秘书事务管理 事务27 办公用品管理

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1、事务27办公用品管理学习目标学习内容课后练习学习目标了解办公用品的种类及相关常识，掌握办公用品的发放程序、库存管理和采购方法，能够独立完成办公用品管理工作。学习内容一、常用办公用品二、保管办公用品三、发放办公用品四、采购办公用品一、常用办公用品（一）纸簿类（二）笔尺类（三）小型装订用品类（四）归档用品（五）办公设备专用易耗品（一）纸簿类A4、B5等类型办公用复印纸，带发文机关标识的信笺纸，普通白纸，复写纸，便条纸，大、中、小普通信封和开窗信封，横格笔记本，速记专用本等。【小贴士】纸张的规格【小贴士】纸张的规

2、格国际标准规格国内标准规格复印纸的常用规格国际标准规格A系列：整幅（A0）的幅面尺寸为841mm×1189mm，幅面面积为1㎡；B系列：整幅（B0）的幅面尺寸为1000mm×1414mm，幅面面积为2.5㎡；C系列：整幅（C0）的幅面尺寸为917mm×1279mm，幅面面积为2.25㎡；把A（B、C）系列的整幅纸张沿长边连续对折n次，得到的幅面大小便是A（B、C）n。如将A0纸张沿长边对开成两等分，便成为A1规格，将A1纸张沿长边对开，便成为A2规格，依此类推。国内标准规格国内标准规定，按照纸张幅面的基本面

3、积，把幅面规格分为标准全张（1K）和大度全张（1K）。标准全张（1K）：787mm×1092mm，光边后780mm×1080mm；大度全张（1K）：898mm×1194mm，光边后882mm×1182mm；把标准全张或大度全张的整幅纸张沿长边连续对折n次，得到的幅面大小便是2nK或大2nK。复印纸的常用规格复印纸的幅面规格只采用A系列和B系列。其中A3、A4、A5、A6和B4、B5、B6这7种幅面规格为复印纸常用规格。（二）笔尺类中性笔、圆珠笔、钢笔、铅笔、荧光笔、记号笔、白板笔、橡皮、各种尺子、修正液等。

4、【小贴士】中性笔【小贴士】中性笔中性笔是近年来刚刚兴起的一种书写工具，由于它书写流利、使用方便、价格便宜等特点，深受广大使用者的喜爱。之所以被称为“中性笔”，是因为这种笔内装载的液体既不同于钢笔内的水性液体，也不同于圆珠笔内的油性液体，而是一种有机溶剂。这种有机溶剂，其粘稠度比油性液体低、比水性液体高，书写的时候，墨水经过笔尖，便会由半固态溶剂转变成液态墨水。中性笔的最大优点就是每一滴墨水均使用在笔尖上，墨水流动顺畅而稳定。中性笔起源于日本，1988年日本PENTEL株式会社研制成功被称为“HYBRID”的

5、产品，中性笔由此宣告诞生。国内有名的中性笔厂家有：广州的真彩、青岛的白雪、义乌的晨阳、中韩合资的晨光……（三）小型装订用品类大头针、曲别针、剪刀、打孔机、订书机、订书钉、橡皮筋、胶带、起钉器等。（四）归档用品各种文件夹、档案袋、收件日期戳等。（五）办公设备专用易耗品打印机色带、修正液等，复印机碳粉、墨盒等，计算机数据存储用的光盘等。二、保管办公用品（一）安全科学存放（二）库存控制（一）安全科学存放办公用品的保管应满足以下要求：1.保存空间安全宽敞2.物品摆放规范清晰3.保存环境符合要求1.保存空间安全宽敞根

6、据单位对所需物品储存量的大小科学确定储藏间的面积或物品柜的大小与数量。储藏间或物品柜要上锁，以保证安全，减少丢失。2.物品摆放规范清晰各类物品要清楚地贴上标签，标示类别和存放地，以便能迅速找到物品。新购进物品要置于原有物品的下面或后面，以保证先购入的物品先发放，避免物品因过期而不得不销毁。体积大、分量重的物品要放在最下面，以减少从架子上取物时发生事故的危险。体积小、分量轻、领用频率高的物品，如订书钉等，应放在较大物品的前面，以便于查找。3.保存环境符合要求储藏间要有良好的通风，房间内要保持干燥，以保证所存物

7、品不受潮，不变质。储藏间内还应有良好的照明，以便容易找到所需物品。（二）库存控制1.库存控制的作用2.库存控制参数3.库存控制卡1.库存控制的作用（1）减少资金占用（2）充分利用空间（3）监督物品使用（4）保持充足库存（5）及时发现缺损（6）支持会计核算2.库存控制参数科学合理地控制库存，需要掌握以下三个参数：（1）最大库存量（2）最小库存量（3）再订货量（1）最大库存量最大库存量是为防止物品超量存储而保存该项物品的最大数量，库存物品的数量在任何时候都不能超过这个最大量。最大库存量的确定可以使资金不被过多地

8、滞压在库存物品上，能够节约宝贵的库存空间，并使库存物品及时得到利用。最大库存量的确定要综合考虑费用、存储空间和保存期限等因素。（2）最小库存量最小库存量是为防止物品消耗断档影响组织正常运营而保存的该项物品的最小数量，当库存余额达到这个水平，必须采取紧急行动检查是否已经订货，并与供应商联系，确定可以接受的交货时间。如果还未订货，则应向供应商紧急订货，以保证在最短的时间内购入所需物品。（3）再订货量再订货量也称重新订