浅谈OA系统的数据清理

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1、浅谈0A系统的数据清理浅谈0A系统的数据清理摘要：本文从阐述0A系统的功能与数据的关系入手，论述了0A系统数据清理的重耍性，并结合所在公司的具体实践，总结了0A系统数据清理应注意的若干原则。关键词：0A系统；数据；清理一、0A系统及其数据办公自动化系统(OfficeAutomationSystem,简称0A),是基于网络互连的分布式软件系统，通过有效的资源共享和信息交流、发布，达到提高工作效率，降低劳动强度，减少重复劳动的目的。一个常见的0A系统应包括如下的功能［lh工作流转功能，如公文处理、日常审批、工作监控、修改痕迹保留等。文件管理功能，如可以根

2、据需要设置文件库，文件库中提供多重访问权限控制等。信息发布功能，如电子公告、在线新闻、电子论坛等。内部通讯功能，如电子邮件、即时通讯等。辅助办公功能，如会议室管理、口程安排、物品管理、人事管理、考勤管理等。为完成上述功能，典型的0A系统多采用基于J2EE技术的WEB应用系统［2］,既可以方便地存取数据库，也可以对JSP、EJP和XML等提供良好支持。Web中应用程序除了访问数据库数据外，一般还耍访问非数据库数据，特别是XML文档［3］。所以，0A处理的数据从文件形式上可以分为数据库文件和文档文件两大类。数据库文件主要是工作流、邮件等的相关记录，如流程

3、名称、流转环节、审批意见、收件人、发件人等。文档文件则既包括独立的文档，如文件库中的文档,也包括各类流程、邮件、公告和新闻的附件，而且rh于其不局限丁文本还可以是图纸、照片等，因而往往文件较大。二、数据清理的重要性一个0A系统成功上线运行后，随着时间的推移，系统内就会积累大量的数据。这些数据从有效性的角度可以分为两类，一类是正常业务的记录,是有效数据;一类是因各种原因而产生的无效数据或垃圾数据。出于下述儿个方面的考虑，应对0A系统的数据进行清理：1、减少系统资源占用，提高系统运行速度这是针对0A数据库文件中的垃圾数据而言的。数据库文件中存放着工作流、

4、邮件等的相关记录，而且…般会将进行中的流程与已完成的流程记录分开文件存放。在就未完成的流程文件中伴随着工作流程和邮件等的流转，会记录下各个环节的办理人、办理时间、审批意见等内容；当一个工作流完成了全部环节后，就会从尚未完成的流程文件中转入已完成的流程文件中，并供历史查询。一个诡未完成的工作流，或由于实际工作已不需要而不再流转下去，如人事经理发起的为某核心员工加薪的请示流程尚未完成全部审批，该员工已不辞而别,这个流程显然已没有必要再流转下去；或由于软件本身的故障，导致工作流无法止常流转完成后续环节。这都导致在尚未完成的流程文件中，产生了垃圾数据，并造成

5、流程文件增大，从而在0A系统运行时占用更多的资源，运行速度由此而下降。2、节约存储空间这是针对0A系统中的垃圾数据而言的。因为只有有效数据才有存储的价值，垃圾数据只是口口浪费了存储空间。0A系统将数据存在服务器磁盘阵列上，而且一般会将数据库文件与文档文件分开存放,但不论是数据库文件中的垃圾还是文档文件中的垃圾（如未完成的垃圾流程所对应的附件文档），都占用了宝贵的磁盘空间，应当将其清理出去。3、便于系统备份和恢复这是针对0A系统的数据库文件和文档文件而言的。0A系统和其它的应用系统一样，是需要通过平常及时备份，以便在系统崩溃时得以恢复的。由于0A系统中

6、存放流程的数据库文件和存放流程附件的文档文件有具体的对应关系，因此在备份吋需将数据库文件与文档文件同步备份。备份数据库文件可以选用复制或日志的方法，而备份文档文件则只能用复制的办法了。如果系统中存在着没有清理出去的垃圾数据，显然会占用更多的备份空间，也会导致备份与恢复消耗更多的时间。4、利于促进实际业务的及时完成用户会根据实际业务的需要在0A系统中发起相应的工作流程，并按照最终的审批结果开展实际业务，但由于各种各样的原因，会导致流程无法按员工的预期完成，最终影响实际业务的按吋开展。比如,采购员甲办理借款预付货款后，应按公司财务规定及吋取得采购发票完成

7、报账手续，但甲发起相应流程后却迟迟无法取得正规的发票，因而流程无法通过财务审结，变成了长期呆滞流程。如果系统管理员坚持定期清理逾期流程，就会将这一问题暴露出來，从而引起相关部门重视并采取相关措施，避免形成呆账。三、数据清理的原则1、分析系统的功能应用确定数据清理的重点系统管理员是0A系统数据清理工作的主要承担者。为了做好数据清理工作，系统管理员首先应该进行系统的功能应用分析，梳理所使用的0A系统功能，确认这些功能会产生哪些有效数据，可能伴生哪些形式的垃圾数据，并统计分析这些数据的大小与时间的关系，从而有针对性的制定清理的方法和频率，使数据清理工作整体

8、建立在科学的基础Z上，既可以保证清理的及时有效，乂可以保证不会出现大的遗漏。以木公司实践为例，经过统计分析得