商务英语信函写作 商务英语信函写作的特点及技巧

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2、　　第９期商务英语信函写作的特点及技巧文／谢勋琪摘　　要：商务英语信函是国际贸易的重要通讯手段。它具有其自身的独特的语言特点。本文论述了商务英语信函写作的特点和常用的写作技巧。关键词：商务英语信函写作；写作特点；写作技巧中图分类号：Ｈ３１５　　　　　　　　　　　　文献标识码：Ａ　　　　　　　　　　　文章编号：１００６－４１１７（２００８）９－０１８６－０１近年来，我国与世界各国的国际商务关系不断地发展深化，商务英语在跨国商务和国际经济活动中的作用也日益突出。在与外商的交往中，从建立业务关系，谈判到合同的履

3、行都离不开商务英语信函。由于外贸交易的双方来自不同的国度，有着不同的文化和社会背景，而且为了各自的利益会据理力争。在这种情况下，如果能够礼貌、含蓄、得体的陈述自己的观点，或是提出请求和建议，就能更容易达到交易双方预期目的。因此，掌握商务英语信函行文的特点和写作技巧就显得非常重要了。一、商务信函概述商务英语信函是进出口业务进展情况的专业性书面记录，是商务人员同世界各地开展进出口贸易时用来洽谈交易、联系业务的一种应用文件，从建立贸易关系到一项交易成功，这期间的大量书面磋商工作都是通过商务英语书信实现的，是对买

4、卖双方权利、义务的规定和解决争端的法律依据。一封完整的英语商务信函包括：信头、信内地址、称呼、正文、结束语和签名六部分。信头的内容包括：发信公司的全称、地址、电话号码传真及Ｅ－ｍａｉｌ地址。信内地址的内容包括收信人的姓名和地址，收信人姓名首字母要大写，地址顺序由小到大，即：门牌、街道乡镇、县市、国名，信内地址置于信头左下角，顶格书写，通常与时间相隔两行。称呼是信函中不可缺少的一部分，位置在信内地址下面隔一行，顶格书写。正文是信函的主体，是全文最重要的部分，商务英语信函注重开门见山、简明扼要，通常采用对方易

5、于接受的表达方式，有时候为了明确要点，会在正文前中央加主题。结束语在正文结束之后空一行的位置书写，相当于汉语书信结尾时所用的“此致敬礼”之类的套话。签名在结束语之后，美式信函置于左下方，英式信函置于右下方，通常占３－４行，第一行是公司名称，第二行是书信执笔人签名，第三行是签名人的职务或所属部门，除签名外一般都是打印。商务信函主要分为四大类，即：信息类信件（包括询问信、通知信、报价信等），劝说性信件（包括推销信、求职信、推荐信等），解决问题类信件（包括索赔信、仲裁信、谢绝信等）以及表示友好意愿的信件（如祝贺

6、信等）。二、商务英语信函的写作特点（一）商务英语信函写作的格式特点：１、信函目的清晰明了。商务英语信函应在开始简明扼要地说明来意。一封使阅信者能够清楚了解写信者意图的商业信件才是真正的有效信件。有时也可在正文部分之前增加标题（Ｓｕｂｊｅｃｔ），信函的标题要概括出其主要内容，让人一看就知道信件内容。２、正文部分层次分明。正文部分是全文的核心。这部分内容、文字多，在行文时，必须紧扣中心，条理井然地展开论述，１８６　　　2008.9.把事情的来龙去或有关事项阐述清楚，语言须有分寸、得体、明确，不可模棱两可。３、

7、处理好开头和结尾。商务英语信函的开头和结尾虽也有所变化，但相对而言，较公式化，有许多习惯用语，内容也比较固定，这些也须一一辨认，把握。信函的开头为引据部分，一般总是简述去信的事由或转述对方来函要点，措辞用语简单得体。结尾部分十分简短，常用惯用性词语，有时可不另起段落。４、控制字数、句子和段落。一般来说，句子的平均长度应为１０－２０字，不能超过３０个词。通常，一个段落不能超过１０行，因为短小的段落更能激励对方读完全文。（二）商务英语信函写作的语言特点：商务英语信函属于应用文体，是一种公文性质的信函，其主要内

8、容涉及公事，交流目的主要在于磋商公务。因此，每一封商务信函都很注重准确、规范、朴素的表达方式，而且具有突出的主体和明确的中心，其语言有着明显的特征。１、长话短说，避免罗嗦。商务信函的句子要简练，但求表达清楚明了，尽可能用单词和短语来表达意思，而不用长句或从句，如用ｓｏｍｅ／ｍａｎｙ不用ａ　ｎｕｍｂｅｒ　ｏｆ，再如用ｇｉｆｔ本身就是免费的、馈赠的，用ｆｒｅｅ　ｇｉｆｔ就显得啰嗦了。２、用词准确严谨。商务信函的本质功能就是传递信息