会务筹备作业指导书

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1、会务筹备作业指导书会务筹备工作一览表序号工作内容工作项目备注1接受任务并制定方案了解会议要求，包括会议议程、参会人数及召开时间、会期，考察会议场地，拟写会议筹备方案2筹备分1.根据会议導备方案，成立会务筹备工作组，包括会务纽、秘书组、资料组、新闻组等，明确各组职责，细化分工3组织实施根据分工，各小组分头落实筹备工作任务，开展会议设计、场地布置，安排餐饮、住宿、交通、接待、材料、宣传等事宜，审核会议细化方案4会前检查全面检查会议筹备情况，包括会场布置、嘉宾和领导接待、住房安排、会议用餐、车辆保障、代表接送、资料印刷、新闻宣传准备情况，编写

2、会议流程，组织彩排5会中监控根据会议整体流程，作好会议期间监控工作，包扌舌会议、餐饮、活动监控等6活动安排根据会议需要做好会见、视察、调研等安排7应急处理做好应急预案，及时跟踪处置8收尾工作回收会议物料，安排來宾返程，结算费用等工作9会务总结召开会务丁•作总结会，总结筹备丁•作中的经验，分析得失，提出下一步改进建议10资料归档整理印发领导讲话稿，立卷存档会议筹备资料和重要來宾信息备注：一、公司会议主要分为i类、二类和三类会议，各单位参照分类标准执行。二、符号说明1、任务分类中“表示适用于对应会议分类2、标有的内容特指有外单位人员参加的会

3、议，未标注的农示内外都适用三、自选内容分别在内文标明四、会议筹备屮，凡涉及冇关接待的内容，可参照接待试点成果实施。附：会务筹备流程图接受任务并制泄方案工作项目工作内容三类会议二类会议一类会议接受任务明确会议有关要求，了解相关信息，包括会议名称、主题、时间及会期、地点、议程、参会人数、会议代表情况（参会单位、人员情况等）、场地耍求等VVV考察会议场地根据会议要求、规模及重要性,初选酒店（可三家）并进行实地考察。了解备选酒店以下信息：酒店会议室、宴会厅、住房情况及档期；预订会议室、客房及相关场地，并了解价格等信息4汇报考察情况汇报备选酒店悄

4、况，包括酒店总体情况，房间类型及数量和价格，会议室的而积及容纳人数，会议室和价格，餐饮设施，周边环境，交通情况等综合信息，提出会议酒店选择建议JV报审会议筹备方案编写并报审会议筹备方案，方案包括会议时间、地点、议程、参会人员、会务组织机构、会议预算等4附件1:会议地点考察情况报告（模板）关于XX会议地点考察情况的报告X月xa,公司XX考察了XX会议举办地点。重点考察了XX酒店、XX酒店以及XX酒店，现将有关情况报告如下：1、经实地考察，结合XX会议的要求，建议会议地点首选XX,次选XX。2、对比儿家酒店，建议XX酒店为第一备选；XX酒店

5、为第二备选；XX酒店为第三备选。3、因酒店档期很紧，目前正在尽力协调，建议尽早确定会议时间，以便于开展下-•步的工作。特此报告。附：1、XX会议对酒店的基木要求2、XX酒店基本情况XX年X月X日附1:XX会议对酒店的基本要求（以公司年度工作会议为例）项目具体要求时间XX年X月X日至X日会期会期XX天，提前X天报到会场至少需X个会场其中：X个会场（XX平方米，可容纳XX人）；X个贵宾休息室；X个分组讨论会场住房以XX会议为例，共需各类房型约XX间。其中：套房XX间；单间XX间；标间XX间就餐同时容纳XX人就餐的宴会厅、自助餐厅、包间附2：

6、XX酒丿占基木情况项目具体情况酒店基本情况酒店档期XMXEI至x日，xtjxEI晩x点后才能入场布置会场XX平方米会议中心，XX间多功能会议室，可以满足会议要求住房XX间客房，其中套房XX间，单间XX间，可以满足会议住房需求就餐XX平方米宴会厅，X个餐饮场所，同时容纳XX人就餐，可在XX用早餐，会餐可在XX活动其它住房到会场距离：步行约X分钟自助餐厅到会场距离：步行约X分钟交通情况：酒店离机场距离XX公里，车程约XX分钟：离广州火车站距离XX公里，车程约XX分钟：离市中心距离XX公里，车程约XX分钟附件2：XX会议筹备方案（以公司年度工

7、作会议暨职代会为例）一、会议主题认真贯彻XX会议和XX会议粘神，总结XX年工作，分析公司面临的形势，部署XX年的工作。二、时间和地点（一）时间XMXU（星期X）报到，x日全天、XL1上午开会（二）地点xx酒店三、主要日程（一）xhxEI上午大会1、xx省委、省政府领导讲话2、XX作工作报告3、上级领导、邀请单位代表讲话（二）X刀X日下午分组讨论（三）X月X日上午1、专题发言（1）关于XX的说明（XX部准备）（2）关于XX的说明（XX部准备）（3）关于XX说明（XX部准备）2、签订XX年目标考核责任书（XX部准备）3、颁奖4、XX做会议总

8、结四、参加会议人员（约XX人）（一）邀请单位（约XX人，対口单位负责邀请和陪同）1、屮共屮央组织部2、国务院国冇资产监督管理委员会3、国家发展和改革委员会/国家能源局4、国家电力监管委员会（含南方电监局）5