businessletters商务信函

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1、BUSINESSLETTERS商务信函商务信函（businessletters）是国际商务活动总书面交流信息的主要手段之一，它代表公司形象，是企业对外公共宣传关系中重要的手段。商务信函涉及到商务活动的各个环节，贯穿商务活动的始终，内容广泛，通常包括建立业务关系(establishbusinessrelationship)、询盘(inquiry)、发盘(offer)、还盘(counter-offer)、受盘(acceptance)、订立合同(placingorder)、保险(insurance)、装运(s

2、hipment)、索赔(claim)等各个方面。商业书信有以下一些自身的特点：1）在格式上具有程式性的特点。商业信函和普通社交信函一样，有一定的格式规范要求，内容上英文商务信函由要受、发信人的地址，写信的日期，称谓语，正文，结束语和签名等几部分组成，而且地址的排列规律及其各部分的排放位置等都有严格的规范要求。在格式上有缩行式、平头式和混合式。2）内容上比较简明。鉴于商业信函的习惯和要求，商务信函力求简洁明了，一方面直入主题，开门见山，往往免却通礼寒暄的客套，直接入题，就事论事；另一方面，要长话短说，行文

3、简短，切忌长篇大论，避免罗嗦和重复。3）语言使用上讲求准确性，且富于格式化的套语和专业词汇。商业信函对重要的信息强调完整具体，尤其是涉及到双方的利益和责任的内容，更要准确；注意句子语法结构、逻辑结构、谦词甚至是标点符号的准确性；由于商业信函是与商业贸易有关的书信，就不可避免地涉及到很多商业与贸易领域的术语，包括很多缩略词、套语等。商务信函的翻译技巧商务信函在语言上的一些特点商务信函作为国际贸易往来的一种重要形式，在语言上有自身的一些特点。一般认为，英文商务函件的语言特点必须遵循所谓的FiveCs的原则，

4、即correctness（正确）、clearness（清楚）、conciseness（简洁）、concreteness（正确）、courtesy（礼貌）。具体来讲，有以下几方面内容。一、在语气上，要以收函人为中心，应该礼貌而且友好。虽然我们必须陈述我们的观点、立场，但我们的语气应该显得很考虑对方，很尊敬对方，所以要经常使用一些第一、二人称的代词，诸如I、We、You等；尽量多用一些直接和肯定的语气而避免使用否定句等，这都体现了其语言追求礼貌、尊敬的特点。例如：Weareenclosingabrochur

5、eoutliningourcompany’sgoodsavailableforexport就要比Enclosedisabrochureoutliningthiscompany’sgoodsavailableforexport显得亲切、有礼貌；Pleaseletusknow……也胜过Youfailtotellus……。二、在选词上力求准确清楚，避免使用一些陈词、长词及词义重复。商务英语可谓字字千金，必须准确清楚地表达所要传递的信息，谨慎使用夸张、比喻等手法，尽量避免使用摸棱两可的词语，以免产生不必要的争议

6、，因为商务信函通常用来作为确定有关当事人权利和义务的依据。例如：Weregrettoadviseyouthatwecannotacceptyouroffer就应该改为：Wearesorrytotellyouthatwecannotacceptyouroffer。Asperyourrequest就应该改为Asyourequested/Accordingtoyourrequest/Inaccordancewithyourrequest.因为asper这样的一些陈词很少出现在我们日常的商务书信中。Above-

7、mentionedpolicy中的above-mentioned是一长词，我们也应该避免使用，可改为，Thispolicy。Pleasesendusyourcatalogatonceandbyreturnmail。在此句中出现了词义重复的现象，应该改为pleasesendusyourcatalogatonce。再譬如：Forhiscar,heneedapolicythatwouldcosthim$50everyyear。这样的表达就比Heneedsapolicyforhiscarthatwouldcos

8、thim$50everyyear显得更加准确、清楚。三、在内容表达上要直接简练，能够传达足够信息且能够做到机智的表达。由于商务人士业务繁忙，求实而重效率，所以信函宜直接简练，开门见山，切忌拖泥带水，过分修饰。一般要根据写信者所要表达的中心思想分段。正文每段的文字不宜过长，尤其是开头和结尾两段，更要以简短为宜。例如：Bythisletterwewouldaskyoutoconsiderourproposal就不如Pleaseconsidero