秘书_事务管理_时间管理.ppt

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1、事务管理有效时间管理学习重点如何夸越时间陷阱运用时间表进行管理编制并管理本人和上司的工作日志1.要事第一ABCD法则办事的优先次序2.以终为始是必须要做的吗？不完成会怎样？是自己想要的吗？和目标直接相关吗？回报及收益高吗？3.学会说“NO！”1.耐心倾听2.如无法当场决定则要告诉他你要考虑多长3显示慎重.4.表情应和颜悦色5.态度坚定3.学会说“NO！”（续）6.指出拒绝的理由7.拒绝的是请托而不是他8.如有可能为他提供其他可行途径9.切忌透过第三者来拒绝4.如何对付不速之客1.不要采行无条件的‘门户开放政策’2.授权秘书对约会事宜作初

2、步之安排3.授权秘书甄别并拦截来客。4.规定接见部属之时间。4.如何对付不速之客（续）6.在办公室外接见外界不速之客。7.站立会客。8.让秘书控制会谈时间。限时面谈。10.宁可提早上班，但不要延迟下班。11.定期与部属会面。5．如何减少冗长会议会议前会议中会议后6．办公桌上的“5S”运动整理废纸篓的作用文件存档系统“各就各位”的摆置集中精力做一件事不要总是重复处理同一文件不要为了表面的整洁而塞入一处下班前的清理整理整顿清扫清洁修养四、时间管理矩阵图·危机·紧急的问题·有限期的任务、会议准备事项·准备事项·预防工作·价值观的澄清·计划关系

3、的建立·真正的休闲充电·授能自主管理·干扰，一些电话·一些信件、报告·许多紧急事件·许多凑热闹的活动·细琐、忙碌的工作·一些电话·浪费时间的事·“逃避性”活动·无关紧要的信件·看太多的电视不紧急紧急重要不重要ABCD五、时间管理的工具工作中,有哪些工具可以用来管理时间?1、时间表2、闹钟3、效率手册4、商务通5、值班表时间表有哪些种类呢？（电子表格）年度计划表月度计划表季度计划表周计划表日程表工作日志编制日程表时应注意以下事项：1、注意轻重缓急2、预约3、留有余地4、内外兼顾5、行踪保密6、提高效率7、领导同意日程安排表工作条理性训练

4、周一上班,行政助理小李需要完成以下工作:1、给某客户打电话，与对方联系自己的领导下周四将与他约会的事宜；2、为下午部门经理会议复印所要讨论的报告及会议日程表，每人一份（8人，每份10页）3、向人资部门写报告，申请今年的休假。4、复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方5、拆封、分类和传递今天收到的邮件6布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡7、为上司预定周末去天津的火车票8、将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备存，原件放置文件传阅夹中给部门同事传阅9、做这些事的同时，他还接待了3位访客，接了数个电话他迅速地开始工作，弄得手忙

5、脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。你帮他出出主意，该如何处理这种情况？编制时间表的注意事项1、尽可能归为一页，并标出时间段2、表内包括日期、时间、活动内容、地点、备注等3、当计划变动时，应及时变更计划表4、认真细致、主动沟通、留有余地5、领导一份、本人留存一份6、用简明的文字将信息填入表格，包括内容等2006年6月5日（下周三）公司总部副总裁王明一行五人将来我公司视察。视察内容包括：听本公司领导叙职（上午9：00-11：00在公司主楼第二会议室）中午11：30-12：30在公司宾馆餐厅海王星厅就餐，我公司陪同人员有我公司经理、副

6、总经理（共二人）、办公室主任、公关部部长，经理秘书纪颖，共6人；出席本公司科技人员获国家科技奖表彰大会（15：20—16：20在本公司礼堂举行，下午13：30—15：00）；检查实验大楼的建设情况（15：20—16：20在工地现场）；晚餐在17：00—19：00举行（地点同中午）。请列出工作日志。实战演练管理日志星期三工作日志的管理（秘书个人）1、提前了解上司工作和活动的信息，并填入日志，第二天一早再次确认2、填写的信息要清楚、方便阅读，保持日志整洁，可用彩笔做记号3、信息完整，标明活动的时间、地点、姓名、联络等。4、及时更新，并告知上

7、司变化。5、提醒上司执行计划。2、工作日志填写的信息内容（秘书）上司的各项活动需要秘书协助的准备的事宜：发言稿、会议议程、订机票；草拟的合同和订餐上司交办的工作：签字仪式联系地点、媒体自己职责中应做的工作、活动：工作总结、参加值班1、工作日志填写的信息内容（上司个人）上司参加的内部会议、活动情况：记清时间、地点、内容接待人员：来访者的姓名、单位、时间上司参加的外部会议和活动：时间、地点、细节、对方的联络方式上司的个人安排：看病等上司私人的信息：亲属的生日，并提醒实战演练完成P148的工作实务题3时间工作内容9：00部门会议，4楼412室

8、，带相关文件资料10：0011：00确认所订的上司与客户的午餐12：00午餐前，将3位应聘人的资料分关有关人员13：00确认面试地点在315房，摆桌椅，准备相关资料14：00-15：00面试人员，每人用时3