文书档案管理复习整理好

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1、《文书档案管理》复习内容第一章文书与档案1文书的概念文书是行为主体在社会活动中为一定目的而形成和使用的、具有特定格式的应用性文字材料。简言之，文书是行为主体在社会活动中形成的应用性文字材料。2该定义的内涵：文书是文字材料的一种。文书有特定的格式和明确的授受关系。文书具有应用性，属应用文范畴。文书有很强的目的性和针对性。文书是行为主体在社会活动中自然形成的，是行为主体处理具体事务的自然结果。这里的“行为主体”指文书的责任者、发布者，即文书的“作者”，又叫“行文名义”。它可以是机关、企事业单位、群众团体，也可以是个人或家庭。“行文名义”才是

2、文书的真正作者。3文书的本质属性是什么，如何理解？文书有政治性、机密性和知识性等一般属性，其本质属性是现实执行性。现实性。文书是“现实”的。行为主体的现实活动是文书产生的根源，文书的目的是解决现实问题。执行性。文书是“必须执行”的。文书是行为主体依据法定权利和责任处理事务的工具，受国家法律保障，必须被执行。现实执行性。文书的“执行”有一定的有效期。事务办理完毕或问题解决，文书的执行即告终止4文书的特点。文书在人类社会活动中的使用极为广泛，品种繁多。概括地说，文书的特点主要有三个方面：1、法定的作者。所谓法定的作者，即发文的名义。①指依据

3、法律和有关的条例、章则、决定等成立的，并能以自己的名义行使法定的职能权利和担负一定的任务、义务的机关和组织。这些法定的机关与组织有时也以领导人的名义发文，此时代表的是其所在的机关、单位。②私人文书的法定作者是享有公民权的个人。2、法定的权威和效力。文书的法定权威和效力，来源于法定的作者和其法定的权利，如果不具备或者超越了这种法定性，也就失去权威和效力。3、特定的程式。程式，即规程法式。文书，特别是国家行政机关的公文，具有规范的程式，包括使用文书的种类和格式及文书的处理程序。5名词解释：法定作者。1、法定的作者。所谓法定的作者，即发文的名

4、义。①指依据法律和有关的条例、章则、决定等成立的，并能以自己的名义行使法定的职能权利和担负一定的任务、义务的机关和组织。这些法定的机关与组织有时也以领导人的名义发文，此时代表的是其所在的机关、单位。②私人文书的法定作者是享有公民权的个人。6文书、文件、公文的联系与区别。文书、文件、公文是文书学中既有联系又有区别的三个常用术语。在多数情况下，文书、文件的同义语；公文是文书（文件）的一类，如“公务文书”“私人文件”。文书（或文件）与公文的关系比较清楚，文书与文件关系则复杂些，主要是对于二者的外延大小有不同看法。一种意见认为，文书的外延大于文

5、件。理由是文书既包括一般意义的文件，还包括簿册、报表、台帐等等。另一种意见认为，文件的外延比文书大。理由是文书通常指书面的文字材料，而文件还包括非文本的、非文字的材料，如音像文件、电子文件。文书与文件的重要区别是：文书既指“物”（文字材料），也指“人”（职务）。而文件仅指“物”。15在指“物”的时候，文书是不可数的集合概念，不能以数量词修饰。文件是可数的具体概念，如某一份或若干份文件。使用习惯上的区分。在“中央文件”“红头文件”“一号文件”“文件袋”“文件柜”中均不说“文书”。在“文书工作”“文书人员”“文书档案”中均不说“文件”。7档

6、案的概念及其内涵。人们在社会实践中对档案这一事物不断加深认识，逐步形成了关于档案的完整概念。但具体的表述各有不同，差异主要在于“属概念”，主要有“文件”、“文书材料”、“历史记录”、“文献”等。联系文书概念，档案的定义可以简洁地表述为：档案是机关、组织和个人在自身的社会活动中形成，经过系统整理，作为历史记录保存以备查考的文书。档案的内涵这一定义的内涵有以下几点：l档案是由文书材料有条件地转化而来的，是文书的另一种存在形式。文书转化为档案一般要具备三个条件：第一，办理完毕的文书才能作为档案保存，正在承办中的文书不是档案。所谓办理完毕是相对

7、而言的，主要是指完成了文书处理程序。第二，对日后实际工作和科学研究活动有一定查考利用价值的文书，才有必要作为档案保存。第三，将文书按照一定的规律集中保存起来，才能最后成为档案。档案就是经过立卷归档集中保存起来的文书。l档案是各机关、组织和个人在其自身活动中形成的。由文书转化而来的档案，同样来源于形成者特定的实践活动。（文书的作者未必就是档案的形成者）l档案的形式是多种多样的。文书的物质存在形式决定了档案的物质形式。在人类社会长期的社会实践中，文书和档案的形式不断发展和变化，丰富多样。l档案是保存备查的原始记录。文书是行为主体在自身的职能

8、活动中形成的，由文书转化而来的各种档案就是人们社会活动的原始记录，而不是事后另行编写和随意收集的间接材料。8文书转化为档案的三个条件。l档案是由文书材料有条件地转化而来的，是文书的另一种存在形式。文书转化为