办公中的数据分析与处理

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1、办公中的数据分析与处理【本章内容介绍】在办公实践中，经常需要对大量的数据进行分析和处理。如职工工资表中工资的计算、汇总、分析，公司销售表中销售额的统计、汇总、合并计算以及人事考勤表中职工请假、旷工、出勤等情况的分析统计等。本章采用实例形式，以Excel软件操作为例介绍办公实践中常见的数据分析与处理方法，包括数据的排序、筛选、分类汇总、公式与函数运用以及数据关联表格的操作等。现代教育技术中心岳经伟TEL：89714158E-mail：lnccnet@163.com【本章主要知识点】Excel数据库表格的基本要求Excel表格中内容填充的常用技巧Excel数据库表格的特殊格式设置Excel

2、表格中数据有效性的设置Excel数据库表格中的排序Excel数据库表格中的筛选Excel数据库表格的分类汇总Excel表格中公式和函数的使用Excel中的关联表格操作Excel公式使用中的常见错误信息现代教育技术中心岳经伟TEL：89714158E-mail：lnccnet@163.com1．Excel中的数据库表格简介所谓数据库就是与特定主题和目标相联系的信息集合。如图4-1示，Excel中数据库实际上就是工作表中的一个区域，是一个二维表。Excel数据分析与处理概述现代教育技术中心岳经伟TEL：89714158E-mail：lnccnet@163.comExcel2003的窗口组成

3、Excel的启动、退出、新建文件、保存文件、打开文件等基本操作与Word相似。启动Excel2003后，系统自动打开一个空工作簿（book1.xls）现代教育技术中心岳经伟TEL：89714158E-mail：lnccnet@163.com几个重要的术语1.工作簿（Book）：每个Excel文档都是一个工作簿，每个工作簿由若干张工作表（Sheet）所构成，最多可包含255个表。默认情况下，新工作簿名称为Book1.xls。2.工作表（sheet）：是工作簿里的一页，由单元格组成。每个工作表的网格由65536行（1～65536）、256列（A～IV）构成。3.单元格：工作表中行列交叉形成

4、的格，是Excel中操作的基本单位。4.单元格地址：单元格地址由列坐标＋行坐标（例：A3）构成。5.活动单元格：正在使用的单元格（黑色粗边框）称为活动单元格。要输入、处理数据的单元格必须是活动单元格。现代教育技术中心岳经伟TEL：89714158E-mail：lnccnet@163.com几个重要的术语文本：中文、西文的单词、句子和符号。数值：数字、小数点、数学符号和货币符号等。日期的时间：表示日期和时间的数字、符号和分隔符等。公式：以等号（=）开头由单元格名、运算符和数字组成的字符串。如果单元格中的数据是公式时，则选中该单元格时，其公式在编辑栏中出现，而在单元格中仍是数值，是公式的计

5、算结果鼠标指针：在Excel工作表中，指针通常是“空心大十字”；双击某单元格而进入编辑状态时，指针呈“I”形；当指针移到选中单元格的右下角时，变为“小十字”形。现代教育技术中心岳经伟TEL：89714158E-mail：lnccnet@163.com工作表的操作工作表的含义插入、删除工作表右键单击某一工作表标签，选定该工作表，并弹出下面菜单；点“插入”

6、“工作表”

7、“确定”，则在该工作表前插下一新的工作表，名为Sheet4.若删除工作表，则点击菜单中的“删除”现代教育技术中心岳经伟TEL：89714158E-mail：lnccnet@163.com工作表的操作重命名工作表右键单击某一工

8、作表标签，选定该工作表并弹出一菜单；点“重命名”，则该工作表名称处于选择状态，改名即可.标签颜色选中工作表、右击、选“工作表标签颜色”、选择“颜色”点击“确定”隐藏工作表选中工作表“格式”

9、“工作表”

10、“隐藏”取消隐藏：“格式”

11、“工作表”

12、“取消隐藏”，选择一工作表，点击“确定”现代教育技术中心岳经伟TEL：89714158E-mail：lnccnet@163.com工作表的操作复制和移动工作表打开接收工作表的工作簿选择要复制或移动的工作表，右击、选择“移动或复制工作表”，出现右图；在“工作簿”列表框中选择目标工作簿，在“下列选定工作表之前确定位置如果是移动而非复制，选中“建立副本”

13、单击“确定”按钮，完成。现代教育技术中心岳经伟TEL：89714158E-mail：lnccnet@163.com单元格的操作单元格及单元格区域的表示方法单元格地址：列号行号；B2如右图单元格区域：“左上角单元格：右下角单元格”B2：D3如右图现代教育技术中心岳经伟TEL：89714158E-mail：lnccnet@163.com选定操作选定连续单元格区域。首先将鼠标箭头指向要选定区域的第一个单元格，按住鼠标左键，拖动至要选定区域的最后一个单