企业项目档案管理常见问题及对策

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1、企业项目档案管理常见问题及对策【摘要】项目档案真实记录了项目建设前期可行性研究、项目实施、项目竣工验收等建设的全过程，为项目验收、工程事故原因和责任认定以及日后进行管理维护、改扩建等提供了翔实的技术依据。【关键词】项目档案；档案管理；问题；原因；改进项目档案真实记录了项目建设前期可行性研究、项目实施、项目竣工验收等建设的全过程，为项目验收、工程事故原因和责任认定以及日后进行管理维护、改扩建等提供了翔实的技术依据。项目档案具有综合性、成套性、真实性、准确性的特点。为了确保项目工程质量，现国家规定项目整体验收前，必须通过项目档案专项验收。一、目前企业在项目档案管理上存在的问题（

2、一）归档项目文件齐全性方面的问题。一是缺工程合法性证明文件；如缺工程核准、批复文件，缺土地使用证、建设用地规划许可证、施工许可证等。二是招投标文件中缺评标记录、评标报告和中标通知书。三是项目申❷和批复、更改变更类文件没有闭环，有申请没批复或有批复无申请等。四是缺竣工报告、验收记录、工程预决算资料等,或不完整。五是缺照片、录音、录像、光盘等声像电子档案。（二）文件有效性方面存在的问题。一是文件签字、盖章手续不完备。如合同、协议只有签字，没有盖章；隐蔽工程验收记录签字不全，或缺设计单位签字，或缺建设单位签字。二是档案正本中有些文件不是原件。三是有些竣工图没盖竣工图章，或签字不全

3、；（三）文件真实性、准确性方面的问题。一是竣工图修改不到位，竣工图没有按设计变更做相应的更改。二是在施工图上修改不注明修改依据。三是原材料出厂合格证、检验报告的日期晚于复检日期。（四）案卷质量方面的问题。一是施工单位组卷方法不统一，如某项目分别由两个不同施工单位承建，但其基建部分材料文件组卷方法却不一致，影响文件的查找，也造成不够统一规范。二是把项目前期管理性文件作为文书档案归档，与项目档案分离，违背科技档案成套性原则。三是个别案卷组卷不合理。主要是项目前期文件，组卷时常出现不区分问题、不区分年度组成杂卷，如把全部上级有关文件集中组成一卷，这样不便于检索利用。四是个别案卷题

4、名不准确。主要是题名过于简单，不能揭示卷内文件内容，如“上级有关文件"“竣工资料（一）”"竣工资料（二）”，难以准确查找所需的文件。五是个别案卷中文字材料有污渍，图纸有缺损等。二、存在问题的原因一是负责工程项目的领导及管理人员档案意识淡薄，认识不到位。有的仅在口头上强调，并不落实在具体实际工作中。平时只注意抓工程质量、进度、安全等工作，而忽视了工程建设过程中档案资料的及时收集、整理和保管。二是施工单位不注意施工过程中文件、资料的收集、整理、归档工作，不是按照施工过程中每一个环节来产生资料,往往是工程施工快结束了，才突击搞竣工资料，使档案资料的真实性大打折扣。三是工程技术管理

5、人员未严格执行相关项目档案管理制度，对自己负责的项目前期资料没有及时整理、保存；对施工、监理单位档案资料要求、把关不严，致使工程项目结束后档案迟迟不能归档，档案部门对此无能为力。四是工程项目资料管理人员业务素质不高，影响归档质量。施工单位资料管理人员大都是临时抽调，没有经过专业培训，业务能力较差，且大多身兼数职，精力有限。造成归档资料不齐全、案卷质量差、不规范等很多问题，档案部门管理人员给予指导都听不明白，严重影响归档质量和完整性；也造成档案部门在项目竣工完成后，补充收集工程竣工资料难度较大。三、加强和改进的措施一是项目主管单位领导和具体管理人员应高度重视项目档案工作。加强

6、国家和公司档案有关制度和标准的学习，不断提高档案意识和管理水平。应严格执行国家档案“四参加”要求，在项目实施过程中让档案管理人员提早介入，从而保证档案质量。二是完善、健全公司项目档案管理制度，尤其是归档范围和归档要求，保证项目文件齐全、完整。同时项目招投标过程中，要求施工单位、监理单位一定要制定归档制度，并将档案按期、完整归档纳入相关合同条款，从源头上保证文件能收集齐全；另外要加强参与工程建设的公司内各部门、各环节文件的积累、收集，加强对参与项目实施的外单位档案收集、整理、归档的监督指导。三是要保证文件有效、真实、准确，需要文件形成单位、监理单位和建设单位对文件的内容和形成

7、过程认真审核把关。要了解和熟悉项目文件归档范围，严格区分文书档案与科技档案，项目前期的文件也应纳入项目档案范围，如确因文件类档案专门管理，也应将有关文件复印件纳入到相应项目案卷中，注明原件保存地点即可。组卷时，要仔细研究文件内容，区分年度，区分问题，把问题相同或相近的文件组合成一卷，尽量使组成的案卷问题单一，以便查找。案卷题名要准确反映出该案卷基本内容,不应过于简单，利用时难以查找。四是应提高项目资料管理人员的业务素质，定期组织学习，尤其是新从事该项工作的人员；必要时，安排专门培训,明晰归档范围和规范，从而确保项目