浅谈OA系统在学校的应用

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1、浅谈0A系统在学校的应用【摘要】0A系统是学校信息化建设与管理工作的重要组成部分，是实现网上办公和信息资源共享，促进无纸化办公，提高工作效率和管理水平的必要手段。本文主要对0A系统做了简介，浅析0A系统在学校应用中的成效及存在的一些问题。【关键词】0A系统应用问题目前我校所有的教室、办公室、教师个人都配备了电脑，实现了校园网络全覆盖、“一人一机”的优越办公条件，为推行学校网络化的管理提供了先决条件，但协同办公的需求越来越明显，因为这更能提高整体工作效率。利用网络通讯建设一个安全、可靠、开放、高效的信息网

2、络和办公自动化、信息管理电子化系统，为学校各部门提供现代化的日常办公条件及丰富的综合信息服务，实现档案管理自动化和办公事务处理自动化，以提高办公效率和管理水平，实现各部门日常业务工作规范化、电子化、无纸化成为切实的需求。瓯海区教育局自去年引进瓯海区中小学校园协同管理平台（以下简称0A系统），有效推进了学校信息化建设与管理工作，实现了网上办公和信息资源共享，促进了无纸化办公，提高了工作效率和管理水平，使数字化校园建设向前迈出了一大步。一、关于0A系统的简介0A是OfficeAutomation的缩写（即办

3、公自动化）,是利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，使学校内部员工Z间能够更便利、快捷地相互传递和采集信息，从而达到资源共享、协同工作，提高办公效率。它的最终目标是提高工作效率及日常办公管理水平，增强工作协同能力，降低人工操作的重复、复杂程度，弥补在传统办公中信息的存储、分发、管理和分布的缺陷，为各级领导进行宏观管理提供高效便利的服务，为科学决策提供有效的参考依据，对学校办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。可以说，一所学校实现办公自动化的程度也是衡

4、量其实现现代化管理的标准。0A的核心功能是提高日常的办公效率，所有日常工作内容都可以归入0A处理的范畴，如信息发布、申请审批、邮件收发、设备报修、公文管理、会议管理、资料管理、档案管理、人事管理等等。二、应用0A系统的主要优点（-）畅通信息交流的渠道。通过0A系统可以建立内部交流平台如论坛模块，教师可以在平台上自由发言，也可以通过邮件等形式向领导交流思想，发表意见。领导可以及时广泛地听取教师的意见和呼声，从而能更全面、客观、及时地了解和掌握教师的思想状况和工作动态等，给予及吋的引导。同时，也可以通过对相

5、关问题的探讨来统一思想、提高认识，这种方式对提高教师主动参与学校管理，调动教师工作积极性，提高教师主人翁意识，增强学校凝聚力有明显的效果。0A系统推广使用后，通过在论坛下建立教学教研、计算机操作常见问题、校本研修等栏目，可以提供给教师在网上相互交流的平台，新的、好的教学经验也可以及吋沟通和共享，得到及时的推广和运用。教师之间互相取长补短，共同学习，共同进步，提高了团队意识。同时，针对常见共性的计算机操作、教学、班级管理等问题可以纳入相关的培训内容。（二）提高工作效率，节约工作成本。推广使用0A系统后，公

6、文流转、收发文管理、信息发布、设备报修、请假审批、帐号申请等工作都可以利用0A系统来进行，提高了工作效率，降低了工作成木。原来需要一周才能完成的公文流转，现在两个工作日就可以完成；原来需要繁琐的请假手续，现在只需要鼠标点击发送个请假中请就可以了，在外出差通过移动办公或设置工作代理同样可以完成审核；原来需要派人、派车送发的文件，现在只需要在0A系统屮直接点击发送就可以完成（如下图）。□常工作繁琐的手续都可以在工作流程屮实现，还可以方便以后的整理汇总统计。ri-T本地传送h11III本地传送职员职员职员职员

7、部门办公异地传送部门办公图1为传统办公式图2为网络化办公模式那门力公0A系统利用快速而廉价的网络传递手段，发挥信息共享功能，协调了各部门的工作，减少了工作中的复杂环节。将传统的公文、表格转变为电子化，大大降低了打卬、复印、传真等办公费用以及传递过程中的其他费用，节约了办公成本。（三）提升学校管理的执行力计划制定并安排下去了，是否一定会执行好呢？答案是不确定的。在0A系统上可以及吋地查看具体教师对通知信息阅读情况，流程图和流程记录突显出工作进度情况及工作效率，让领导和分管部门能及时地了解情况，对出现的问题

8、及时协调解决，强化了领导的监控管理，增强了具体工作耍点的落实，并能提供相对公止的考核依据。（四）权限的合理划分有效保障数据安全0A系统用户可以分为普通用户和系统用户，对0A办公用户群中的办公人员根据用户的岗位职责进行权限设置，让每用户只能浏览和办理与自己相关的业务，不能越权查看或操作其它办公人员的业务，可有效保障数据安全。三、0A系统应用中存在的问题（-）个别学校领导不重视或不用，造成0A系统流程屮断。在0A系统建设屮，领导的重视是非常重要