秘书理论与实务课件赵志强 ISBN9787566306609 PPT秘书_事务管理_时间管理.ppt

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1、事务管理有效时间管理学习重点如何夸越时间陷阱运用时间表进行管理编制并管理本人和上司的工作日志1.要事第一ABCD法则办事的优先次序2.以终为始是必须要做的吗？不完成会怎样？是自己想要的吗？和目标直接相关吗？回报及收益高吗？3.学会说“NO！”1.耐心倾听2.如无法当场决定则要告诉他你要考虑多长3显示慎重.4.表情应和颜悦色5.态度坚定3.学会说“NO！”（续）6.指出拒绝的理由7.拒绝的是请托而不是他8.如有可能为他提供其他可行途径9.切忌透过第三者来拒绝4.如何对付不速之客1.不要采行无条件的‘门户开放政策’2.授权秘书对约会事宜作初步之安排3.授权秘

2、书甄别并拦截来客。4.规定接见部属之时间。4.如何对付不速之客（续）6.在办公室外接见外界不速之客。7.站立会客。8.让秘书控制会谈时间。限时面谈。10.宁可提早上班，但不要延迟下班。11.定期与部属会面。5．如何减少冗长会议会议前会议中会议后6．办公桌上的“5S”运动整理废纸篓的作用文件存档系统“各就各位”的摆置集中精力做一件事不要总是重复处理同一文件不要为了表面的整洁而塞入一处下班前的清理整理整顿清扫清洁修养5S管理起源于日本，是指在生产现场中对人员、机器、材料、方法等生产要素进行有效的管理，这是日本企业独特的一种管理办法。“5S”是整理（Seiri

3、）、整顿（Seiton）、清扫（Seiso）、清洁（Seikeetsu）和素养（Shit-suke）这5个词的缩写。因为这5个词日语中罗马拼音的第一个字母都是“S”，所以简称为“5S”，开展以整理、整顿、清扫、清洁和素养为内容的活动，称为“5S”活动。5S管理的含义它的具体类型内容和典型的意思就是倒掉垃圾和仓库长期不要的东西。■整理就是区分必需和非必需品，现场不放置非必需品：△将混乱的状态收拾成井然有序的状态△5S管理是为了改善企业的体质△整理也是为了改善企业的体质■整顿就是能在30秒内找到要找的东西，将寻找必需品的时间减少为零：△能迅速取出△能立即使用

4、△处于能节约的状态■清扫将岗位保持在无垃圾、无灰尘、干净整洁的状态，清扫的对象：△地板、天花板、墙壁、工具架、橱柜等△机器、工具、测量用具等■清洁将整理、整顿、清扫进行到底，并且制度化；管理公开化，透明化。■修养对于规定了的事，大家都要认真地遵守执行。△典型例子就是要求严守标准，强调的是团队精神△养成良好的5S管理的习惯四、时间管理矩阵图·危机·紧急的问题·有限期的任务、会议准备事项·准备事项·预防工作·价值观的澄清·计划关系的建立·真正的休闲充电·授能自主管理·干扰，一些电话·一些信件、报告·许多紧急事件·许多凑热闹的活动·细琐、忙碌的工作·一些电话·

5、浪费时间的事·“逃避性”活动·无关紧要的信件·看太多的电视不紧急紧急重要不重要ABCD五、时间管理的工具工作中,有哪些工具可以用来管理时间?1、时间表2、闹钟3、效率手册4、商务通5、值班表时间表有哪些种类呢？（电子表格）年度计划表月度计划表季度计划表周计划表日程表工作日志编制日程表时应注意以下事项：1、注意轻重缓急2、预约3、留有余地4、内外兼顾5、行踪保密6、提高效率7、领导同意日程安排表工作条理性训练周一上班,行政助理小李需要完成以下工作:1、给某客户打电话，与对方联系自己的领导下周四将与他约会的事宜；2、为下午部门经理会议复印所要讨论的报告及会

6、议日程表，每人一份（8人，每份10页）3、向人资部门写报告，申请今年的休假。4、复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方5、拆封、分类和传递今天收到的邮件6布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡7、为上司预定周末去天津的火车票8、将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备存，原件放置文件传阅夹中给部门同事传阅9、做这些事的同时，他还接待了3位访客，接了数个电话他迅速地开始工作，弄得手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。你帮他出出主意，该如何处理这种情况？编制时间表的注意事项1、尽可能归为一页，并标出时间段2、表内包括日期、时间、活动内容、地

7、点、备注等3、当计划变动时，应及时变更计划表4、认真细致、主动沟通、留有余地5、领导一份、本人留存一份6、用简明的文字将信息填入表格，包括内容等2006年6月5日（下周三）公司总部副总裁王明一行五人将来我公司视察。视察内容包括：听本公司领导叙职（上午9：00-11：00在公司主楼第二会议室）中午11：30-12：30在公司宾馆餐厅海王星厅就餐，我公司陪同人员有我公司经理、副总经理（共二人）、办公室主任、公关部部长，经理秘书纪颖，共6人；出席本公司科技人员获国家科技奖表彰大会（15：20—16：20在本公司礼堂举行，下午13：30—15：00）；检查实验大

8、楼的建设情况（15：20—16：20在工地现场）；晚餐在17：00—19：00举