秘书事务管理

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1、秘书事务管理介绍倍"公司兹介绍我校***.***两位同志前往贵公司谕谈学生实习事宜，望接洽为此致柑职业技术学院**敬礼（有效期*7＜）写在前面：这个东西一定要对着书上看，不然不会明门的。第一章：口常事务管理（一）第一节：印信管理一：卬章管理1.种类：本单位的印章或钢印；领导人的手章；办公室印章。2.刻制：上级颁发，制定刻制。3.启用：确定时间，提前通知，印模备案。4.保管：A专人保管：政治可靠，工作负责，坚持原则；B确保安全；C防止污损。5.使用：A履行手续：常规和非常规；B监督川印：管印人须对川印内

2、容予以审阅；C用印登记:D正确用印：上不压正文，下骑年盖月，骑缝章、骑页章、避免歪倒斜偏模糊。1.停用：原印、原因、时间、销毁。二：介绍信1.定义：向接洽单位介绍本单位派遣人员姓名、身份、接洽事宜的专用书信。2.格式应具备：接洽人，被介绍人姓名、身份，人数，接洽事宜，冇效期，填写日期。A便函式：川手写或计算机答应带有单位名称的介绍信B.固定式：由出联和存根练组成。如下机公同介绍專（存根）粗公司介第号兹介绍我司等位冋前fE贵公司联系事宜.年月日（有效期天）"职业技术学院♦jj**

3、

4、（仃效期）尺）杯公司

5、介绍信■兹介绍我司等位同志前往贵公司联系事宜.此致敬礼♦**公司年月日（有效期天）1.填写：A固定式两联内容要一致，不得空白、漏填；B便函式要背记，内容也应一致；C不得随意涂改，涂改要加盖公章，严重的要巫新填写;D填写后加盖公章，固定式还需加盖骑缝章；E不开具空白介绍信。1.保管：存根、作废、未用空门的就介绍信要贴在一起以备杳考。2.领用：须领导同意，审批。第二节：邮件管理一、邮件的接收1.邮件的收取：安全、及时，与每天邮政的大体投送时间一致；2.邮件的分拣：重要、紧急、部门、姓名；3.邮件的拆分4•

6、邮件的登记5.邮件的分发二、邮件的发送：1•杳对：姓名、地址、标记、签名、附件；2.登记3.封装4.交寄:索要邮寄收据三、电子邮件的收发1.接收注意事项：A.每天一次；B.分类保存；C.分别处理；D.不明邮件。2.发送注意事项A.认真填写地址A.主题一了然A.邮件保密B.注童礼仪第三节：值班管理%1.值班管理的主要任务：传递信息、來访接待、函电处理、应急事项、确保安全；%1.值班的管理制度：岗位责任、信息处理、保密、交接班、请示报告；%1.值班表编制1.定义：清晰的注明了在某一时间内值班人员信息的表格

7、；2.包含项冃：时间和期限、姓名、地点、带班人姓名、工作内容和要求、交接方法;3.日期值班人值宿人月日姓幺部1J电话姓名部门1・值班时间2.值班地点3.苴他说明4.值班记录：电话、接待记录，值班日记第四节：时间管理1.定义：対时间进行有效的管理和控制，在有限的时间创造出最人的价值；2.时间管理的方法：轻重缓急、有效利用；3.管理时间的工具：工作口志（手工、电子），时间表（年、季、月、周度）；第二章：H常事务管理（二）笫一节：资料整理%1.名片整理1.名片的信息：显性（肉眼可见间的，直观的）和隐形（客观

8、的，揣测的）；2.收集：上司收到的，新名片的两种情况的处理方法;1.整理与保存2.利用：要熟悉自己对名牌的保存方式；%1.简报编发1.编发程序：收集、加工（短平快）、传输、利用；2.编发方法：报头（名称、期数、单位日期）；报文（按语、标题、正文、署名）；尾（范围、份数）。3.写法：按语（说明、捉示、批示）：不可过长，三五行至半页即可；标题：确切，醒tl，简短；正文：报道体、汇编体、总结体，转引体；%1.剪贴簿%1.摘要卡第二节：约会安排%1.基本方法1.分析约会：重耍J1紧急、重要或紧急、不重要不紧急

9、；2.安排时间：以下时间-•般不安排约会：外岀返冋当天，周一•上午或周五下午及节假前后，周末周日，临近下班；3.约会提醍：离开办公室，接近约会，对方同意，填小卡，补充确认；4.约会变更：一般不变更，尽快通知，委婉说明变更原因。%1.注意事项1.上司的时间表；2.时间留有余地；3.保密。第三节：现金管理%1.零用现金的管理1•领取保存；2.支付范围；3建立账簿；4规范使用；5.零用凭单。%1.零用现金的报销第四节：银行业务%1.银行账戸1.分类：基本，一般（无法取现），临时，专用；2.开立；3.变更：撤

10、销原账户后开立新账户；4.撤销。二•常用票据支票：是岀票人签发、委托办理支票业务的银行在见票后无条件支付确定的金额给收款人或持票人的票据。分为：现金、转账、普通支票。%1.银行卡第三章：接待事务管理第一节：前台接待事务%1.接待的准备1.心理准备：以诚待客、主动协助；2.物质准备：环境，用品。%1.接待的程序1.基木环节：甄别客人起到过滤和分流的作用；2.有约接待:迎候、引导（引导在左前，上楼在左后，无人电梯先进后出，有人电梯后进后出，开门客先行，旋门不