LCCI商务英语写作规范与商务英语信函写作技巧

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1、万方数据LCCI商务英语写作规范与商务英语信函写作技巧北京外国语大学付美榕提要：作为最常用的一种商务英语应用文，英文商务信函的规范得体很重要，本文以LCCI(伦敦工商会)考试课程商务英语写作规范为依据，对商务信函写作在内容结构、语言以及语气等方面的技巧进行分析与总结。本文认为掌握“四部式”段落结构是组织正文内容的关键；商务信函的语言运用应遵循正式与职业化的原则；英文商务信函的语气须体现通情达理，避免过分礼貌与生硬刻薄等，旨在为商务信函以及商务英语写作教学提供有益启示。关键词：LCCI、商务英语、商务英语信函、写作规范、写作技巧1．引言作为最常用的一种

2、商务英语应用文，英文商务信函(BusinessLetters)以书面形式在沟通商务讯息的同时体现一个公司或机构的商务形象。目前中国诸多方面都在与国际标准接轨，因此商务信函的规范得体更为重要。这种能力应该首先通过英语写作课程训练出来。然而在学习商务英语信函写作过程中，有相当一部分学生在构思内容和组织语言时感到吃力，往往是费尽九牛二虎之力拼凑出连自己都不满意的“作品”。从内容与结构上看，经常出现的问题包括：内容考虑欠周全，有些相关细节被遗漏；主次要点顺序不清，逻辑性不强；内容重复或节外生枝，加入不必要的表述；段落过长或通篇内容挤在同一段落完成，缺乏层次感

3、。在语言运用方面比较突出的问题是：滥用词汇或杜撰词汇；句子松散拖沓；语法、句法及拼写错误；语句陈旧、俗套。而在语气或口吻的使用上的主要问题是走极端，即要么毕恭毕敬，过于礼貌。要么理直气壮、生硬刻薄。以上几个方面的问题说明学生对构思商务信函的内容不得要领，暴露了他们的英文语言基本功不够扎实，也反映出学生商务背景知识的欠缺。实际上，商务英语信函写作比文学创作及其它类型的写作更容易些，这是因为商务英语信函的写作有一定的条条框框作为规范，具体说就是在内容结构与语言运用等方面有许多技巧：如果能够掌握这些技巧，商务信函写作就会变得轻而易举、得心应手：近年来，在国

4、外(尤其是欧洲及英联邦国家)盛行的英国伦敦工商会(LondonChamberofCommercea11dIndustry，缩写为LCCI)考试局(ExanlinationBoard)国际性专业资格证书考试在中国推出．其中商务英语写作(Eng—lishforBusiness，缩写为EFB)证书考试课程以其实用性和规范性得到高校学生及在职人员的普遍认可。本文将针对学生在学习商务英语信函写作过程中出现的一系列问题，以LCCI商务英语写作规范为依据，对商务信函写作在内容结构、语言以及语气等方面的技巧进行．g．ei占与分析，旨在为商务信函以及商国外外语教学20

5、00年第1期·31·万方数据务英语写作教学提供有益启示。2．掌握“四部式"段落结构是组织正文内容的关键学生在构思商务信函正文时往往有“纵有千言万语也不知从何说起”之感，这说明他们对商务信函的写作步骤缺乏了解，因而在动笔时不得要领。LCCI商务英语写作教程关于信函正文内容结构的“四部式”(The4一PointPlan，Taylor1993)很值得借鉴。具体说就是信函正文的内容由四个部分构成：即引言一详情一应答一结束语。下面我们分别进行说明：第一部分：引言(Introduction)，说明写信的来由。出于礼貌，商务信函通常通过告知事由或提及彼此前面的联系

6、引出正文，而不是开门见山谈具体事宜，以免唐突与失礼。经常使用的开篇语如下：(1)Iamwritingtodiscuss．．．(2)1wishtodiScumwith／informyou．．．(3)1wouldliketo．．．(4)Ianlinterestedin．．．(5)Referringtoyourletter／ourtelephoneconversation．1wouldliketo．．．(6)Thankyouforyourletterof／dat—ed．．．(7)Yourletterof／dated．．．asbeenpa&sedtohieb

7、y．．．(8)Yourcompanyhasbeenrecommendedtonleby．．．以上“应酬套语”在商务信函中出于礼节被广泛使用，可以让学生放心套用；第二部分：详情(Details)，即详细说明事宜及具体要求。这部分是正文的核心．即进入正题阶段。所涉及的不同事项应按主次顺序分几个段落进行说明；在叙述同一事项时要注意条理与逻辑性。通常把涉及限制、付款、罚款、赔偿等“不大体面”的内容(badnewsinformation)放在最后提及。例如在下而信函的“详情”中，关于记者的采访一事，在告知被采访对象的情况后，说明如何安排采访日程与接待，最后强调

8、了公司关于采访的规定。这样的构思内容顺理成章。第三部分：应答(Response)。这一部分在内容上是第二部分