高校财务档案管理现状及对策初探

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1、高校财务档案管理现状及对策初探【摘耍】高等学校财务档案是记录财务状况和反映经济活动的重要信息资源。加强高校财务档案管理，对提高财务案卷质量和效益，促进高校预算管理的科学化、精细化十分重要的作用。但从目前情况看，一些学校在财务档案管理中程度不同地存在着一些问题，应针对这些问题采取有效措施，使财务档案管理工作步入科学化、规范化轨道。【关键词】学校；财务档案；现状；对策一、引言在会计电算化芋业的不断发展，会计业务执行主体发生了明显变化的情况下，会计档案的管理工作也随之发生了较大的变化，手工会计下所采用的档案管理办法已不适应电算化会计的需要。因此，加强新形势

2、下的会计电算化系统的档案建设T作I•分必要。高等学校“新型”电子财务档案的应运而生，对传统的手工档案管理是一种全新的挑战。高校财务档案管理部门和人员，应适应高校财务工作范闱的拓展和财务档案管理的要求，通过不断努力应尽早建立起全新的财务档案管理机制。开发和设计财务档案信息化管理系统，最终目标是耍提升现代财务档案的组织管理能力，通过信息技术手段，从形式上促进财务档案传统管理向信息化、科学化管理的提升。通过建立健全财务档案信息系统，从而能够进一步规范财务档案的管理模式，更好地整合行财务档案的管理流程，提高财务档案整体管理水平和效率。作为计算机应用的一部分，

3、使用计算机对财务档案信息进行管理，具有着手工管理所无法比拟的优点，它具有检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等优势。二、高校财务档案管理中存在的问题（一）思想观念落伍，信息化管理的功能被忽略财务档案工作是保存丿力史，服务现实，承上启下的一项重要工作。在较为长期的管理实践中，高校一部分从事传统财务档案的管理者积累了较为丰富的经验，他们往往抱残守缺，坚守着自己的主观认识，不愿意主动分析和吸纳新的管理经验和先进的管理手段，没有认识到信息管理系统的重要性，财务信息化管理对他们思想观念中所固守的地位构成巨大的挑战。从库存档案资料看，

4、具有时代信息和较高科技含量的档案材料所占比例较小。（二）档案管理规章制度不完备，档案立卷存在着较多的随意性目前，财务档案保管制度因其管理条件和人员的局限，部分高校尚未全面落实《会计档案管理办法》，会计档案立卷、归档、安全、保密等管理制度上不够健全，基本没有建立会计档案信息化管理制度。会计档案保管人员职费不够健全和明确，会计档案的人为破坏和自然损坏现象较严重。缺乏科学的财务档案资源开发与利用制度，财务档案的综合服务功能较弱。（三）很少利用信息化管理手段，档案管理方式落后目前，多数高校财务档案自动和管理程度不高，财务档案仍采取传统的手工方式管理。究其主要

5、原因不外乎两个方面，一是信息化管理设备资金投入不够，现有设备不能完全适应信息化管理的需要，先进技术设备很少进入档案管理部门。二是缺乏必要的计算机维护和网络安全人才，难以应对信息化管理条件下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业问题，档案人员素质制约了档案现代化管理工作。虽然少数高校在财务档案转化为虚拟数据库后，仍存在着数据冗繁和重复的现象和档案资料管理低效的问题，财务档案信息化管理流于表面。（四）凭证装订整理不到位，会计档案立卷保管不规范按照国家档案管理有关规定和耍求，财务会计凭证、帐簿和会计报表等会计资料，应定期整理，装订成册或立卷后送相

6、关档案室存档。然而，一些财务档案主管人员和财务负责人，缺乏管理财务档案的经验，对财务档案的组成内容不是很了解，有些单位的会计凭证、会计账簿、会计报表及会计文件等资料混乱放置，活页账簿没按统一标准填写封面，会计报表各月份分散存放。会计凭证装订后没有封粘或封粘不规范。一些单位只是保存了纸质档案，没有将全部会计信息备份到磁性介质上归档保管。存档管理不遵循相关规定，违背存档时必须由财务负责人核对、清点数量无误后签署存档记录表，档案管理人员方可给予存档，任何人未经批准不可查阅财务档案存放会计档案。档案柜必须双锁开关，钥匙由主管会计和财务负责人各持一把，必须由主

7、管会计、财务经理共同开锁，由主管会计妥善保管等相关要求。会计档案移交时双方没有做到按册清点，没有填写移交清单等现象也有发生。（五）档案资料查询渠道不畅，开发利用效率较低努力强化、开发学校财务档案室的服务功能，使财务档案由过去的以藏为主转化为以开发利用为主是高校财务当管理最终的冃标。受思想认识的局限，当前一些高校财务部门，没冇健全财务档案检索工具，在接受财务档案信息查询服务方面的工作做得不多，有时服务态度，服务质量也跟不上，不能够很好地发挥财务档案资源服务教学服务师生的作用。三、改进高校财务档案管理的应对策略（一）转变管理观念，增强服务意识档案是承上启

8、下的桥梁，是继往开來的纽带。具备较强的创新意识、创新精神、创新能力是开拓档案工作局面的关键所在，服务于现实是