文书档案管理_纲要

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1、《文书档案管理》内容纲要导言《文书档案管理》课程是文秘专业的必修课程。在现代社会，任何一项专业工作都需要科学理论指导。文秘专业的核心理论是秘书学和文书学，相关理论有行政管理学、档案学等等。《文书档案管理》的学科基础是文书学和档案管理学，课程内容属于文书学与档案管理学结合的产物。课程名称“文书档案管理”是一个偏正短语，其含意是“文书档案的管理”，属实用知识类课程，主要讲授文书档案的基本概念、管理知识和操作规范，我国文书档案管理工作的基本程序和一般原理，以完善文秘专业人员的知识技能结构。第一章文书与档案要了解“文书档案”，必须先认识

2、“文书”和“档案”。第一节文书的概念一、文书的概念“文书”一词，早在两千多年前的西汉时期就已出现，贾谊《过秦论》有“禁文书而酷刑法”句，是现今发现最早使用“文书”的例子。“文书”的概念是发展的。在我国古代，“文书”的含义丰富多样：①指图书；②指公文、案卷；③指字据、契约；④指书札；⑤文章和书法的合称。此外，文书还是弹词的别称。现代“文书”有两种含义。一是指物，即指人们在社会实践中为了记载、凭证、公布和传递的需要，以文字方式在一定书写材料上表达思想意图的一种书面记录。这是现代文书的一般含义、通用义。二是指人，指机关单位、团体和军队

3、的办公室中承担文字材料和信息处理工作的文书工作人员，简称“文书”。在基层单位，有时是职务名称。这是文书的特殊含义。“文书”是文书学最重要的概念。在现代，文书主要指“物”（书面文字材料），有广义和狭义之分。广义的文书，指人类在社会生活中产生的一切文字书面材料。包括务实的和务虚的，用于公务活动和私人活动的，有固定程式的和随意书写的。有多种多样的符号形式、制作方式。狭义的文书，仅指在公私活动中使用的、有固定格式的文字材料。本课程所说的“文书”限于这一意义。具体定义各家不同，本课程所用教科书的定义为：文书是行为主体在社会活动中为一定目的

4、而形成和使用的、具有特定格式的应用性文字材料。简言之，文书是行为主体在社会活动中形成的应用性文字材料。该定义的内涵：文书是文字材料的一种。与图书、报刊、档案一样，是从属于“文献”的种概念。从文书的实际看，这里的“文字”不限于“语言的记录符号”，应理解为“书写的痕迹”，即除声音和活动影像之外的文字、表意符号、图表图形和标记等记录方式。文书有特定的格式和明确的授受关系。文书具有应用性，属应用文范畴。对“应用性”的理解不能太宽泛，应用于具体事务的文字材料才是文书。文书有很强的目的性和针对性。与一般图书报刊不同，文书是处理具体事务的工具

5、，有明确的39“办事”目的，有特定的对象和明确的作用范围。文书是行为主体在社会活动中自然形成的，是行为主体处理具体事务的自然结果。这里的“行为主体”指文书的责任者、发布者，即文书的“作者”，又叫“行文名义”。它可以是机关、企事业单位、群众团体，也可以是个人或家庭。“行文名义”才是文书的真正作者，而执笔写作的人倒未必是“作者”。所以，文秘人员不是公文的作者。二、文书的本质属性文书有政治性、机密性和知识性等一般属性，其本质属性是现实执行性。（p.7）现实性。文书是“现实”的。行为主体的现实活动是文书产生的根源，文书的目的是解决现实问

6、题。执行性。文书是“必须执行”的。文书是行为主体依据法定权利和责任处理事务的工具，受国家法律保障，必须被执行。现实执行性。文书的“执行”有一定的有效期。工作完成或问题解决，文书的执行即告终止。三、文书的特点 文书在人类社会活动中的使用极为广泛，品种繁多。概括地说，文书的特点主要有三个方面：1、法定的作者。所谓法定的作者，即发文的名义。指依据法律和有关的条例、章则、决定等成立的，并能以自己的名义行使法定的职能权利和担负一定的任务、义务的机关和组织。这些法定的机关与组织可以在自己的职权范围制发相应的公文。以机关领导人名义发布的公文，

7、代表了其所在的机关、单位，因而也是法定的作者。享有公民权的个人是私人文书的法定作者。2、法定的权威和效力。文书的法定权威和效力，来源于法定的作者和其法定的权利，如果不具备或者超越了这种法定性，也就失去权威和效力。3、特定的程式。程式，即规程法式。文书，特别是国家行政机关的公文，具有规范的程式，包括使用文书的种类和格式及文书的处理程序。文书的特定程式是文书在形成过程中的特点。四、文书、文件、公文文书、文件、公文是文书学中既有联系又有区别的三个常用术语。“文书”一词最早见于西汉，“公文”一词始见于东汉末年和三国时期，而“文件”一词大

8、约在清末才出现。在多数情况下，文书、文件的同义语；公文是文书（文件）的一类，如“公务文书”“私人文件”。文书（或文件）与公文的关系比较清楚，文书与文件关系则复杂些，主要是对于二者的外延大小有不同看法。一种意见认为，文书的外延大于文件。理由是文书既包括一般意义的文