秘书事务管理 事务39 信息的开发利用和反馈

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1、事务39信息的开发利用和反馈学习目标学习内容课后练习学习目标熟悉信息开发、利用与反馈的内容、方法与要求，能够及时、准确地开发、利用和反馈信息。学习内容一、信息的开发二、信息的利用三、信息的反馈一、信息的开发（一）信息开发的特性（二）信息开发的类型（三）信息开发的方法（四）信息开发的主要形式（五）信息开发的要求（六）信息开发的工作程序（一）信息开发的特性信息开发是对现有信息进行全面挖掘、综合分析、概括提炼，以获得新的高层次信息的过程。信息开发具有多次性。一般物质资源经过消耗就可能丧失其功效，而信息具有共享的特性，它可

2、以存储，可以被多次传输利用，能够不断地补充、完善和扩散，还可以进行综合和归纳，成为可增值的资源。（二）信息开发的类型按照对信息加工的层次分，可分为一次信息开发、二次信息开发和三次信息开发。一次信息开发，主要是将无序信息转变为有序信息，提高信息的利用率，如剪报、外文文献编译。二次信息开发，是对一次信息进行加工整理后而形成的新信息，提供信息线索，便于人们对信息进行概括了解,如目录、索引等。三次信息开发，是在一次、二次信息的基础之上，通过分析概括而形成更深层次的信息,如简讯、调查报告等。（三）信息开发的方法1.汇集法2.

3、归纳法3.纵深法4.连横法5.浓缩法6.转换法7.图表法8.对比法1.汇集法这种方法是围绕一个主题，把一定范围内的有关资料有机地汇集在一起，以全面反映某一现象的基本状况。汇集法在信息资料数量多、反映面较宽的时候较为适用，比如反映一个地区或整个国家某一方面的情况时，可采用汇集法。2.归纳法这种方法是将反映某一主题的信息资料集中在一起，加以系统地综合归纳，以便完整地、清晰地说明某一方面的工作动态。归纳法要求加工者有较强的逻辑思维能力和文字表达水平，防止信息资料在归纳中产生变异。3.纵深法这种方法是从“纵”的方面，按原始

4、信息资料提供的某一主题层层逼近，或按某一活动的时间顺序，或按某一事件的历史进程，逐步深入，搞清问题的来龙去脉。这种方法既需要利用各种最新的信息资料，也需要充分利用早已贮存的信息资料，通过对比分析来揭示某一事物发展变化的特征。4.连横法这种方法是按照某一主题的需要，把若干个不同来源的原始信息资料从横的方面联系起来，作出比较分析，形成一个新的信息资料。采用这种方法应注意的是：来自不同方面的信息要具有一定的同质性，否则就不可比，同时还应注意选择最能说明主题的信息资料。5.浓缩法浓缩法就是通过压缩信息资料的文字篇幅，以达到

5、凝练主题、简洁行文的目的。用浓缩法时，首先要使主题集中，即一篇信息资料中只表达一个中心思想，阐明一个观点，不能贪大求全；其次要压缩结构，减少层次段落，删去多余的过渡照应；再次要凝练语言，选用最精辟的词语来简明扼要地表达深刻的含义。当然也应注意不能只求语言的高度凝练而影响主题的表达。6.转换法这种方法是把一个人们比较生疏的信息表达方式转换成一个人们比较熟悉的信息表达方式。转换法通俗、形象，给人的印象特别深刻。使用转换法要注意两点，一是要找出合适的转换对象，转换对象之间要有可比性；二是转换对象要通俗、易懂，不能越转换越

6、深奥，使人不得要领。7.图表法这种方法是把原始信息资料中有一定规律性的数据制成图表，使人一目了然，既便于传递，也便于利用。8.对比法也叫比较法，就是把信息数据从横向和纵向两个方向进行比较，以突出地反映出事物的数量变化特征。纵的比较，就是对某一事物自身发展的今昔对比；横的比较，就是将某一事物的某一阶段的发展状况与同类事物同阶段的发展状况相比较。例如，我国2004年拥有的电话数量和世界其他国家电话数量进行比较，这是横向比较；还可将2004年我国的电话数量和我国以往年份的电话数量进行比较，这是纵向比较，从中显示出我国电话

7、的发展速度。（四）信息开发的主要形式1.剪报2.信息资料册3.索引4.目录5.文摘6.简讯7.调查报告1.剪报剪报是根据市场需求，选择不同的专题，确定时间周期，对报刊资料中有价值的信息进行选取、组合、编辑、传递等工作。剪报属于一次信息开发，开发成本相对较低，获得信息量较多，但信息零散，有的信息缺乏时效性、可靠性。2.信息资料册就是把某一行业或某一产品的有关资料汇集起来供人们参考使用，以便于人们了解有关行业、产品的历史与现状，属于一次信息开发。3.索引索引是一种查找信息题名、出处等有关事项的检索工具，由一系列按字顺排

8、列的词目组成，属于二次信息开发。信息资料索引有篇目索引和内容索引。篇目索引用于指明信息的出处；内容索引摘录信息中的事件、人名、地名等，分别按顺序排列，并指明其出处。4.目录目录依据信息的题名编制而成，是对相关信息的系统化记载及内容揭示，包括分类目录、专题目录、行业目录、产品目录等多种形式，属于二次信息开发。5.文摘文摘就是指对信息的重要内容进行简明扼要地摘录