秘书事务管理 事务37 信息的整理

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1、事务37信息的整理学习目标学习内容课后练习学习目标熟悉信息筛选、分类和校核的内容、方法与要求，能够及时、准确地筛选、分类和校核信息。学习内容信息整理是指对收集到的大量的原始信息进行筛选、分类、校核，使其成为有价值的信息。一、信息的筛选二、信息的分类三、信息的校核一、信息的筛选（一）信息筛选的含义和意义（二）信息筛选的要求（三）信息筛选的方法（四）信息筛选的工作程序（五）信息筛选的注意事项（一）信息筛选的含义和意义筛选就是对收集到的大量信息进行鉴别和选择，判断信息的价值，决定信息的取舍，提取真实、有价值、能满足

2、需求的信息。及时、科学地进行信息筛选，可以有效地提高信息的准确性、时效性和利用效率，避免一些失真、过时、无用信息对相关工作的干扰。【情景案例】【情景案例】秘书钟苗平时非常注意信息的收集保存，凡是工作活动中接触到的各种信息材料都收集起来，存放在抽屉里。日积月累，文件材料、广告、宣传材料、参考书等已经填满了钟苗的好几个抽屉。一天，行政经理找到钟苗要查阅一份市场调查报告，钟苗望着几抽屉的信息材料真有些不知所措，急得满头大汗，翻来翻去却怎么也找不到行政经理要的那份报告。看到这种情景，行政经理对钟苗说：“收集信息是必要

3、的，但不能什么信息都保存。对收集来的信息要筛选出对今后有用的妥善保存，不然你很快就会被‘文山’所淹没。”（二）信息筛选的要求1.及时2.准确3.重大4.新颖5.完整1.及时这是由信息的时效性决定的。由于社会发展瞬息万变，在筛选信息时，信息工作人员一是在思想上要高度重视信息的时效性；二是要注意反映事态发展在时间上的连续性。2.准确所谓准确，就是指信息要真实、全面、客观地反映事物的本质特征。准确是信息的生命，特别是信息中的人名、地名、单位名及有关数据，更是要万无一失。同时，还要看信息内容是否与本企业有紧密联系，有

4、无夸大或缩小甚至弄虚作假的地方，只要有一点疑问，就要查个水落石出，彻底弄清楚。【情景案例】【情景案例】日本广岛大学一名叫田口的医学教授，曾宣称他给一头牛犊装上人造心脏后，被装上人造心脏的牛活了523天，超过了美国创造的记录。但田口的助手说，这头牛实际上只活了两个月。后来田口承认捏造了这一“成果”。3.重大在信息工作中，重大信息主要是指关系到本单位的生死存亡和发展大计的信息。如党中央、国务院、各省、自治区、直辖市等领导机关制定的对本企业有重大影响的方针、政策、决定，对本企业有重大影响的社会突发事件等。【情景案例

5、】【情景案例】某消毒液生产厂家经济效益一般。在广东部分地区发生“非典”疫情时，该生产厂家敏感地预测到市场对消毒液需求量将要大幅度扩大，便积极组织人员进行生产、宣传、促销，在“非典’”期间获得了巨额利润。4.新颖新颖是指信息中所反映的问题或提出的观点有新意。如知名人士和各界群众提出的有价值的新建议；行之有效的新经验；新的市场行情、新的销售渠道、新的行业动态；能预测未来发展变化趋势、为决策提供超前服务的信息。5.完整信息材料对所涉及的问题或事件的性质、处理方案、发展趋势等都要交代得很清楚。（三）信息筛选的方法信息

6、筛选包括鉴别和选择两个部分。1.鉴别2.选择1.鉴别鉴别是对信息资料的真实性、准确性、系统性、适用性等所作的判断和结论。鉴别的方法很多，通常包括以下几种：（1）验算（2）验审（3）核对（4）佐证（5）逻辑分析（1）验算这是最简单、最常用的方法，是对数据进行重新计算或反证验算，以消除误差。（2）验审即对信息收集的方法进行鉴别，倘若方法不正确，信息的可信度就会受到影响。（3）核对主要是依据权威性资料，对原始信息进行对照、比较，消除某些差错。（4）佐证有些信息从其自身一时很难判明其真实性和准确性，需要借助于其他资料

7、或有关方面的知识进行佐证。（5）逻辑分析即对信息内容进行逻辑分析，看其是否有前后矛盾、与实际相悖等疑点。2.选择选择信息的方法通常有：（1）查重法（2）时序法（3）类比法（4）专家评估法（5）老化规律法（1）查重法即剔除内容重复的信息，选留有用信息，以减少其他信息工作环节的无效劳动。当然这种方法也并非一味排斥重复，如果需要，也可以保存一部分重要的信息资料副本，以供一定情况下的多人使用。（2）时序法按时间顺序对信息资料进行取舍。在同一内容的情况下，较新的资料选留，较旧的资料剔除。这样可以使选留的信息在一定时间区

8、间内更有价值，特别是对于来自文献中的信息资料，更需选择时间最近的予以留存。（3）类比法把同类型的信息进行比较，留下信息量大，能反映事物或问题本质的信息，剔除信息量小，不能反映事物或问题本质的信息。当然，有的信息资料虽然信息量并不很大，或者反映事物本质也并不深刻，但可以作为主要信息资料的重要补充，或者对工作有启发作用，也应予以选留，不能一概剔除。（4）专家评估法对于某些专业性、技术性较强的信息，秘书难