慧智环境工程公司会议管理办法

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1、会议管理办法第一章总则第一条为规范辽宁慧智环境工程有限公司（以下简称“公司”）的会议管理，提高会议质量，保证会议议定事项的落实，特制订本办法。第二章会议种类第二条公司例会名称主题主持人参加人时间地点组织部门会议纪要抄送人员领导班子会各系统情况通报、重大问题决策讨论、下周工作计划常务副总经理领导班子成员每周五上午8：30-12:00环境二楼会议室办公室李贵海、战卫东、李贵和、单明才、李艳华月度工作会议各项经营指标计划上月完成情况及下月计划通报、各职能部门上月工作完成情况及下月工作计划总经理助理领导班子成员、各部门中层管理人员；各分公司

2、、办事处负责人每月10H下午1:30-5:00石油三楼会议室企管部李贵海、战卫东、李贵和、单明才、李艳华第三条部门、系统会议第四条其他临时会议第三章会议准备第五条会议通知（一）领导办公会（即班子例会）由办公室负责通知。（二）其他会议按“谁提拟，谁通知”的原则进行会议通知。（三）会议通知期一般应提前一天以上，通知对象为与会人、会务服务人员。（四）会议通知形式一般为电话通知，但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应以会议通知单形式进行书面通知。第六条会议的其它准备工作遵照以下原则：（一）会议提拟部门应提前做好会议

3、资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）准备的组织工作。（二）会议提拟部门应提前会同会务服务人员做好会务准备工作，如落实会场、布置会场、备好座位、检查准备会议所需的各种设施、器材、用品等。（三）公司级会议会务服务统一由办公室负责；各部门需用公司会议室的，应提前向办公室提出申请，由办公室统筹安排。第四章会议的组织第七条多个部门参加的临时行政会议原则上由提拟部门主持，总经理另有授权的，从总经理授权。第八条主持人为会议考勤的核准人，考勤记录由会议记录员负责。第九条会议主持人应遵守以下规定：（一）主

4、持人应提前10分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。（二）主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。（三）会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和屮止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。（四）主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。第十条与会人应遵守以下规定：（一）应准时到会，并在《会议签到表》上签到；不能参会的，应按提拟部门指定向有关领

5、导请假，如需指定其他人员参会需经有关领导同意。（二）会议发言应言简意赅，紧扣议题，会后及时将发言以电子文档形式发给记录人员。（三）遵循会议主持人对议程控制的要求。（四）属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言。（五）遵守会议纪律，参会人员应将手机调到振动档或关机，原则上不允许接听电话，确因工作需要，应征得会议主持人同意后离开会场接听；无特殊原因，会场内禁止走动。（六）必须做好本人的会议记录。第十一条公司各类会议原则上应确定专人负责记录。会议记录员的确定应遵守以下规定：（一）各部门应有专人负责会议记录工作，负责本部门会议及本

6、部门负责组织的会议的记录工作；（二）会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员；（三）总经理主持的公司例会原则上由办公室负责人负责会议记录工作，总经理另有指定的，从总经理指定。第十二条会议记录员应遵守以下规定：（一）以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要。（二）会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性。（三）对会议己议决事项，应在原始记录由括号注明“议决”字样。（四）会议原始记录应于会议当日、会议纪要于两日内呈报会议主持人审

7、核签认，并及时发送至与会人员或主持人指定的人员。（六）做好会议原始记录的日常归档、保管工作。第十三条系统周例会的规定：系统周例会，原则上要求每周召开一次，由系统自行组织，安排专人负责记录，会后及吋将会议纪要以电子文档形式发送至办公室。第五章会议的跟进第十四条会议决议、决策事项须会后跟进落实的，遵照“谁组织，谁跟进”的原则；会议主持人另有指定的，从主持人指定。第十五条总经理主持的会议的会后跟进工作原则上由办公室负责落实，总经理另有指定的，从总经理指定。第十六条会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准。第六章会议室的使用与管理第十七条

8、会议室配置的设备市办公室提供使用和管理，会议室配置的设备未经许可，不得随意搬动挪作它用，若确因工作需要借用，必须经办公室同意后方对动用，事后归还原处，如有毁损，由借用部门负责。第十八条会议室使用部门应保持会议室卫生，墙血等部位不得随意