《公文培训材料》PPT课件

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2012.3.12如何写好公文 公司公文是指公司在经营管理过程中形成的具有法律效力和规范体式的文书资料，是公司进行经营管理活动的重要工具。公文处理是指在公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全。一、公文相关定义 决定--适用于对公司重大决策或重要事项进行部署和安排。决议--对要求贯彻执行的重要事项、经过会议讨论通过后形成的方案与意见。通知--适用于发布公司的行政和业务规章制度（包括规定、办法、细则等）；转发上级机构或无隶属关系机构的公文；批转下级机构的公文；传达要求有关部门办理、周知或者执行的事项；奖惩有关机构和员工，任免和聘用人员；变更或撤销公司不适当的决定事项。通报--适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。报告--适用于向上级机构汇报工作，反映情况，答复上级机构的询问或报送文件。请示--适用于向上级机构请求指示、批准的事项。批复--适用于答复下级机构的请示事项。函--适用于不相隶属单位或部门之间商洽工作、询问及答复问题；请求批准和答复审批事项。会议纪要--适用于记载、传达会议情况和议定事项。二、公文种类 公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送部门、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送部门、印发单位、联系人、联系电话和印发日期等要素组成。三、公文格式标题2号黑体发文字号签发人3号仿宋正文、抄送印制单位等3号仿宋主题词3号黑体 红头发文单位全称或规范性简称联合行文，主办单位排列在前签发人应使用中文姓名，不得使用英文姓名。签发人在发文字号下列居右排列。发文字号包括发文单位代字、年号、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。三、公文格式 标题、主送单位公文标题由相关介词“关于”、公文主题和文种三部分内容组成。标题要准确概括公文的主要内容并标明规范的公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范性简称、统称。关于购买复印机的请示关于上海后援中心施工进程的报告需要购买一台复印机后援中心施工进程的报告三、公文格式 附件、日期等公文如有附件，应当在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称，名称应与所附文件名完全一致。公文除“会议纪要”外，应当加盖印章，联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。印章必须清晰端正地盖在发文日期上，其余部分不允许盖印章。成文日期以负责人签发的日期为准，联合发文以最后签发人的签发日期为准。抄送单位、印制单位、印发日期、联系人、电话要打印在公文最后一页底端。在办公自动化系统中处理的公文，其公文格式要求与纸质公文相同，字体、字号按系统版式设定要求执行。公文要素不能缺项。文字一律从左至右横写、横排，字迹要整齐、清晰。公文正文或图表文字一律采用黑色字体，不得使用带颜色字体。公文应采用中文，如有英文词语，后面须标注中文注解、含义。三、公文格式 主题词公文应根据文件内容标注主题词。主题词使用应规范，主题词要概括公文主要内容，主题词数量一般不超过5个。关于购买复印机的请示主题词应为：购买复印机请示关于上海后援中心施工进程的报告主题词应为：上海后援中心施工进程报告三、公文格式 草拟公文要求符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的制度、规定等，要切实可行并加以说明。情况确定，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写明具体的年、月、日。结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。应当使用国家法定计量单位。文内应当用全称或注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。四、公文下发 审核对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商会签，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协商，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级领导协调或裁定。公文送领导签发前，应当由主办部门负责人进行审核，审核重点是：文字内容是否合规；是否确需行文；行文方式是否妥当；是否符合行文规则和拟制公文的有关要求；公文格式是否符合规定；附件材料是否齐全；是否与本部门已生效的相关规定冲突。四、公文下发 审核对外报送的正式公文，应当由公司核稿人进行复核，重点是：是否确需行文；行文方式是否妥当；是否符合行文规则和拟制公文的有关要求；审批、签发手续是否完备。根据保监会规定，规章制度类发文，必须经过合规审查。四、公文下发 五、如何拟定规章制度规章制度一般包括6部分内容前言或总则定义及分类管理机构管理流程及要求奖惩措施附则 五、规章制度拟定前言或总则制订本规章制度的目的制订依据原则为了加强各类档案的科学管理、提高档案工作质量，维护档案的完整与安全，发挥档案的社会效益和经济效益，更好地为保险事业的发展服务，根据《中华人民共和国档案法》，结合保险公司工作的实际需要，特制定本办法。例如 五、规章制度拟定定义及分类定义分类本办法所指印章包括公章、专用印章（人事专用章、财务专用章、承保专用章、理赔专用章等）和人名章三类印章。其中公章包括公司公章（含钢印），部门章、各子公司、中心支公司、各支公司、营销服务部公章。例如 五、规章制度拟定管理机构明确主管部门及管理职责明确协助部门及相应职责公司和各子公司的办公室为该单位及所属机构印章刻制和日常管理的主管部门。各子公司办公室除管理该单位公章，还要保管其所属分支机构的公章。例如 五、规章制度拟定管理流程及要求管理环节如何管理，谁发起、谁审核、谁决定、谁办理公司部门印章刻制：使用部门填写《印章刻制申请单》，经相关职能部门核准后，报公司主管领导审批，由办公室统一刻制。子公司公章刻制后，需填写《印章启用通知单》、《印章监印和保管承诺书》、《印章管理承诺书》，经子公司负责人确认后，报总公司业务主管部门及办公室备案。例如 五、规章制度拟定奖惩措施如无奖励条款就叫罚则明确违反规定如何处罚如违反规定审批及使用印章，视情节轻重给予相应的处分，造成公司经济损失、触犯法律的，将依法追究其责任。例如 五、规章制度拟定附则明确制度最终解释权制度生效时间或条件原制度是否废止或以谁为准本制度由公司办公室负责解释和修订。本制度自下发之日起执行。原华保字[2007]150号废止。例如 提问时间