影響檔案安全因素與對策探析

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1、影響檔案安全因素與對策探析1=檔案是歷史的真實記錄，不僅有參考價值，而且有法律和憑證作用。檔案安全始終是檔案工作的生命線和底線，是檔案部門的基本任務和第一要務。確保檔案安全是檔案管理部門的一項重要職責，也是每個檔案管理人員的首要任務。檔案的安全主要是檔案的實體安全和檔案信息安全一、檔案實體安全檔案庫房是檔案保護的主要場所。檔案庫房的建造與設計是否合理，設備安裝是否齊全，是直接關系到檔案是否安全、完整保護的重大問題。若要新建檔案館建築應遵循適用、美觀、經濟原則，選址主要從地勢、朝向、間距、交通、生活設施等五個方易污染地帶

2、。庫房的設計應遵循按功能設計的原則，檔案庫房容量、面積、開間設計原則，庫房所在地域氣候特點相適應的原則。現階段大多數機關、企事業單位檔案室都設在辦公樓內，這就給檔案安全造成瞭隱患。影響檔案安全主要體現在防火、防潮、隔熱、保溫、防光、防蟲、防鼠、防塵、防盜及防震等幾個方面（一）防火檔案室內禁止吸煙，嚴禁用電爐子、火爐、火墻取暖。暖氣管道應與檔案資料保持一定距離（50cm為宜）；空調機要有專用房間；檔案櫃架之間的通道寬度不應小於0.8cm,主幹道寬度不小於lm（二）防潮檔案庫房潮濕是影響檔案壽命的重要困素。因此要加強檔案庫

3、房溫濕度的管理，把檔案庫房的溫濕度調控在標準范圍之內。根據我省的實際情況采取升溫、降溫、加濕、去濕、通風、密閉相結合的方法，對檔案庫房的溫濕度進行切實有效的控制與調節，使庫房相對濕度保持在45%-60%（三）防光防有害氣體及防塵光和有害氣體都對檔案起到破壞作用，由於各自不同的特征，他們對檔案破壞的方式和程度也各不相同，對檔案材料的作用機理及規律也有很大原差異，這種危害與檔案本身的制成材料密切相關，不同的材料在光、有害氣體的作用下有不同的表現和變化規律，如光對紙質檔案及照片檔案、磁記錄檔案破壞作用就有很大程度的不同1、在

4、檔案的整理、保管、利用以及保護過程中不可能脫離光和照射，如何控制光照，使檔案受光的危害減小到最低限度。這就要求我們要合理確定檔案庫房照度標準、限制光的照度值、減少光照作用的時間、濾紫外線、避光保存，常用的方法還有庫房采用暗色內遮陽，在窗戶上安置木板窗或鐵皮窗，人走關燈等2、有害氣體對檔案的破壞作用是明顯的，為防止危害的發生，就必須杜絕氣體進入庫房及對有害氣體進行淨化和過濾。具體方法可放置盛城性溶液的裝置，除去空氣中酸性有害氣體；在通風口處設置活性炭匣體來吸附有害氣體。空氣的過濾與淨化最好與空調設備相結合起來使用，這樣既

5、可除去灰塵淨化空氣，又保持瞭庫房內恒溫怛濕3、灰塵、有害氣體有縫就入，為瞭防止這種現象對檔案造成的危害。就必須提高庫房的密閉程度。主要措施是檔案庫房門窗盡可能少，門窗的密閉性要好，檔案入庫前嚴格檢查除塵，避免新入庫檔案把灰塵帶入庫房。檔案工作人員進出庫房要換工作服和鞋。檔案工作人員要不定期對墻壁地面進行防塵處理，作好檔案庫房清潔衛生，4、防黴防菌、滅鼠防蟲。為瞭徹底消滅鼠害和蟲害，檔案工作人員要搞好庫房溫濕度的管理工作，從根本上抑制害蟲的生長。定時在檔案室放置鼠藥、防黴劑等，從而提高檔案保管的安全性5、防盜。檔案庫房要

6、安裝高質量的防盜門，窗內外設鐵護欄二、軟件安全(-)電子文件安全隨著計算機網絡技術的日益發展和廣泛應用，電子文件大量產生，與傳統介質文件相比，電子文件表現出特有的特性，在管理過程中面臨許多不安全因素首先檔案管理人員要增強電子文件管理的風險意識，明確落實文件形成者、管理者在文件管理方面的職責，從源頭控制風險發生，將電子文件的不安全隱患降到最低。其次是電子文件的載體材料是磁性物質和光盤。磁性物質極易受外磁場影響而導致退磁、消磁，光盤是利用激光進行信息存取的，它由盤基、記錄介質和保護層等部分組成。為瞭保證電子文件完好無損，檔

7、案部門要做到歸檔電子文件與紙質文件“四同步”管理，並將存有電子文件的光盤存儲在防磁櫃中。即在鑒定歸檔紙質文件與其電子版本一致性基礎上，按統一的方法分類、排列、著錄、以電子版本作為提供利用主要方式的過程，通過''四同步”（同步歸檔、同步整理、同步著錄、同步利用）管理，既便於檔案信息的參考利用和資源共享，又便於確保具有憑證依據作用的實體檔案安全。再次將紙質文件和電子文件分別保存，完成電子文件和紙質文件的“雙套制”，即光盤或移動硬盤一套、紙質文件一套，並做到按時檢查復制（二）紙質文件安全。要嚴格借閱手續，減少人為丟失、損壞、

8、塗改等。紙質檔案還要從紙質載體檔案材料、檔案字跡、新型載體檔案材料的耐久性、檔案庫房溫濕度的調控等多方面予以保護，重要文件或本級文件要采取備份或異地存放的方式，對重點檔案要實施重點監管，從而消除檔案安全隱患綜上所述，影響檔案安全涉及到方方面面，但最重要的應該還是人，也就是說人是檔案安全的主體，這就要求檔案工作者要有較高的政治素質和