秘书事务管理之办公用品管理.ppt

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1、事务管理办公用品管理事务管理——复习指导要点四、办公用品与设备的使用与管理1.知识要点学习者应了解各类办公设备的分类与功能，理解各类办公设备的基本工作原理，掌握各类设备使用的注意事项。2.技能要点学习者应能够采购、接收、发放、管理办公用品与设备，能够操作各类办公设备并且进行简单故障的排除。事务管理——命题思路四级技能复习指导重点1.制定接待工作计划；2.安排迎送来访团体；3.安排来访者食宿、交通、行程；4.安排来访者的参观、娱乐活动；5.布置办公室；6.检查办公室环境的安全状态；7.提出办公室安全隐患的处理

2、意见；8.管理印信；9.安排值班工作；10.管理零用现金及报销工作；11.办理上司临时交办事项；12.做好文字记录工作；13.编制工作时间表，管理工作日志；14.订购、接收、管理办公用品；15.使用扫描仪、数码相机、刻录机、摄像机等；16.对信息进行收集、筛选、分类、传递和保管。1、秘书记录库存卡的目的：A、可以准确地估价库存办公用品金额B、可以监督员工使用办公用品的情况C、可以减少资金被不必要的库存占用D、可以保证库存物品充足，保证供应2、秘书常用的装订类办公用品有A、收件日期戳B、打孔机C、标签纸D、磁

3、盘盒3、为安全起见，较重的裁纸刀最适宜摆放在办公用品存储柜（）A、柜顶上面B上层隔板上C下层隔板上D前面地上4、秘书购货时收到供应商的发票后，应注意将发票上的信息与（）相对照。A、入库单B、订货单C交货单D估价单ABCDBCABC事务管理——试题解析事务管理——试题解析办公用品与设备的使用与管理单项选择题示例2——“工作程序”或“操作步骤”模块制定采购预算方案首先要（）。（A）确定采购产品的种类及型号价格（B）编写预算方案（C）确定预算的核算基数（D）征求意见，完善方案c实务操作题公司拟任命小张兼管办公用

4、品的发放和管理工作，请您告诉小张下面两个问题：1、办公设备和办公用品的进货手续2、办公设备的办公用品的库存管理方法。ABCDBC1、进货手续1）核对订货单，无误后付款2）将进货数输入库存卡，更新库存余额3）按规定存放设备及用品4）订立发放制度，确定发放人2、库存管理办法1）柜子上锁2）分类摆放，贴上标签3）先进先出，按序摆放，避免过期4）大而重的放下层，小而轻的放上层5）通风、干燥、明亮6）进货卡、出货卡、库存卡一致认识办公用品如果你是一家新公司的办公室主任，请你列出本公司需采购的办公用品清单，并进行分类。

5、思考1、纸簿类2、笔尺类3、装订类4、归档用品5、办公设备耗材6、设备类思考为什么要设置办公用品库存办公用品库存控制作用1、保证大量的资金不被不必要的库存占用2、保证空间不被用来存储不必要的货物3、监督个人和部门对物品的使用4、保持充足库存，以保证组织的顺利运作5、监督任何偷窃和破坏造成的损失6、可利用准确的库存进行估价。核算基数就是要确定采购费用总额传统预算法零基预算法如何确定预算的核算基数？获得办公用品使用权的方式购买租用直接购买电话订购传真订购网上订购办公用品采购流程申请审批招标签合同入库付款选择供应

6、商订货单交货单入库单申购表订货单交货单1、价格、费用2、质量、交货3、服务、位置办公用品的申请和订货1、由需要购买货物的人填写公司内部的《采购申请单》，说明需要货物的理由和细节，经过部门领导批准后交给采购人员2、由采购人员通过《办公用品订购单》向供应商发出购买需求，各供应商会返回对应的报价单经过采购人员的比较、筛选，填写正式订购单并签字，说明订购货物的详细情况，发送给选定的供应商，该订购单需要公司高级主管签字批准，并复制一份给财务部，做为付款的通知。办公用品订购单风光旅游公司序号名称规格品牌数量单价总计12

7、34567合计制表人：审核：核准：3、当收到供应商的货物后，要对照供应商的交货单和自己的订货单检查货物，查明货物的数量、质量应当符合要求，将签收后的交货单送财务部4、采购人员根据收到的货物填写入库单，货物入库，库房人员要签字表示货物进库。5、财务部收到发票后，对照《交货单》、《入库单》和《订单》，三单货名、数量应当相符，经财务主管签字核准，总经理批准后付款。6、接收的每一类货物的详情，应输入到《办公用品库存卡》的接收项目中。7、接收后，要及时更新库存余额。8、将接收的货物按照办公用品存储规定存放好9、订立物

8、品发放制度，确定物品发放人。办公用品的入库第三节办公用品管理与发放1、保证资金不被不必要的库存占用2、尽可能节省库存空间3、监督个人和部门的使用情况4、维持一定的库存以保证组织的顺利运作5、如有办公用品方面的资产损失，可利用准确的库存估价6、监督任务偷窃和破坏造成的损失进行库存管理有什么作用？思考：如何更好对办公用品进行管理？1、储藏间或物品柜要上锁，保证安全2、新物品置于旧物品下面或后，领用时遵守先进先出的原则