会务前期筹备方案细化方案

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1、巡展上海站会前细化方案（11月4—11月14日为本次活动会前筹备期）一、筹备期工作内容提要1、酒店会议室、专访场地的确定：时间：11月14日落实：已落实——浦东香格里拉北京厅（10:30~11:30媒体专场；13:30~17:30渠道专场）是否需要上网端口是2、背景板：时间期限：11月8日完成制作背景板（5*2）11月10日发送至SC公司查看背景版、易拉宝制作成品11月13日晚成品到达会场，14日早开始布展落实：——搭建背景板是否需要专业公司协助是3、会议相关材料准备物料准备：负责方名称数量名称数量名称数量名称数量印刷品100份S

2、IM备份卡100套双肩背包15个手提袋100只易拉宝6个背景板1块演示设备/媒体费用/签到单5份签到本1本签到笔1只会议流程100份投影仪1台酒店签到台1台（矩形）名片盘1个抽奖箱1个鲜花1~2盆指示牌电子指示牌4、到会媒体确认，邀请时间期限：11月8日第一次提交到会媒体名单11月12日确认到会媒体名单11月14日媒体签到，发车马费及公司资料，小礼品袋注意事项：媒体的邀请对会议的成功起了决定性作用，在媒体邀请过程，厂商人员或者公关公司对记者进行会议相关内容的前期教育，使记者在到会之前对SC及会议有一定的认识，到现场时能很快理解会议

3、主题，也有利于记者后期的传播工作的开展。5、主持人的确认暂定：6、礼仪，签到上讯：场内外签到处接待人员分工：A、场外嘉宾签到处接待人员：B、负责上午媒体专场的记者领位A、会议进程中发放礼品，递送话筒7、鲜花时间期限：11月10日预定11月13日再次确定11月14早10点送至会场8、礼品时间期限：11月11日确定11月13日送至会场9、摄像、照像摄影：摄像：无会前现场协调期（11月14日上午8：00-10：00）一、现场前期协调总负责：备注：8：00：部分参加会议的工作人员（）必须准时到现场，检查工作。8：00—9：00项目协调人需

4、落实易拉宝、指示牌、签到台、背景板、等相关物料是否到位。（一）背景板，易拉宝：背景板一块，易拉宝数量6个，安装摆放到事前安排的地点处。（二）电子指示牌：指示是否明确，来宾是否能比较容易的找到参会地点，根据需要随时进行协调。（三）签到台：摆放在会场门口。签到台需用鲜花做装饰。“媒体签到处”、“嘉宾签到处”牌各1个、“请赐名片”牌：1个、名片托盘1个是否都放置到位。（四）体验区：3米长，摆放在会场内预定处，产品台需用红色围台，做装饰。厂商此时需进行体验区的设施安装调试。（五）设备调试：协调酒店服务人员调试设备，投影仪，音响。（六）资料

5、袋：13日下午装袋资料是否已全部装袋，装完的资料袋是否已放置各个签到台处固定的地方，放置的地方拿取是否方便。（七）会场布置：座位是否充足，每个座位上是否摆放好纸和笔，饮料是否到位。灯光是否明亮，投影时间的暗光灯亮度调节，无线话筒是否准备就绪，鲜花是否摆放好。检查播放PPT的笔记本电脑内PPT是否准备完整，备用的笔记本也是否调试好。笔记本与投影仪的切换是否正常。二、现场中期协调主要负责人：主持人：主持人再次核实串讲词，服装是否到位。会场内开始播放宣传短片，直到会议开始前1分钟停止。烘托现场气氛。14：00：会议正式开始会场保持安静，

6、灯光、音响、投影师，做好各项工作准备。主持人、礼仪等需上台相关人员做好各项工作的准备。三、发布会正式议程负责人：时段摘要发言人13：30～14：00来宾陆续到场，迎宾，收集名片，发资料及茶水播放音响音响结束主持人介绍本次会议主题；音响配合/摄像14：00～14：3014：30～15：0014：40～15：1015：10～15：4015：40～16：0016：00～16：3016：30～17：0017：00～17：30技术交流及自由讨论时间17：30～散会，物品退场双肩背包发送：建议由发言人根据发言内容提出数个小问题，吸引来宾回答，

7、增强听讲时的注意力且拉动现场气氛。