《秘书事务管理》讲义

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1、第一.草事务管理任务一：确定涉外礼次序一、基础知识1.涉外接待的原则和要求(1)涉外接待的原则：与国内礼仪相比较，涉外接待屮更为重要的原则是：1)不卑不亢；2依法办唞；3内外有别4;尊粟个人；5女士优先；6入乡随俗。2.礼宾次序：在商务交往的具体实践屮，礼宾次序共冇如下五种常见的排列方法：(掌握)(1)依照來宾所在同家或地区名称的拉丁字母的先后排列次序。适川丁•大型的国际会议或体育比赛。(2)依照来宾的具体身份与职务的髙低来排列先后次序。适用于正式的政务、髙务、科技、学术、军祺交住。(3)依照来宾抵达的具体时间早晚来排列其先后次序。适用于：A.当各国大使同吋参加派

2、驻国的某项活动吋；B.在非正式的涉外活动中亦可采用此种排列方法。(4)依照來宾告知东道主自己决定到访的M体吋间的先后排列其次序。适用于举办较大规模的国际性的招商会、展示会和傅览会。(5)不排列。当上述方法难以应用时，便可采用这种排列方法。(三)礼宾次序确定步骤1.确定礼宾次序方案；(注明这儿种排列方法使用的先后次序)一般习惯是：1)首先按照來宾的身份、职务的高低排列：2)身份相同者，再按国家、地区名称的拉丁字母顺序排列；3)名称的第一个字母相同者，再按某种吋间顺序排列。2.提前通知有关各方：在发邀请函时，应注明礼宾顺序的排列方法。3.按礼宾次序排列座次、名次、出场

3、次序。即礼宾次序应如何具体应用于接待工作。1)按礼宾次序排列座次。2)按礼宾次序排列名次。3)按礼宾次序排列出场次序。任务二安排涉外迎送仪式一.基础知识1.涉外迎送仪式的要求(1)发出邀请：一般由东道国先发出邀请，邀请一般采用书面形式，被邀请奍在接到邀请函后，应及时给予答复，并据此办理冇关的手续。(2)准备工作:在外宾抵达前应做好充分的准备工作：A.搞淸楚来访外宾或代表团的基本情况；B.了解外宾的饮食爱好、宗教禁姑以及是否有其他特殊的生活习惯等，必要吋还可向对方索要来访者血型资料；A.拟订来宾访问円程；I）.安排食宿。（3）善始善终:在外宾抵达吋，由适当的人员前往

4、机场、车站迎接，表示欢迎，并妥善安排各项礼仪程序和活动。1.看装要求:参加迎送仪式的所冇人W，若装要郑重其事，耍穿着正装。（二）、案例分析：（注意在录像中的表现。）某公司接待了一个来访的外国考察团，双方互不相识，秘书应该事先准备好一块脾子，写好米访公司的名称。可是由于没有经验，秘书柳西忽略了这件祺。到了机场大家才想起來，谁也没有带合适的纸。此时客人所乘的6机己经抵达，机上乘客宥的已经出关了。情急之下，柳西想到了广播室。她马上跑到机场广播室请求帮助，通过广播通知客人他们所处的位置。这样主客双方才接上了头。［点评］:涉及活动中的送往迎來工作足细致而fl.重耍的。一个细

5、节的忽略，可能就会带來很大的麻烦，使我们的工作处于被动，甚至被误解。（三）涉外迎送仪仗式的工作步骤：1.确定迎候人准备迎宾的物品;3.见面讲究礼节；1.送行前的拜访;5.安排送行仪式任务三、安排涉外会见会谈和拜访学习目标：1.应该掌扼的主要知识点有：安排涉外会见会谈的要求；涉外拜访的要求。2、在技能上要会安排涉外会见会谈和拜访。一.基础知识1.涉外会见会谈要求：安排会见、会谈的时，对秘书的要求如卞：（1）充分丫解又方的怙况。（2）准备工作耍落实到位。（3）会谈会见吋要做好记录，对客人提出、领导许诺的问题，会后应负责落实，做好后继工作。2.拜访的要求：（1）拜访由秘

6、书先电话联系对方的秘书和随员，双方商定时间。（2）由东道主带领员前去对方下榻的宾馆，到达后应该在大堂里打电话通知对方，不要接上楼去敲对方的门.（3）初次见面，可以不送礼物.（二）、案例分析：某公司接待了一个英国贸易代表团。这次接待活动的主培人是公司的王总经理。在英H公司抵达的当晚，王总经理带领手下接待人员去拜访对方。他们到英M代表团团长的房间门U敲门，团长穿着睡衣开门一看，脸上露出非常意外和尴尬的表怙。团长请他们等一等，然后关上了门。王总理感到很不理解，我们主动拜访，为什么对力’却如此冷谈？［点评］:拜访应该事先约定，不应该作不速之客，让主人猝不及防。当外国人穿着

7、睡衣的吋候，他们是不能接待來访苕的。宾馆的房间S然是主人方面替他们订的，但是当客人入住之后，房间就是他们的私人领地，一般不会在房间M接待访客。史不会穿若睡衣接待访客，所以在拜访前应该预约地点和时间。（二）会见、会谈的工作程序（掌握）能安排会见会谈的座次以及迎送客人的礼仪。/背景资料约定一通知有关事项一准备工作一会见场所布置一会谈一结束人员安排会见会谈程序示意图1.约定。2通知对方冇关事项。2.准备工作。1)了解背景资料。2会见会谈的地点选择、布置与检奔。3人员安排。会见的座次安排：安排在会客室或办公室，席次或主宾各坐一边；或穿插而也，分别作陪。兵体安排是：主宾席

8、、主人席安