公文整理及文书档案管理

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1、公文整理及文书档案管理北京市档案局孙燕芝一、档案与档案工作概述（一）档案的概念与特点本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案的特点1、档案是直接形成于社会实践活动的原始的记录2、档案是由文件有条件地转化来的（1）办理完毕的文件才能作为档案保存（2）对日后工作和研究活动有查考利用价值的文件才有必要作为档案保存（3）按照一定规律集中保存起来的文件才是现代意义的档案3、档案来源广泛，内容丰富，形式多样（二）档案的种类与划分1、文书档案:是由机关、团体

2、、部队、企业事业单位等在领导和行政管理活动中形成的文件转化而成的档案材料例如国家行政机关发出和收到的命令、指示、请示、批复、报告、决议、通知等，在办理完毕归档保存后，即为文书档案。2、科技档案:由生产技术应用与管理、基本建设、科学研究活动中产生和使用的图纸、图表、文字材料、计算材料等科技文件材料转化而成的档案材料。常见的科技档案包括：基建档案、科研档案、设备档案、产品档案等。3、专门档案：指一些社会机构和组织在某些专门业务工作中形成的档案材料。包括：会计档案、工商档案、税务档案、教学档案、艺术档案、诉讼档案、审计档案、统计档案、专利档案、外交档案和军事档案等。（三）档案工作的内容1、档案业务

3、工作的内容档案业务工作的基本内容可概括为档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用六个环节。2、档案工作的基本原则档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面利用。3、档案室职责（1）对本机关文书部门和业务部门文件材料的归档工作，进行监督和指导（2）负责管理本机关的全部档案，积极提供利用，为机关各项工作服务，并为党和国家积累史料（3）负责对本系统和直属单位的档案工作进行指导、监督与检查4、相关术语（P25-26）（1）立档单位：一个独立的机关、社会组织或者个人。（三个条件）（2）全宗：一个立档单位形成的全部档案所组成的有机整体。全宗原则：同一全宗的档案不能分散，不

4、同全宗的档案不能混杂。二、公文整理（一）公文整理的含义公文整理，是指将办理完毕的，具有查考利用价值的公文，按照一定原则对其进行系统分类、组合、排列和基本编目，使之有序化的过程。（二）公文整理的原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用（三）确定公文整理地点（四）公文整理需要注意的问题1、本单位形成的公文材料是公文整理工作的重点。2、要保证归档公文材料的齐全完整。3、加强登记，熟悉家底。4、国家有关公文整理的一些规定。三、公文整理方法案卷级整理方法文件级整理方法公文整理方法(一)文件级公文整理方法1、适用范围:只针对文书档案2、“件”的界定“件”是归

5、档文件的整理单位，一般一份文件为一件；文件正本与定稿为一件；报表、名册等，一册为一件；来文与复文可为一件，也可为两件。3、归档文件的整理（1）修整：对破损文件进行修裱、对字迹模糊或易退变的文件进行复制、去除文件上易锈蚀的金属物、对过大文件进行折叠。（2）装订：装订时应使用符合档案保护要求的装订材料（3）分类：推荐使用保管期限－年度－机构（问题）或年度－机构（问题）－保管期限的分类方法（4）排列文件按事由相对集中,同一事由的文件按时间顺序排列,同一部门（问题）内的不同事由按时间顺序排列同一份文件的不同稿本排列次序一般为：发文稿纸（文件处理单）、正本、附件（被转发文）、定稿、复制件。（5）编号归

6、档文件应依分类、排列次序逐件编号。在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章包括全宗号、年度、保管期限、室编件号、馆编件号、页数、机构（问题）等七项。室编件号的编制：以机构（问题）为单位，按文件排列顺序从“1”开始标注。保管期限——年度——机构例：假设文件总数为2000份永久（500份）定期30年（1000份）定期10年（500份）1999年（100份）2000年（100份）2001年（150份）2002年（150份）办公室法规处业务处1-401-301-30办公室法规处业务处1-301-301-40办公室法规处业务处1-501-501-50同左示意如左1、结合事由，按照时间排

7、列“件”（保管单位）说明2、以机构为单位，每个机构从“1”开始编制顺序号（流水号）3、有多少个机构，每种保管期限就有多少个流水号。如果有30个机构，3种保管期限，每年度就有90个从1开始编写的顺序号。年度——机构——保管期限例：假设文件总数为2000份1999年（1000份）办公室（300份）法规处（300份）业务处（400份）永久30年10年1-100101-200201-300永久30年10年1-1001