广华物业有限公司档案管理制度

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1、广华物业有限公司档案管理制度GLGZ.RX/QEW.18版本号/修改状态：2010/0页码：第1页/共1页1.0目的为规范公司档案管理工作，提升公司整体管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《物业管理条例》规定，特制定公司档案管理制度。2.0适用范围适用于公司、分公司、项目档案管理工作。3.0职责3.1公司设立综合档案室，由总经理办公室专人负责档案管理工作。3.2分公司设立分公司档案室，由分公司人事行政专员负责分公司档案管理工作。3.3项R由人事行政专人负责本项R的档案管理工作。4.0程序要点4.1档案管理原

2、则4.1.1公司档案管理工作应当坚持“及时归档、合理分类、规范整理、安全保管、方便利用”的原则。4.1.2公司档案工作实行统一领导、分级管理的原则：公司成立综合档案室，指定专责的档案人员，负责统筹、协调、组织和管理本公司档案工作，开展综合档案室的口常管理工作和各项具体的档案工作事务；各分公司/项目应指定兼职档案员，负责本单位形成的文件材料积累、整理，并按规定向综合档案室移交档案。4.2公司档案管理方法4.2.1公司归档文件材料目录公司档案文件材料按部门/分公司/项目可分九大类目如下，每大类目下设小类目，小类目可

3、根据各部门职能变化作相应的调整，公司归档文件材料目录如下:一、人事行政部（RX）01内部发文02外部往来文件03合同04人事通知05部门制度文件05其他二、质量管理部（ZG）01内部发文02外部往来文件03合同04会议纪要05项目巡场报告06事件报告、特殊事件报告07绩效考核文件08总结、计划（周、月、年）09公司及部门制度文件10其他三、财务部（CW）01内部发文02外部往来文件03各单位年度预算04财务报表05会计凭证06部门制度文件07其他四、拓展部（SCTZ）01内部发文02外部往来文件03合同04招标

4、文件05物业管理方案、投标书（电子版）06部门制度文件07其他五、总经办（ZJB）01内部发文02外部往来文件03合同04公司各类证照（含ISO证书）05声像类文件（含相片、光碟等）06其他六、集团公司（JT）01内部发文02外部往来文件03合同04集团、分公司各类证照05其他七.资产管理部（ZCGL）01内部发文02外部往来文件03合同04部门制度文件05其他八、分公司01内部发文02外部往来文件03合同04分公司各类证照05分公司制度文件06其他九、项目01内部发文02外部往来文件03项目制度文件04其他备

5、注：1、属公可行为的公文，须将已审批的公文提交总经理办公室统一编号、发文，未经批准不得私自发文。2、所有移交综合档案室存档的文件材料，原则上要求纸质文档与电子文档一起移交。3、以上小类目的编号并非固定编号，可以根据部门/项目不同情况进行增减。4.2.2归档年度的确定1）计划、总结、合同（协议）、统计等材料归入文件内容针对的年度。2）请示与批复等来往文件，归入文件的批复年度。3）跨年度形成的文件材料，归入事项的办结年度。4）会议文件归入会议的开幕年度。423归档时间1）以公司名义的发文、合同及一些保密、重要文件，

6、经办人/单位必须当天交综合档案室归档。其他需交档案室归档文件材料，各部门/分公司/项目兼职档案人员于每季度第一个月5日前向公司综合室移交上季度档案资料（含电子文档打包发送），提交内容按《归档文件材料目录》执行，电子文档归档要与纸质文档归档时间及内容一致。2）会计文件材料在会计年度终了后进行整理，在次年一个月内由会计部门向综合档案室移交三年前的档案。3）磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及U寸归档。4）遇兼职档案员调动岗位或离职的情况，需与接手人办妥档案移交手续后方可办理调动/离职手续。4

7、.2.4归档要求1）归档的文件材料应为原件，因故无原件的需将具有凭证作用的文件材料进行归档。2）文件材料归档后不得擅自更改，归档的文件材料要完整、齐全。3）归档的文件材料字迹要符合长期保管需要，严禁使用易褪色的书写材料如圆珠笔、铅笔、复写纸等书写。4）对破损的文件材料要予以修复或托裱，用易于褪变、扩散的材料（热敏纸等）书写的文件，要予以复制并与原件一起归档。5）对大于A4规格的文件，应按A4规格加以折叠。6）两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与其承担任务相关的文件材料，有合同、协

8、议规定的，按其要求执行。7）非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。8）具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。9）公司综合档案室管理人员需每半年度对归档电子文档用光盘进行刻录存档，并在光盘上进行标识。4.2.5归档份数1）归档文件材料一般一式一份。重要的利用频繁的和有专门需要的可适当