文书之商务信函应知目标及其鉴定理解商务信函的写作知识◆商务信函概述◆商务信函的常用种类◆商务信函的写作技巧鉴定:运用商务信函的写作知识评析和修改具体案例应会目标及其鉴定会写作常用商务信函鉴定:根据给定的情景写作规范、得体的商务信函商函是企业用于联系业务、商洽交易事项的信函。商函仅限于交易磋商商函和公文的函关系函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。从商函往来企业之间没有隶属关系，其性质是相互商洽、相互询问和答复这两方面来看，商函与公函有一致性。商函的使用主体是企业或企业的代表人函的使用主体是国家机关社会团体和企事业

2、单位函要执行公文格式的规定商函按照惯例来制作公函范围比较宽泛，不相隶属机关的一切公务往来一、商务信函的含义二、商函的特点▲内容单一：商函以商品交易为目的，以交易磋商为内容。不涉及与商品交易无关的事情。一文一事，即一份商函只涉及某一项交易。▲结构简单：内容单一，篇幅较短，结构简单，体现实用性，便于对方阅读和把握。▲语言简练、表达的准确性：商函以说明为主，直截了当，言简意明。因涉及到经济利益，任何的数字，用词等均要求准确无误。▲格式的国际化：按国际通行的格式和国际惯例。三、商函的种类商函基本上可分为交易磋商函和争议索赔函两大类。（一）交易磋商函：交易双方就

3、买卖商品及交易条件如品质、规格、数量、包装、价格、支付方式、交货、提货等进行协商，通过信函或电报、电传等方式磋商形成的信函。1．建立贸易关系：介绍如何得到对方的有关信息，本企业的经营范围和业务开展情况，说明希望和对方建立贸易关系的意愿。2．确定贸易方式：双方就确定经销、独家经销、代理、寄售、拍卖等交易方式交换意见。3．介绍一般交易条款：应对方要求，介绍说明某交易的一般条款。4．征求定货：或称推销货品，介绍可供货品的种类和价格，希望对方购买。5．要求报价：说明所需货品的名称和数量，要求供货单位报价。6．报价：供货单位就对方需要的货品提出价格。7．商洽价格

4、：双方就价格交换意见。8．商洽价格外其他交易条件：双方就货物的包装、交货的期限、运输方式和费用负担、货款的支付等交易条件交换意见。9．订购：在明确交易条件后向供货单位说明所购货品的名称、数量、需货时间、到货地点等内容。10．寄购货合同：就交易条件达成一致意见后向对方寄出购货合同要求查收并签署后寄回。11．催货：临近交货日期或超过交货日期后要求供货方函告具体交货日期或要求供货方在某一期限内交货。12．通知出运：告知收货方出运日期及向收货方寄上有关单据以便提货。13．催提货：供货方备妥货品后要求收货人提货。在进出口交易磋商中有询盘、发盘、还盘、反还盘。询盘

5、：买卖双方均可以发出询盘。一般询盘只说明所要买卖的范围，目的是要对方进一步介绍情况；具体询盘是买方或卖方指定具体的商品，甚至连数量、包装、交货期限都明确指出，要求对方报价或递价。发盘：相当于报价。有虚盘和实盘之分。虚盘要说明保留条件，对发盘人没有约束力。实盘表示发盘人有肯定的订立合同的意图，在法律上属于一项要约。联合发盘：是几个发盘搭配在一起，让对方要么全部接受，要么全部拒绝，适用于需要搭配买卖的商品。实盘必须具备三个条件：主要交易条款齐全、肯定；内容清楚确切，没有模棱两可的词句；没有任何其他保留条件，只要受盘人在有效期内完全同意，交易立即达成。还盘：

6、是买方在接到卖方的报价以后，要求更改报盘内容，包括降低价格、改变支付方式、改变交货期限等。反还盘的卖方对买方还盘的还盘。中国土产进出口公司陕西省分公司地址：陕西西安莲户路37号电挂：西安0427编号：8869新洋侏式会社执事先生台鉴：报蜂蜡实盘敬启者：七月一日函悉。兹按贵社要求报盘如下：一级蜂蜡20吨，每吨3100美元CIF大阪，外层麻袋、内垫塑料袋包装，每袋50公斤、以毛作净，十月份交货，以保兑现的、不可撤销的、凭即期汇票付款的信用证支付，信用证须在交货期前30天开立。本报盘以七月三十日前复到我处有效（以我地我方时间为准）。顺颂商安中国土产进出口公司

7、陕西省分公司二00二年七月十日（二）争议索赔函：争议发生过程中或发生后索理赔过程使用的函。1．交涉货品质量：双方就所供货与合同规定或签订合同时所提供的样品是否符合进行交涉。2．要求支付货款：购货方由于提货要求对方按规定及时支付货款、或对方逾期付款后要求对方在一定期限内支付货款。3．拒绝货款：购货方由于来货质量与合同规定或所提供的样品不符、交货逾期或其他原因，拒绝向供货方支付全部货款或其中部分货款。4．要求赔偿：由于某一方没有履行或没有完全履行合同，如来货破损、变形、短缺，没有按时交货，没有按时提货，另一方要求得到赔偿。5．拒绝赔偿：针对对方指责本企业违

8、约并要求赔偿，如果企业没有违约，或本企业是在不可抗力作用下违约，则说明情况，拒绝赔偿。6．理赔