文书档案管理-纲要

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1、《文书档案管理》内容纲要《文书档案管理》课程是文秘专业的必修课程。◇主教材：赵映诚主编的《文书工作与档案管理》（高等教育出版社）。◇学习参考书：l《文书档案通论》，李会平、吕维宁编著，兰州大学出版社，1997年l《档案管理学基础（修订本）》，陈兆祦、和宝荣主编，中国人民大学出版社1996年第2版l《机关档案工作》，和宝荣主编，高等教育出版社，1994年◇推荐阅读期刊：l《中国档案》（档案工作综合性刊物，国家档案局主办）l《档案学研究》（综合性档案学理论刊物，中国档案学会主办）l《档案学通讯》（档案专业学术性刊物，中国人民大学档案学院主办）第一章文书与文书工作第一节文书一、文书的概念“文书”

2、一词，早在两千多年前的西汉时期就已出现。1、“文书”概念的发展在我国古代，“文书”的含义丰富多样：①指图书。②指公文、案卷。③指字据、契约。④指书札。⑤文章和书法的合称。现代“文书”有两种含义。一是指物，即指人们在社会实践中为了记载、凭证、公布和传递的需要，以文字方式在一定书写材料上表达思想意图的一种书面记录。这是现代文书的一般含义、通用义。二是指人，指机关单位、团体和军队的办公室中承担文字材料和信息处理工作的人员，简称“文书”。在基层单位，有时是职务名称。这是文书的特殊含义。2、“文书”的概念“文书”是文书学最重要的概念。在现代，文书主要指“物”（书面文字材料），有广义和狭义之分。广义的

3、文书，指人类在社会生活中产生的一切文字书面材料。包括务实的和务虚的，用于公务活动和私人活动的，有固定程式的和随意书写的。有多种多样的符号形式、制作方式。49狭义的文书，仅指在公私活动中使用的、有固定格式的文字材料。本课程所说的“文书”限于这一意义。具体定义各家不同，本课程所用教科书的定义为：文书是行为主体在社会活动中为一定目的而形成和使用的、具有特定格式的应用性文字材料。简言之，文书是行为主体在社会活动中形成的应用性文字材料。该定义的内涵：l文书是文字材料的一种。与图书、报刊、档案一样，是从属于“文献”的种概念。从文书的实际看，这里的“文字”不限于“语言的记录符号”，应理解为“书写的痕迹”

4、，即除声音和活动影像之外的文字、表意符号、图表图形和标记等记录方式。l文书有特定的格式和明确的授受关系。l文书具有应用性，属应用文范畴。对“应用性”的理解不能太宽泛，应用于具体事务的文字材料才是文书。l文书有很强的目的性和针对性。与一般图书报刊不同，文书是处理具体事务的工具，有明确的“办事”目的，有特定的对象和明确的作用范围。l文书是行为主体在社会活动中自然形成的，是行为主体处理具体事务的自然结果。这里的“行为主体”指文书的责任者、发布者，即文书的“作者”，又叫“行文名义”。它可以是机关、企事业单位、群众团体，也可以是个人或家庭。“行文名义”才是文书的真正作者，而执笔写作的文秘人员不是公文

5、的作者。二、文书的属性和特点1、文书的一般属性l政治性l机密性l知识性（信息性）2、文书的本质属性：现实执行性。l现实性。文书是“现实”的。行为主体的现实活动是文书产生的根源，文书的目的是解决现实问题。l执行性。文书是“必须执行”的。文书是行为主体依据法定权利和责任处理事务的工具，受国家法律保障，必须被执行。l现实执行性。文书的“执行”有一定的有效期。事务办理完毕或问题解决，文书的执行即告终止。3、文书的特点文书在人类社会活动中的使用极为广泛，品种繁多。概括地说，文书的特点主要有三个方面：49（1）作者法定。文书的作者（发文的名义）具有法定性。文书的法定作者有两类：①公务文书的法定作者：依

6、据法律和有关的条例、章则、决定等成立的，能以自己的名义行使法定的职能权利并担负一定的任务、义务的机关、团体和企事业单位。以单位领导人的名义发文，应在个人姓名前冠以单位名称和本人职务。②私人文书的法定作者：享有公民权的社会成员。公民可以在私人事务中依法制作、发布私人文书。未成年人可以在相应的社会活动领域使用私人文书（如小学生的请假条、入队申请书）。（2）在法定范围内具有相应的权威和效力。文书的法定权威和效力，来源于法定的作者和其法定的权利，如果不具备或者超越了这种法定性，也就失去权威和效力。（3）依照一定的程式规范使用。文书，特别是国家行政机关的公文，具有规范的程式，包括使用文书的种类和格式

7、及文书的处理程序。为了维护文书的严肃性和便于文书的处理以及保证其通行，文书的形成与使用必须遵守规范的程式。三、文书的起源与载体沿革文书档案作为人类社会特有的一种文化现象，源远流长。文书是人类文明的产物，又是人类文明最重要的载体之一。文书起源于人类的记事需要。文书的诞生有三个重要条件：●文字的发明●国家的产生●商贸的发展根据《周礼》、《尚书》等古籍记载，我国原始社会末期已产生了最早的文书和档案。我国的甲骨文是成熟的文字，距