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1、公文写作与档案管理篇如何打造“五星级”秘书一.公文写作公文是国家机关、社会团体、企事业单位在公务活动中使用的文体.公文的特点1.鲜明的政治性公文是在阶级、国家出现后产生的,它作为管理国家、组织和发展社会生产的重要手段,体现统治阶级的意志和愿望,为他们的政治服务.2.严肃性A.公文具有特定的格式.公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发文人等部分组成.B.公文具有严格的办理程序.公文办理分为收文和发文.收文:传递⇒签收⇒登记⇒分发⇒拟办⇒批办等程序发文:拟稿⇒审核⇒签发⇒缮印等程序公文的作用1.法规和准绳作用2.领导与指导作用3.宣传教育作用4.公务联系作用5.凭
2、证和依据作用公文写作要求:1.符合党和政府的方针、政策及有关规定2.紧密结合实际3.选择恰当文体种4.遵守公文格式5.注意行文关系行文即公文的运转.从行文关系分,公文分上行文、平行文、下行文.行文关系是机构之间文件的接受关系,它是根据机关各自的隶属关系和职权范围来确定的.上行文指下级被领导机关向上级机关的发文;平行文指平级机关或不相隶属机关之间的发文;下行文指上级机关向所属下级机关的发文.如何注意行文关系?不同的行文关系要用相应的行文语气上行文体现本机关请示和接受上级的领导⇒⇒要用请示的语气;平行文体现平行机关之间的互相协商与工作联系⇒⇒要用谦虚的语气;下行文体现本机关对下属
3、机关的领导,⇒⇒可用比较严肃、庄重的语气,但不能盛气凌人.注意行文语气掌握语言特点准确公文只有语言准确,才能如实表达客观事物,如实传达发文机关的意图,使之顺利地贯彻执行或及时批复.质朴质朴无华,少用描写和抒情的手法,提倡直话直说,不能用含蓄的笔法委婉的表达意思.简明高速传递信息的需要.须开门见山,尽快道出主旨,摒弃“橡皮图章语言”.活用常用事务词汇.公文分两种,通用公文和专用公文.通用公文通用于各类机关、团体和企事业单位,使用范围比较广;专用公文在外交、军事、司法、财经等专门领域中使用,只在一定范围类起作用.我们通常说的公文,主要指通用公文.通用公文又叫行政公文.公文的种类公
4、文种类(12类,13种)行政机关公文命令(令)议案决定指示公告.通告通知通报报告请示批复函会议纪要党政机关公文决议决定指示意见通知报请示批复条例规定函公报会议纪要公文格式简表....MyDocuments文件样例.doc顺序号密级急度版头发文字号标题主送机关正文附件发文机关发文时间附注主题词抄送:印发机关:年月日印发(印数)12类13种公文的写作1.命令(令)适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章;宣布实施重大强制性行政措施;奖惩有关人员;撤销下级机关不适当的决定.如:中华人民共和国主席令2.议案议案是各级国家行政机关按法律程序向同级国家权利机关提请审议事项,故其行文
5、方向十分明确,而且发布单位和收文单位受严格限制结尾用“现提请审议”或“请审议决定”如:国务院关于提请审议<<中华人民共和国劳动法（草案）>>的案....MyDocuments公文.doc12类13种公文的写作3.决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排.如:全国人民代表大会关于设立中华人民共和国澳门特别行政区的决定.4.指示适用于对下级机关布置工作,阐明工作活动的指导原则.12类13种公文的写作5.公告、通告“公告”适用于向国外宣布重要事项或者定事项.“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项.6.通知适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文
6、;发布规章;转达下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项;任免和聘用干部.12类13种公文的写作7.通报适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况.8.报告适用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或者建议,答复上级机关的询问.9.请示适用于向上级机关请求指示、批准.请示的公文,应当一文一事.12类13种公文的写作10.批复适用于答复下级机关请示事项.11.函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题;向有关主管部门请求批准.12.会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项.12类13种公文的写作定义---按会议宗旨，精练准确记述其要点，以上报和下达贯彻
7、执行。写作---1、忠实会议实际，准确反映会议情况和意见。2、突出会议中心，内容概括，有取有舍,有主有次，言语精练。3、逻辑条理清楚，观点鲜明，不堆砌拼凑，必要时加理论说明。4、及时印发，作为依据，起到指示、指导、协调、约束作用。格式---列为法定公文，版面编排由版头、本体、版尾三部分，可不盖公章。本体：标题---1、会议名称+纪要2、单位名+会议名+纪要3、正题（主题）+副题（会议名称+纪要）时间---标题下写纪要印发时间，署名下写成文时间正文---概况：会期、会址、主持、参会、议题、结果六要素主体：
