商务英语与写作unit6

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1、Unit6MemorandumsWhatisamemo?Itisaformatofinternalcommunication,whichcancommunicateinformation,explainnewprocedures,announcechanges,makerequests,confirmresults,orofferadvice.Memorandums“备忘录”是商业机构和工商企业用来联系工作、交流信息、处理一般公务时一种简便函件，是公司之间或内部用来传递信息的一种文本形式，在国际商务中的使用频率比较高，是对外经济贸易领域中常用

2、的外事文书之一。作用类似留言条但比较庄重，主要用来提醒、督促收件人，交际功能可以理解为“以此为证”的意思。因此，“备忘录”的使用价值更多地体现在存档备查、日后参考上。备忘录采用书面形式，但是交际功能和版面设计又不像其它正式文本那么严格，所用词语比较简明通俗，目的在于收件人容易明白并迅速传播开来。有时为了就某一件事提醒对方，作为一种客气的催促或询问，也可送交备忘录，或就某个问题提出个人看法或建议。少数备忘录可以是商务合同的一部分甚至合同本身。备忘录既可以在不同单位之间使用，又可以在本单位各部门之间使用；既可以在上级和下级之间使用，又可以在同事之

3、间使用；既可以是单位对个人，也可以是个人对单位。Theformatofamemo1.Heading(example1)2.Body:thebodyofthememoisalwaystypedintheblockstyle.Thatisparagraphsarenotindented.(缩进)(example2)汉语的“备忘录”来自英语的memorandum，实际应用中通常使用其缩写形式memo，作标题时一定要大写首字母，经常四个字母都大写。备忘录由单方面发出，由标题、正文、署名、发文日期和地点四部分组成。标题包括事由和文种名称，有时也仅写文种

4、名称，即“备忘录”。备忘录的基本格式如下标题Memo收件人To:发件人From:发文日期Date:事由Subject:正文Message:上述小标题打在标题MEMO的左下方，也就是版面左上端。各项小标题可以大写首字母，也可全部大写。标题包括事由和文种名称，有时也仅写文种名称，即“备忘录”。收件人是指备忘录目标读者的姓名；如果人多，则写明部门名称。发件人是指撰写该备忘录的人，也有可能是指以谁的名义发出。日期一般采用“月、日、年”的格式，其中“月”应当使用单词，而不是阿拉伯数字。为了使整体美观平衡，收件人、发件人等小标题应当上下对齐。如果备忘录发

5、给多个部门或个人，左下端可注明Copyto字样。备忘录一般使用空白信笺，或写在普通纸上。与信函和报告相比，内容在于叙述事实，不编号、不盖章，也不使用致敬语，不签名，也不用写客套话。英语商务备忘录的“事由”标题，英语表述可以是以下数种形式中的任何一个：Re:NewYearPartySubject:AutumnTradingFairSubj.:ChristmasCelebrationSUBJECT:BenefitsCoordinatorSuggestsPingguOuting如果你选择使用标题形式写出“事由”，要注意用词应当概括性强、言简意赅。“

6、事由”是备忘录的“题眼”，作用在于突出备忘录的写作目的或其主要内容，使收件人迅速识别备忘录的主要意图，判断应由哪个业务部门处理、与自己是否有关系。事由一项等于备忘录的标题；换句话说，备忘录的主旨应当体现在事由的表述之中。请比较以下同一个会议纪录的六种事由标题，显然前面两种是错的，都是“第二次董事会会议”的直译，可是英语版本遵循了原文的词序，给人一种“第二届董事会会议”的印象。从第三个版本起，一个比一个具体而明确，尤其以最后一个清楚：MinutesofthemeetingoftheSecondBoardofDirectorsMinutesoft

7、heMeetingoftheSecondBoardofDirectorsMinutesoftheSecondMeetingoftheBoardofDirectorsMinutesoftheSecondMeeting:BoardofDirectorsBoardofDirectors:MinutesoftheSecondMeetingBoardofDirectors:MeetingMinutes,October23,2007请比较以下五种事由标题，显然一种比一种简练，“英语味儿”也更强一些。其中的诀窍便是舍弃次要信息，突出主题信息。SUBJECT

8、:InternationalFashionExhibitionof2007atWangfujinginBeijingSUBJECT:Beijing2007Golde