国家秘书资格证考试事务管理培训讲义

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1、国家秘书资格考证培训事务管理讲授：文学院秦莲红电话：0773-2814801电子邮件：qlhng@163.com事务管理一、办公环境管理二、办公室日常事务管理三、办公用品和设备管理四、信息管理一、办公环境管理办公环境，或称办公室环境。广义是指一定组织机构的所有成员所处的大环境。狭义是指一定组织机构的秘书部门工作所处的环境。办公环境包括硬环境、软环境两大要素。硬环境包括办公室（含会客室、接待室）内的空气、光线、颜色、办公设备及室内布置等外在条件。要求：1、在会客室或办公室摆放一些鲜花或绿色植物；2、做好室内通风和温湿度的

2、调节；3、防止光线太弱或过强；4、保持室内整洁和安全。（1）保持台面、地面、办公设备、家具、窗帘、墙壁及门窗等处清洁；（2）保持办公桌面整洁、美观，不放置个人生活用品；（3）电话按键与听筒及电脑键盘经常用酒精消毒；（4）保持电脑、电话等办公自动化设备的线路安全整齐；（5）及时清理来访者用过的茶具并重新摆好;（6）报刊、资料、文件要及时分类整理，文件夹要贴上标签，保密文件和不常用文件应放置于文件柜中；（7）下班前检查电脑等是否关闭电源，抽屉、文件柜、门窗是否锁好。软环境包括秘书等工作人员的个人素养，团队的工作气氛，人与人

3、之间的协作精神等内在因素。学习目标：1、布置办公室方法；2、了解办公环境安全隐患；3、掌握排除隐患方法；4、正确选择办公的模式；5、合理进行办公室的布置。情景叙述宏远公司总经理助理高叶办公室，电脑和打印机摆放有序。高叶着便装坐在办公桌前办公。办公桌上摆放着电话、名片盒、通讯录和零乱的文件、文件夹，身后的椅子上也摆放着一堆文件。根据以上情景叙述，我们可以对高叶的工作环境、出如下判断：1．办公室内缺少绿色植物，错；2．办公室内环境自然，能用窗帘遮住强光，对；3．将电脑、打印机等用电设备放置在一起，便于电源接线和管理，对

4、；4．办公桌未加整理，桌上、椅子上堆放文件，错；（一）合理布置办公室1、布置办公室的基本要求P1072、布置办公室的三大原则P1083、办公室布置的具体要求P109（二）营造健康、安全的办公环境一个良好的工作环境，有利于组织的对外形象塑造，有利于提高秘书的工作效率。在维护和建设良好的工作环境中，要遵循“安全第一，预防为主”的方针。1．安全检查内容P1121）识别隐患并在职权范围内排除；2）发现工作场所有异常情况或险情，应向行政主管报告；3）发现设备故障，应填写“设备故障登记表”；发现隐患，应填写“隐患记录表”。2．办

5、公环境中常见隐患1）离开办公室前不锁门；2）光线不足或光线耀眼；３）拖曳的电话线或电线；４）灭火器前堆放物品。5）挡住通道的纸箱、家具或其它物件。３、健康、安全办公环境的基本要求P114注意：1）安全检查包括办公环境和办公设备两部分。2）区分“隐患记录及处理表”和“设备故障表”的使用。单项选择题办公室中适合的温度应该在（）。Ａ．16－20℃Ｂ．18－22℃Ｃ．20－25℃Ｄ．22－28℃答案：Ｃ多项选择题健康、安全的办公环境的基本要求包括（）。A．建筑坚固安全B．室内光线充足C．饮水符合健康D．座位空间适当答案：ABC

6、D多项选择题秘书在进行安全检查时，如果发现隐患，以下描述正确的是（）A．自己负责给予解决B．在职责范围内排除危险或减少危险C．只要发现隐患，立即报告相关人员，跟进，直至解决D．自己能解决，视为自己的职责答案：BC多项选择题办公环境和办公设备出现不安全的隐患时，秘书应填写（）A．《隐患记录及处理表》B．《事故情况调查记录表》C．《工伤情况报告表》D．《故障记录及处理报告》答案：AD多项选择题办公室的光线应达到的要求是（）。A．局部照明清晰B．灯光不闪烁C．光线直射计算机屏幕D．向阳的窗户安装窗帘答案：ABD多项选择题办公

7、室中的安全隐患有（）A．办公室摆放档案柜B．地面上有电话线拖曳C．站在旋转椅上取东西D．消防栓放置在文件柜后答案：BCD（三）正确选择办公的模式1、办公模式的种类（1）在家工作：适合于研发部门科技人员以及与客户接触较少的人员。（2）远程工作：作为提供灵活工作时间和激励员工的方式。安排弹性时间要注意避免节假日前夕或周末下午出现无人现象。可采用手工签到、机器计时、刷卡、记录日志等形式记录员式工作时间。（3）虚拟办公室（4）临时办公室（5）弹性时间（6）兼职工作：兼职的期限、任务、费用，要以合同形式确立。（7）合同工作（8）

8、交叉（交替）工作（9）项目团队2、导致办公模式变化的原因（1）办公场地费用过高；（2）城市交通拥挤；（3）通信技术改变；（4）企业自身发展需灵活聘用人员；（5）企业竞争加剧需压缩人工成本；（6）企业组织结构改变；（7）人们最大发挥潜能的需要。单项选择题目前许多企业常用来激励员工的模式是（　　）。Ａ．弹性工作时间Ｂ．集中工作Ｃ．远程