秘书理论与实务课件赵志强 ISBN9787566306609 PPT3 1办公用品和设备管理.ppt

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1、办公室用品和设备管理4.1办公用品的管理办公用品的具体分类有：一是纸簿类消耗品：A4、B5等办公复印纸、信纸、信封、笔记本、直线纸、复写纸、卷宗、标签纸二是笔尺类消耗品：铅笔、刀片签字笔、橡皮擦、夹子、胶水、胶带、钢笔、打码机、姓名章、日期章、日期戳等。三是装订类消耗品：大头针、图钉荧光笔、修正液、电池、剪刀、美工刀、订书机、打孔机.四是办公设备耗材：打印机墨盒、色带、计算机磁盘、空白光盘等。4.1.1办公用品的采购与进货1.通常采购办公用品的程序（1）由需要购买货物的人填写公司内部的“购买申请表”并签字.

2、（2）由采购人员向供应商发出购买需求信息，各供应商会返回对应的报价单或估价单，经过采购人员比较、筛选，填写正式订购单并签字，说明订购货物的详细情况，发送给选定的供应商，该订购单需要授权人，即公司高级主管签字批准，同时要复制一份给会计部门，表示开始购货，准备付款。4.1办公用品的管理（3）当收到供应商的货物后，要对照供应商的交货单和自己的订购单检查货物，查明货物的数量、质量应当符合要求，将签收后的交货单送会计部门。（4）采购人员要根据收到的货物填写入库单，货物入库，库房人员要签字表示货物进库。（5）会计部门收

3、到发票后，对照交货单、入库单和订购单，三单货名、数字应相符，经财务主管签字批准，支付款额或支票。4.1办公用品的管理2.选择供应商选择办公设备及用品供应商时要在以下几方面对其进行比较：（1）价格和费用（2）质量和交货（3）服务和位置（4）安全和可靠性4.1办公用品的管理3.办公设备和易耗品的订购方式办公设备和易耗品的订购方式通常有以下几种：（1）直接去商店购买公司所需要的办公用品（2）电话订购（3）传真订购（4）因特网服务4.1办公用品的管理4.办公设备及办公用品的接收程序（1）先用订货单和通知单核对对方交

4、付货物时出具的交货单及货物；（2）发现数量不对，应立即通知采购部门联系供应商；（3）接收数量的出入也应通知采购部门，以按真实数量支付货款；（4）接收的每一类货物的详情，应输入到办公用品库存卡的接收项中；（5）接收后，要及时更新库存余额；（6）将接收的货物按照办公用品存储规定存放好；（7）订立物品发放制度，确定物品发放人。4.1办公用品的管理4.1.2办公用品的库存保管与发放1.库存控制概述（1）库存控制卡的内容项目——库存项目应准确描述，包括大小、颜色和数量，例如A4白文件纸。单位——货物订购、存储和发放的

5、单位，例如令、盒、包等。库存参考号——给每一库存项编号，经常与存放位置相联系。4.1办公用品的管理最大库存量——最大量库存是以防物品超量存储而保存的该项物品的最大数量，库存物品的数量在任何时候都不能超过这个最大量。再定货量——当库存余额达到这个水平，必须订购新的货物来使余额达到最大库存量，通过考虑多少物品需要能保证业务的运行、平均使用量、物品交货的时间长短来确定这个数字。4.1办公用品的管理最小库存量——最小量库存是以防物品全部被消耗完而保存的该项物品的最小数量，这样能够保证购买者在所有物品用完之前有充分的

6、时间补充库存量。日期——必须记录所有行动的日期。接收——记录所有接收信息，包括发票号和供应商的名字。发放——记录清楚发放物品的数量，所发放物品的申请号和物品发给的个人/部门。余额——在每一次处理后计算物品库存余额。4.1办公用品的管理（2）库存控制的必要性（3）库存控制的作用1）精确库存数量并防止被盗。2）确保所需物品的充分供应。3）将库存物品所占的空间减到最小。4）避免物品被破坏或因过期而作废。4.1办公用品的管理2.登记库存目录一个库存目录应该包含以下信息：（1）库存目录系列序号；（2）财产描述；（3）

7、财产消耗；（4）供应商名称；（5）接收日期；（6）存放位置。4.1办公用品的管理3.物品库存保管中应采取的措施（1）储藏间或物品柜要上锁，保证安全，减少丢失，储藏需要的面积取决于单位的大小。（2）各类物品要清楚地贴上标签，表明类别和存放地，以便能迅速找到物品。（3）新物品置于旧物品的下面或后面，先来的物品先发出去，这保证物品不会因过时而不得不销毁。（4）体积大、分量重的放置在最下面，以减少从架子上取物时发生事故的危险。（5）小的物品、常用的物品，如订书钉盒，应放在较大物品的前面，以便于找到和领取。（6）储藏

8、间要有良好的通风，房间保持干燥。（7）储藏办公用品应有良好的照明。4.1办公用品的管理4．物品的发放（1）制作申请单（2）备案清单（3）发放物品应有下列手续：1）指定人员发放；2）按单位的有关制度规定发放时间；3）紧急需要物品时必须有相应的处理程序；4）必须填写物品申请表，并由授权人签字批准；5）物品申请表包括下列细节：申请表编号、申领部门、物品名称（项目）、数量、特殊要求、发放人签字、领取人签字、授权批准人签字