公文与文书档案管理

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1、公文与文书档案管理一、公文的定义公文即公务文书，它是党政机关、人民团体、企业、事业单位在各项工作中形成和使用的一切书面文件材料的总称。行政机关的公文（包括电报）是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。——《国家行政机关公文处理办法》公文与档案公文是档案的前身和来源。档案是公文在一定条件下的转化形态。办理完毕、有归档保存价值、经过归档整理二、公文的特点法定的权威现行的效用特定的体式规定的程序三、公文的作用1、策令作用2、规范作用3、计划作用4、组织作用5、协调作用6、控制作用7、宣传作用8、联系作用9、凭证作用四、公文

2、的分类1、按公文体式的规范程度分：规范性公文、非规范性公文2、按公文的来源和去向分：收文、发文、内部文件3、按行文关系分：上行文、平行文、下行文4、按公文内容涉及秘密的程度和阅读范围分：公开公文、内部公文、涉密公文5、按公文发送的时限要求分：限时公文、非限时公文6、按公文产生和应用范围分：通用公文、专用公文7、按公文需要的经办程序分：办件、阅件五、公文的种类一、行政机关公文文种13种国务院办公厅2000年8月24日《国家行政机关公文处理办法》，自2001年1月1日起施行。命令（令）决定公告通告通知通报议案报告请示批复意见函会议纪要二、党的机关公文文种14种中共中央办公厅19

3、96年5月3日《中国共产党机关公文处理条例》。决议决定指示意见通知通报公报报告请示批复条例规定函会议纪要命令(令)适用范围：（1）依照法律规定发布行政法规和规章（2）宣布重大强制性行政措施（3）嘉奖有关单位及人员特点：（1）强制性、时间性很强的文种。（2）有严格的作者限定：限于国家主席、国务院、国务院各部委、县以上地方各级人民政府。此外，军事机关亦可发布命令。而党的机关及其他社会组织一般不发布命令。决定:（1）对重要事项或者重大行动做出安排（2）奖惩有关单位和人员（3）变更或者撤销下级机关不适当的决定事项决议：经会议讨论通过重要决策事项公告：向国内外宣布重要事项或法定事项通

4、告：向社会各有关方面公布应当遵守或周知的事项通知：适用范围（1）批转下级机关的公文（4）任免人员（2）转发上级机关和不相隶属机关的公文（3）传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项。通报：适用范围（1）表彰先进（2）批评错误（3）传达重要精神或情况例1：2001年中共中央办公厅关于我国加入世界贸易组织有关情况的通报例2：厦直工委关于市直机关两年来发展党员工作情况的通报通报与决定、通知、令在表彰事项上的区别使用通报：侧重典型教育，主要利用某一事例扩大影响。决定：侧重公布对人的处理结果，表明领导态度和组织意见。通知：目的为开展向先进人物学习令：为了郑重嘉奖有功人员议案

5、：适用范围适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。例：国务院关于提请审议兴建长江三峡工程的议案注意事项：必须有机关首长的签署。适用范围报告：向上级汇报工作（工作报告）反映情况（情况报告）答复上级机关的询问（回复性报告）请示：向上级请求指示、批准。批复：（适用范围：）答复请示事项意见：（适用范围）对重要问题提出见解和处理办法。注意事项可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求处理。上级机关应当对下级机关报送的意见作出处理或给予答复。（除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送、

6、请示、意见、报告）作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行；作为平行文，提出的意见供对方参考。函（适用范围）不相隶属机关之间、商洽工作(商洽函)询问和答复问题(询问函、答复函)请求批准和答复审批事项(申请函)（申请函与请示的区别：凡是向有隶属关系的上级机关请求指示、批准，用请示；凡是向同级或不相隶属机关之间的机关请求批准事项，一律用函。例：某工厂向市银行申请贷款。）会议纪要：（适用范围）记载、传达会议情况和议定事项。特点：一般不加盖印章格式：发文机关标识：发文机关名称+¡°会议纪要¡±，红色小标宋体字，标识位置与一般文件格

7、式一致。（一）公文格式的含义：即公文的外观形式。包括公文的结构、公文的排版型式、公文的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列顺序和标识规则等。（二）公文格式标准：国家技术监督局1988年9月5日发布《国家机关公文格式》，于1989年3月1日起试行，这是我国公文格式标准化的开始。现行公文格式标准：国家质量技术监督局1999年12月27日发布《国家行政机关公文格式》，于2000年1月1日起实施。（三）公文的结构1、眉首2、主体公文的核心公文的首页必须显示正文正文必须与印章在同一面3、版记：版记应置于公文的最后一页，版记的