付款和费用报销制度

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1、财务付款和费用报销管理制度一、目的:为了使财务付款及报销流程明晰化、规范化。二、范围:适用于总部、分公司、各部门。三、付款办法  ⒈付款范围  商品类采购(指商品等)、办公用品类采购(包括文化用品、劳保用品、花卉等)、固定资产采购(包括汽车、电脑、打印机、办公家具等)、图书音像资料、差旅费、运费、广告费、其他(如业务招待费、伙食费、零星支出等)。⒉付款凭证  付款时应提供购货合同书、购货协议书、购货订单、物品申购审批单、出差申请审批表及其他相应资料。3.付款流程  ⑴付款人填写借款单或报销单,经各公司付款部门经理签认

2、后,送各公司财务经理审批、各公司经理进行签核,至出纳员处领款,交财务中心会计账务处理。⑵流程图  付款人→部门经理→财务部长→子公司经理→出纳员→会计4.特别规定  (1)员工因公出差可以借差旅费。由出差人填写“借款单”,注明出差地点、时限、事由,并由部门主管批准,由财务部批准,到出纳处办理借款。  (2)出差较为频繁(如外围业务员)及业务费较多(如分公司经理),可采用定额备用金方式。其中各公司经理不超过5000元,业务员不超过1000元,当其岗位变动时或年终放假时扣回。(3)当月连续几次出差,在上次借款未还清的,不

3、予再借款。试用期不足一月人员单独出差,不予借差旅费。特殊情况经部门主管同意可借不超过本人半个月的工资。第5页  (4)借款人员终结事务,在报销时扣回借款,当时不能扣回的,在本月开资时就借款总额一并扣回。(5)大额借款(达到5000元)需经各公司总经理批准。四、报销办法1、差旅费报销办法  (1)员工出差交通工具标准为:火车硬坐、汽车普客、轮船三等舱位。在晚上8:00到次日7:00之间出差,乘车船超过6小时,可以乘坐火车卧铺、汽车卧铺或豪华空调、轮船二等舱。但同时扣减一夜住宿费补贴。员工符合乘坐卧铺或豪华空调,轮船二等

4、舱的,非主观原因未能乘坐的,可按硬坐车票或三等舱票价的40%发给补贴。(2)各公司领导(含正副经理、部长)因公出差,所发生的招待费、车资费、住宿费等合理费用凭票据报销;远距离出差,可乘坐火车硬卧或经集团公司总裁批准可以乘坐飞机普通舱。如果员工与公司领导一起出差,所有与业务相关的开支均由公司统一支付。(3)出差期间补助标准:集团公司内部所有员工为早餐10元、中餐20元、晚餐20元,即伙食补助50元/天,住宿标准120元/天;  出差到经济发达地区如深圳、广州、上海、南京等地,住宿标准可上浮30元/天。  出差时间不足一

5、天,视实际误餐数执行。出差在20公里以内(含市内),不享受伙食补助。  如果在公司食堂(含分公司食堂)就餐或在标准内报销餐费(不含对外宴请,宴请需要直接领导批准),则不享受对应伙食补助。多人共同出差,同住一间房的,可按同住人中职务最高的人员标准报销住宿费。(4)出差人员出差回来,凭有效车船票据实报销。有效车船票指出发点到目的地区间车票,时间上符合出差时限,中途不得绕路办其他事宜。  应优先选择出差地分公司宿舍住宿,当不能解决时凭有效票据在规定标准内据实报销住宿费,超过部分自负。第5页  2、办公用品、低值易耗品报销办

6、法 (1)每月底由各使用部门负责人根据工作需要填写“办公用品、低值易耗品使用计划表”,交各公司办公室汇总,提请各公司领导审批后购买。专业性、技术性强的物品,可委托相关人员购买。 (2)所购办公用品、低值易耗品,实行定人验收、保管、领用登记的办法。 (3)购买后由各公司办公室有关经办人按财务规定粘贴有关报销单据,经有关领导签字批准、财务审核后,予以报销。3、固定资产购置费用报销办法(1)各下属公司原则上没有直接采购固定资产的决策权。 (2)由各有关部门提出书面申请,并做出可行性分析报告,报集团公司各对口部门审核,报集团

7、公司执行总裁和财务总监批准后,到各公司财务部开据支票购买。 (3)固定资产购买、安装、调试、验收合格后,主管部门应尽快将有关单据到各公司财务部办理报销手续。 (4)所购固定资产纳入集团公司,统一管理。4、业务招待费报销办法公司因工作、业务需要,经公司领导安排,接待客户及相关人员,本着不浪费的前提下,所发生的招待费,经办人应在招待费发票上背书其招待人员及人数,经各送死部门领导审核,报财务部长签字,经各公司总经理批准后,予以报销。  5、交通费报销办法 (1)原则上应优先坐公交车,特殊情况经部门经理以上(含)事先批准,可

8、以乘坐出租车。  (2)车票上需背书从哪里到哪里,做什么事,经部门领导审核,报主管领导签字批准后,予以报销。6、通讯费报销办法第5页  (1)手机通讯补助每月通过工资发放,不再报销。凡由公司委托银行代扣手机费的,在其工资中自动扣减相关费用。  (2)固定电话实行定额制。具有IP功能电话拨打长途时必须使用IP功能,如查出未使用IP功能,本次通话费

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