文书档案管理复习纲要

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1、《文书档案管理》内容纲要第一章文书与文书工作第一节文书一、文书的概念“文书”一词，早在两千多年前的西汉时期就已出现，贾谊《过秦论》有“禁文书而酷刑法”句，是现今发现最早使用“文书”的例子。“文书”的概念是发展的。在我国古代，“文书”的含义丰富多样：①指图书；②指公文、案卷；③指字据、契约；④指书札；⑤文章和书法的合称。此外，文书还是弹词的别称。现代“文书”有两种含义。一是指物，即指人们在社会实践中为了记载、凭证、公布和传递的需要，以文字方式在一定书写材料上表达思想意图的一种书面记录。这是现代文书的一般含义、通用义。二是指人，

2、指机关单位、团体和军队的办公室中承担文字材料和信息处理工作的文书工作人员，简称“文书”。在基层单位，有时是职务名称。这是文书的特殊含义。“文书”是文书学最重要的概念。在现代，文书主要指“物”（书面文字材料），有广义和狭义之分。广义的文书，指人类在社会生活中产生的一切文字书面材料。包括务实的和务虚的，用于公务活动和私人活动的，有固定程式的和随意书写的。有多种多样的符号形式、制作方式。狭义的文书，仅指在公私活动中使用的、有固定格式的文字材料。本课程所说的“文书”限于这一意义。具体定义各家不同，本课程所用教科书的定义为：文书是行为

3、主体在社会活动中为一定目的而形成和使用的、具有特定格式的应用性文字材料。简言之，文书是行为主体在社会活动中形成的应用性文字材料。该定义的内涵：文书是文字材料的一种。与图书、报刊、档案一样，是从属于“文献”的种概念。从文书的实际看，这里的“文字”不限于“语言的记录符号”，应理解为“书写的痕迹”，即除声音和活动影像之外的文字、表意符号、图表图形和标记等记录方式。文书有特定的格式和明确的授受关系。文书具有应用性，属应用文范畴。对“应用性”的理解不能太宽泛，应用于具体事务的文字材料才是文书。文书有很强的目的性和针对性。与一般图书报刊

4、不同，文书是处理具体事务的工具，有明确的“办事”目的，有特定的对象和明确的作用范围。文书是行为主体在社会活动中自然形成的，是行为主体处理具体事务的自然结果。这里的“行为主体”指文书的责任者、发布者，即文书的“作者”，又叫“行文名义”。它可以是机关、企事业单位、群众团体，也可以是个人或家庭。“行文名义”才是文书的真正作者，而执笔写作的人倒未必是“作者”。所以，文秘人员不是公文的作者。二、文书的本质属性文书有政治性、机密性和知识性等一般属性，其本质属性是现实执行性。（p.7）现实性。文书是“现实”的。行为主体的现实活动是文书产生

5、的根源，文书的目的是解决现实问题。执行性。文书是“必须执行”的。文书是行为主体依据法定权利和责任处理事务的工具，受国家法律保障，必须被执行。现实执行性。文书的“执行”有一定的有效期。工作完成或问题解决，文书的执行即告终止。34三、文书的特点 文书在人类社会活动中的使用极为广泛，品种繁多。概括地说，文书的特点主要有三个方面：1、法定的作者。所谓法定的作者，即发文的名义。指依据法律和有关的条例、章则、决定等成立的，并能以自己的名义行使法定的职能权利和担负一定的任务、义务的机关和组织。这些法定的机关与组织可以在自己的职权范围制发相

6、应的公文。以机关领导人名义发布的公文，代表了其所在的机关、单位，因而也是法定的作者。享有公民权的个人是私人文书的法定作者。2、法定的权威和效力。文书的法定权威和效力，来源于法定的作者和其法定的权利，如果不具备或者超越了这种法定性，也就失去权威和效力。3、特定的程式。程式，即规程法式。文书，特别是国家行政机关的公文，具有规范的程式，包括使用文书的种类和格式及文书的处理程序。文书的特定程式是文书在形成过程中的特点。四、文书、文件、公文文书、文件、公文是文书学中既有联系又有区别的三个常用术语。“文书”一词最早见于西汉，“公文”一词

7、始见于东汉末年和三国时期，而“文件”一词大约在清末才出现。在多数情况下，文书、文件的同义语；公文是文书（文件）的一类，如“公务文书”“私人文件”。文书（或文件）与公文的关系比较清楚，文书与文件关系则复杂些，主要是对于二者的外延大小有不同看法。一种意见认为，文书的外延大于文件。理由是文书既包括一般意义的文件，还包括簿册、报表、台帐等等。另一种意见认为，文件的外延比文书大。理由是文书通常指书面的文字材料，而文件还包括非文本的、非文字的材料，如音像文件、电子文件。现在一般不以外延、载体形式区分文书、文件。随着现代社会文书制作材料的

8、扩展和记载方式的变化，文书和文件的内涵和外延都在变化。文书既指“物”（文字材料），也指“人”（职务）。而文件仅指“物”。在指“物”的时候，文书是不可数的集合概念，不能以数量词修饰。文件是可数的具体概念，如某一份或若干份文件。使用习惯上的区分。在“中央文件”“红头文件”“一号文件”“文件袋”