文书与档案管理复习资料.

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1、文书与档案管理复习资料1、所谓文书工作，有广义和狭义两种概念。广义的文书工作，就是指运用科学的原则、程序和方法，完成对机关文件的制发、处理与管理的一系列工作。狭义的文书工作，就是指机关单位内文书工作人员所承担的文书的收发、登记、催办、整理与保管等方面的工作。文书工作的特点是：政治性、机密性、规范性、时间性、事务性2、文书工作的重要作用表现在：助手作用、纽带作用、“门户”作用、查考作用3、文书工作的基本原则就是及时、准确、安全。4、文书工作是一项科学的、严肃的工作，要求从事这项工作的人员具有较高的素质修养。所以文书人员应该具备以下几点素质：（1）要有

2、较高的政治素质：一是坚持四项基本原则，同党中央保持一致。二是有较高的政治理论修养和政策水平。（2）要有良好的工作作风是做好文书工作的前提。每个文书工作人员必须有强烈的助手意识和参谋意识，主动为领导的科学决策献计献策，真正以高度负责的精神做好自己的本职工作。（3）要有较强的业务水平：作为一名文书人员，应热爱本职工作，具有广博的知识和合理的知识结构。不仅要提高自己分析问题和解决问题的能力，还要努力学习专业知识，拓宽自己的知识面。作为一名文书工作，各方面必须具有良好的素质，才能做好本职工作。5、文书的优点：所述内容详细周密，记载信息稳定准确，多次传达而不

3、会发生误差；对领导意图具有正式代表性，能作为办事依据和查考凭证；一文多发，可多头同时进行，突破时空的限制。6、文书的缺点：必须要有一套统一的文书工作制度，以保证文书运行畅通，确保信息的沟通。7、机关文书工作的组织形式分为3种，分别是集中形式、分散形式和混合形式。8、文书含义指的是一种记录信息、表达意图的文字材料。文书包括公务文书和私人文书两种。9、公文有8种稿本，分别是草稿（草案）、定稿、正本、副本、存本、试行本和暂行本、修订本、各种文字文本。10、现行行政公文的分类：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议

4、纪要。11、辨别所标发文字号的正误，标错的应修改。1)财政局发（1992）5号更正：财政局发〔1992〕5号2)市报发【98】18号更正：武汉市发〔1992〕18号12、收文包括以下环节：传递、签收、登记、审核、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档和销毁。发文包括的环节：草拟（拟稿）、审核、签发、缮印、核对、用印、登记、分发、立卷、归档和销毁。12、收文登记的作用是：a.便于管理与保护文件，防止积压和丢失。b.便于检查公文的运转，随时掌握文件的运行情况。C.便于统计文件和做好催办工作，有助于发现问题，总结经验，研究改进的措施。d.便于作为

5、核对与交接文件的凭据，便于加强经手人的责任心，并且使责任明确。13、拟办是一项政策性、技术性较强的工作，要求做到以下几点：a)要清楚、熟练地掌握有关政策和规定，力求使提出的拟办意见即符合实际，又符合政策规定。拟办意见要周到细致，要综合考虑各个方面因素的影响。b)要及时了解和掌握本机关及机关各部门的职责范围及业务变化情况，同时还要熟悉办公程序和有关规定。c)拟办之前，要认真研究文件的内容和发文机关的要求，以便有针对性地提出切实可行的拟办意见。d)拟办意见要简明扼要，抓住关键。承办的具体要求：公文承办时，凡经过领导批办的文件，应该根据领导批示的意图、意

6、见具体办理，“不得延误推委”；“紧急公文应当按时限办理，确有困难的应当予以说明”；凡未经领导批办的文件，可以遵循党和国家的有关方针政策的精神、有关的规定，以及以前的惯例，酌情处理。14、批办的作用是a.能够使机关或部门的领导人及时阅读重要的收文，掌握上级指示精神、工作发展情况和其他有关信息。b.能够加强对文书处理工作的领导，对下级指明领导意图，交代办文的具体要求，合理组织力量和分配任务，迅速妥善地办理公文，推动工作的顺利进行C.能够避免承办人在文书处理上走弯路，或由于分工不明，职责不清导致观望等待而拖延时间等15、：审核的重点是：是否应当由本机关办

7、理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事情是否已经协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。16公文的签发：以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发；以机关内某一业务机构或部门名义发出的文件，则应由其负责人签发。17、机要文件的管理应注意问题：111、提高保密意识2、尊重保密部门的意见3、加强对机要工作的环境、设备与用具的管理控制密件发行和阅读范围4、采取各种措施以保证密件在传递中的绝对安全。19

8、、处理人民来信的基本程序是：一拆封；二阅信；三登记；四办理；五立案；六复信。20、文书立卷的基本原则：（1）保持文件之间的