费用报销及付款管理办法

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1、费用报销及付款管理办法（试用）第一章总则第一条为加强公司财务管理，统一公司的款项支付、费用报销程序级规定，明确各自职责，提高财务管理水平和工作效率，现结合公司的实际情况，特制定本办法。第二条本办法规定适用于北京公司及下属各个项目公司的付款、报销业务，包括工程款项支付、办公费用、员工费用、车辆费用、接待费用、差旅费用、原材料采购费用级固定资产购置等。第二章费用开支计划第一条公司各个部门及下属个各个项目部/公司须在每月底根据本月相关费用开支情况及下月工作计划制定本部门费用开支计划，由北京财务室汇总、审核，经公司副总经理确认，总经理审批，即为公司当月的费用

2、开支计划，并下达各部门及下属个各个项目部/公司费用开支指标。第二条公司费用开支计划留有弹性，并根据实施情况报总经理审批。第三章费用报销时间及报销方式第一条根据我公司有关管理制度结合公司实际情况，基于方便员工报销和便于统一管理的目的，北京各部门确定每周星期二、各个项目部/公司为每月28--30号为报销时间（如遇法定节假日，以财务室公布时间为准），其余时间不办理报销业务。如有特殊情况，可由副总经理亲自下达报销指令。第二条为加强公司资金管理安全，员工（采购除外）报销费用小额费用(<500元)报销以现金结算，出纳员在复核报销凭证无误后，于2个工作日（如遇法定

3、节假日顺延）内把员工报销款项给付现金或直接存入报销人工资卡内。如超过小额费用报销标准且确实需要用现金支付的，报销人必须在填写《费用报销单》时，在备注栏注明“以现金方式结算”，经会计审查、副总经理审核，报总经理审批后方可以现金方式结算。如未经总经理审批，任何人不得要求财务室以现金方式结算相关报销费用。以现金方式结算的，金额不得超过1000元（<1000元）。第三条当月发生的费用须及时报销，对于已经超过报销当天2个月的单据原则上不予报销（特殊情况除外）。将同类票据粘贴在同一报销单下。第四章填写报销单注意事项（详见财务室样板）第一条票据粘贴平整，数据准确，

4、并在报销单右中部位填上票据数量，报销单字体应工整。各项明细单要写清报销事项、经办人姓名和日期。第二条报领人每月将同类发票填在同一张报销单中（如同为出租车票，不要填多张报销单）；第三条财部处规定，所有要报销的机打或手写发票均应写有我公司的全称暂定“佛山市太极计算机设备有限公司”（修改后再行通知），不写或简写的发票不予报销；第四条遇有手撕定额发票时应提高警惕，以免拿到假发票。鉴别假发票请登陆北京及个地方地税网。第五章费用报销具体要求第一条交通费一、交通费用包括：过路过桥费、出租车票、公交车票和地铁票；二、鼓励员工尽量乘坐公共交通工具；三、填表说明（详见财

5、务室样板）l报销时需填写所里规定的“出租车费报销明细表”；l当天往返车票对应一个事由；l当天的不同事件，分开写明细事由；l不同日期相同事件的票据，分开写明细事由；l过路、过桥、高速路费也需写明细事由。第二条业务招待费一、因公宴请，可以报销费用；二、日常宴请，必须在工作周报表中有所体现，应包括以下内容：对方单位名称、客户姓名、参加人数、宴请金额、以及预达成的目标或效果。否则不予报销；如遇特殊情况，写明原因报副总经理审批；三、一般宴请陪同人员不宜超过3人；宴请标准上限为：40元/人；否则不予报销；如遇特殊情况，须提前打申请，报总经理审批方可宴请，报销时须

6、连同申请一起做为凭证。四、填表说明l每一张单据对应一个明细说明，事由栏填写部门名称、姓名及参加人数。第三条礼品费一、因公购礼品，可以报销费用；二、礼品统一由行政办公室承办人去购买礼品；一、申请礼品前需填写“礼品申请单”及粉色“借款申请单”；二、将经副总经理审核签字后的“礼品申请单”和“借款申请单”交给行政办公室承办人；三、行政办公室承办人拿到借款后去购买礼品，购买礼品时要留存好购物小票；四、报销时需提供购物小票及发票，否则不予报销；五、购买礼品前未办理礼品申请手续而发生的礼品费用由个人承担，不予报销。礼品申请单年月日单位：元用品名称数量单价总额备注或

7、原因　　　　　　　　　　　　　　　申请人：审核：主管领导：第四条办公用品费一、由行政办公室统一到能提供购物小票的厂家购买。报销时需提供该小票，如没有小票，不予报销；二、办公用品费用包括：日常办公用品费、会议用品费；三、经办人在购买办公用品和会议用品前，须填写《采购办公用品申请表》（见下表）。待副总经理审核批准后，方可购买；四、报销时需提供与发票相符的购物小票，并填写公司规定的“办公用品、设计用品报销明细表（见下表）”，要求将购物小票上的内容抄到明细表上。采购办公用品申请表编号：申请人部门提出申请时间要求到货时间序号用品名称单价数量总额使用部门备注　　

8、　　　　　　　　　　合计　　　申请人：审核：主管领导：第五条车辆使用费报销一、车辆使用费包括车辆保险费、汽油