办公中的数据分析与处理.ppt

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1、工作薄、工作表、单元格的概念一个Excel文件称为一个工作薄。其扩展名为“.xls”，在一个工作簿中可以包含若干个工作表，系统默认有3个工作表，用户可根据需要增加或删除工作表，最多255个。工作表象一个表格，由含有数据的行和列组成。单元格(列行号表示）指的是工作表中行列交汇处的区域，它可以保存数值、文字、声音等数据。每个表有65536*256个单元格。活动单元格指目前正在操作的单元格。表格区域指工作表中定义的矩形块区域。调整行高与列宽1.用鼠标调整行高和列宽将鼠标指针定位于选定行（或列）的行号（或列号）的下分隔线（或右分隔线）处，按住鼠标左键，向上或向下（

2、向左或向右）拖动使行（或列）分隔线到目标位置，然后释放鼠标．2.用菜单命令调整行高和列宽①在想要改变的列（或行）中选定单元格，可在多列（或多行）里分别选定一个单元格，将改变多个列（或行）的宽度。②选择“格式→列（或行）”，从级联菜单中选择“列宽”（或行高），在对话框中输入宽度值。③选择“最适合的列宽（或最适合的行高）”：可把列宽（或行高）设置为选定列（或行）里最宽（或最高）的单元格内容宽度（或高度）。④选择“标准列宽（或行高）”：接受默认的标准列宽（或行高）。双击某行号下边或某列号右边的分隔线可以快速地调整行高和列宽为“最合适的行高、列宽”。选定单元格选取

3、单个单元格：鼠标单击目标单元格。选取整行（列）：单击工作表相应的行（列）号。选取整个工作表：单击工作表左上角行列交叉的“全选按钮”，或按组合键Ctrl+A。选取矩形区域：可用鼠标拖曳的方法，从左上角单元格拖到右下角单元格；或用鼠标单击将要选择区域的左上角单元格，按住Shift键再用鼠标单击右下角单元格；或者在名称框中输入单元格区域（如A1：D3），也可输入该区域的名称，然后按Enter键。可以为某一单元格区域命名，方法是：选定要命名的单元格区域，在名称框中输入区域名字并按Enter键。命名后，若要选定该区域，则直接在名称框中输入该区域名称即可。选取若干不相

4、邻区域：按住Ctrl键，用鼠标拖曳的方法选择各单元格区域。合并单元格（无拆分）选择“格式→单元格”，单击“对齐”标签，从中选中“合并单元格”复选框。格式工具栏的合并及居中按钮。设置单元格格式1、格式工具栏可以完成部分格式设置。2、选择“格式→单元格”，或右键单击选定的内容，从快捷菜单中选定“设置单元格格式”，出现“单元格格式”对话框（很重要）。共有6个标签。数字标签：货币样式（可选不同的货币符号、千位分隔样式、负数的表示方法等。对齐标签：可设置文本的水平对齐和垂直对齐方式（合并单元格的设置和取消），还可对文本进行旋转设置。字符标签：与Word中“字体”设置

5、框基本相同，其设置方法也基本类似。不过可设置的字符的格式比Word中的少。边框标签：在“边框”栏中提供了8种边框样式，用来确定所选区域的左、右、上、下及内部的边框样式。可以使用“格式”工具栏上的“边框”按钮向选定单元格里添加边框，这里提供了12种不同样式的边框。注意边框线和网格线的区别。图案标签：即为单元格内容添加底纹。保护标签：只有工作表被保护时才有意义。设置单元格格式输入基本数据1．文本数据：靠左对齐2．数值数据：靠右对齐3．逻辑数据:只有两个值,True和False，居中对齐。4．日期时间数据：靠右对齐输入公式在Excel中，公式的形式为：=表达式其

6、中，表达式由运算符、常量、函数、单元格地址等组成，不能包含空格。比如=A3*10-230、=sum(A1：D4)都是正确的公式。自动填充1.填充相同数据鼠标指针移到填充句柄，此时，指针呈“+”状，拖动它向下（或向上、向左、向右）直到目标位置，松开鼠标键。2.填充已定义的序列数据数据序列是Excel事先已定义好的，若在填充过程中，序列数据用完，Excel会从头开始取数据。3.智能填充除了利用已定义的序列进行自动填充外，还可以指定某种规律（如等差数列、等比数列等）进行智能填充。选择“编辑→填充→序列”，出现“序列”对话框，在对话框中进行设置。修改和删除数据1.

7、数据修改（修改数据有两种方法：一是在编辑栏中修改，二是直接在单元格中修改）①使需要修改的单元格成为活动单元格。②若需全部重新输入，可直接输入新内容。③按F2键，则插入点位于单元格中，可对单元格中的数据进行部分修改；若单元格数据较长，也可单击数据编辑区，插入点出现在数据编辑区，可以在此修改数据。2.删除数据删除单元格数据不是删除单元格本身，而是删除单元格中的数据内容、批注或格式三者之一，或三者均删除。①选定要删除据的单元格区域。②选择“编辑→清除”，弹出子菜单，其中“格式”、“内容”和“批注”命令将分别只取消单元格的格式、内容或批注；选择“全部”命令将单元格

8、的格式、内容、批注统统取消，数据清除后单元格本身仍留在原位置不变。